Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
1/ A régi, formájú tel.ies iktatási rendszer . i * A központosított iratkezelés, amely évszázadokon át uralko- ' dott, igen nagyszámú iktatási segédlettel áolgozoté. Minden irat ut_ jja az érkezéstől kezdve, az egész ügyvitelen keresztül, egészen az ügy befejezéséig könyvek vagy lajstromok alapján követhető volt„ Ez a mód kétségtelenül igen áttekinthető ós pontos volt, az ügyvitelt azonban lassúvá ás nehézkessé tette* Az ügyintéző az iktató segítsége nélkül tehetetlen volt. Annak érdekében, hogy az iratokat megtalálják nagy segédhivatalokban ötféle könyvet kellett vezetni: a • naplót, a mutatót arról, honnan érkeztek az Íratok, a tárgymutatót, az iratjegyzéket és a kiadókönyvet. Az előiratokat rendszerint osak több könyv segítségével lehetett felkutatni* Aki kizárólag egy ügyirat alapján dolgozott, igen gyakran más ügyiratokban elszórtan feilelhe-tő igen fontos részleteket figyelmen kivül hagyott, vagy pedig határidő "nyilvántartásba" helyezett iratokat nem vett figyelembe. Ehhez járul még, hogy nagyszámú munkaerőt végnélküli bejegyzések foglalkoztattak. Mintnogy egy igazgatási egység vagy egy nagyobb részleg valamennyi irata efcy helyen volt összpontosítva, az irattározás az igazgatási egység, illetőleg részleg szervezeti felépítésétől eltérően, tagozódhatott. Az iratkezelési terv /iratjegyzék/nem volt más, mint. az iratok elhelyezésének ás jelölésének sémája, amelynél • nem kellett tekintettel lenni az ügyintézésre. Az igazgatási szervezet módosulása az Iratkezelési tervre nem volt befolyással. 2/ Az egyszerűsített iktatási rendszer . A különösen az Írógép használatának bevezetése óta egyre növekvő, iratforgalom szükségszerüleg megkövetelte, hogy az eddig szokásos iratkezelés egyszerűbb formákat öltsön, A húszas évek irodareformja teljesen átalakította az iratkezelést, emellett azonban egyelőre meg továbbra is magmaradtak a központi segédhivatalok. A következő újításokat Vezették be: 1/ Az iratok füzéae helyett mechanikus .g^v* Sokat alkalmaztak, amelyek nélkül az igazgatás ma már elképzelhetetlen. 2/ Valamaly irat szabály szerű • útját /az iktatótól az ügyintézőhöz, ill, kiadóhoz, vagy ahogyan azelőtt nevezték: irodához stb,/ bejagyzesek utján már nem kisérik nyomon,, Ha egy beadványt a szokásostól eltérően valamely különleges helyre kellett továbbítani az se-gédhivatalban ezt a körülményt a, következő formájú nyilvántartólapra jegyezték fol: i Nap* ;Az irat szá Kitől érkezett Hova küldték Ma ,. ^a. | ma • az irat? az iratot? Megjegyzés JV.12 11540/7.1, Pánz.Min. Munkaügyi Min. Sürgős! * i . ** Ezenkivül érkezési lapokat vezettek /kb. a 24-25,old-on közölt formában/, amelyre azonban ^'érkezéseknek csak kis részét veszették be, éspedig:
