Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
inkább ilyeneket bíztak meg ezzel a munkával a A tárgyi rendet, amely az egész anyag pontos ismeretét. tételezi fel, lényegesen nehezebb megvalósítania Az államigazgatásban a legfőbb elv az ügy te l|pS f olyam atának ismerete * ke 11 .legyen. Az iratkezelést olymódon kell ki* álaia'tanxr'^egy az""Tgasgatá'si ügyintéző, minden igazgatási vonatkozású döntés számára a "teljes és folyamatos előiratanyagot gyorsan és biztosan kézhoz kapja,, így pl*, ha egy tanácsi ügyintézőnek ogy fontos szakvélemény vagy egy lényeges állásfoglalás a szociális gondozás területén való döntésnél nom áll rendelkezésére,,következtetése hibás lesz*, Egy vagy több előirat .hiánya még súlyosabban eshebik latba valamely törvény vagy nagyfonbosságu rendeleb előkészítésénél, valamely központi hivatalnál, Feltétlenül szükséges, hogy a tárgyiíag összefüggő anyagot Összefoglalják, azaz iratcsoportokat alkossanak, Minél távolibb előzményekre kell visszanyúlni, annál hátrányosabb következményekkel jár az irabcseportok téves kialakitása. , . Szemléltessük ezt egy példán* Ha jelenleg a legtöbb' kerületi tanács az építési engedélyezési eljárás iratait a kére Íme2ők nevének kezdőbetűi szerint irattározuá. ennek 10, 15, vagy 20 év múlva igeh komoly következményei lennének. Az ápibési engedély iránti eljárásban a lé- . nyeges az, nogv minden beépített telek iií;j'l:v.i'r:'l - az első engedélytől a legutolsó bővitési munkálatokig - együtt legyenek.. Az iratcsoportet tehát célirányos helységek szerint, helységükön belül pedig helyrajzi számok szerint képozní. Ha oz nem így történik- hanem a kérelmezők neveinek abc, sorrendjében, ugy később a sok tulajdonosváltozás kövobkcztében az összefüggések kinyomózása csak nagy nehézségek árán losz lehetséges^ Ez állandó zavarokat fog okozni az ügyintézési munkában ÍJ ' . v Az iratcsoportok kialakításánál a tárgyi feldolgozás szükségleteire kell figyelemmel lenni B Az igazgatási cselekmények tömkelegében a hibái: következményei százszoros erővel éreztetik hatásukat!. Mindenütt, ahol messzemenő osztályozás lehetséges és célszerű, meg kell valósiban!* Egy iratcsoport foglalja magában mindazt, ami szükséges és olyan, messzemenően differenciáljon, amennyire lehetséges, Kom szabad előforduljon, hogy egy hosszabb időn keresztül tartó levélváltást három vastag "iratrendezőben" kelljen keresni,• amelyek mindegyikében egymásból néhány száz lap távolságban von elhelyezve egyik-egyik koresett levél. Itt tul sokat foglaltak össze. Ha viszont az ugyanabban a tárgyban kelt levélváltást több különböző, habár rokon tartalmú iratcsoport okból kell. összeszedni; akkor az' iratcsoporbok tul részletcsen és célszerűtlenül vannak specializálva. Az iratcsoportok megjelölésére /ciáéra/ az iratkezelési terv megalkotásánál a legnagyobb súlyt kell bnlyoznl. IIo... Az_ irabkezeJLési. i teiry és az, ügyyItel„ Az iktatói munka szempontjából viszonylag kisjelentőségű iratjegyzékből alakult ki az idők-folyamán" a mai idők iratkezelési terve, amely aztán.az egész iratkezelés középpontjává váit s Minél inkább lemondtak az iktatásról, annál nagyobb súlyt kellett helyezni a helyes iratkezelési terv összeállítására,,
