Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
o ü '5 Me-zőgaSdaság ív Ee re s fen elem és él lá tus • • • 7 Egészségügy 3 Népművelés A tárgyilag 'rokon .ügyek főcsoportokba, .csoportokba, alcsoportokba és szakcsoportokba vannak ö ss m- foglalva /a számozás tekintetébe n- a részleteket lásd 1I« és 1?-* oldalon/. Valamely pontosan meghatározott anyag kerefiéséaál tekintetünkéfc. három fokozat rendszerint körülhatárolj a ;-. A cscportme g jelöl esek kezdőbetűi sorrendjének a kialalátott rend szempontjából nincs.jelentősége* Csupán az egyes fogalmi körök tartalma jelentő s$ mig a vezérszavakhoz igazodó rendszer— len a rendet • .letőon a kezdőbetűk sorrendje a lényc-geSj Ez igen jelentős különb, ág. és a használhat óság különböző mértékét- juttatja kifejezésre* Az ezen a• falismeréser alapuló iratkezelési terv kidolgozásánál bizonyos követelményelmek eleget kall tenni, A fogalmadat nagyon világosan és egyértelmű tartalommal fc&3.& megalkotni* A főfogalmmnnk az alapfogalmakat te Ijes' egészélen magában kell foglalnia,, ezeken azonban nem terjeszkedhet tul 0 Ha a fogalmak megválasztása túlságosan általános, szomszódtorülotekkel v.aió fedések következnek be* ha pedig a fogalmak tartalmilag túlságosan • szűkök, nem terjednek ki mindenre* A csoportmegjolöléuelc i>dgy©nek mindig olyan általánosak, amennyire csak lehetséges és olyan -szorosok, amennyire szükségesé Az ilyen elveken felépülő iratkezelési terv messze felette áll a másik formának*' 5/ Az,,iratcsopo rtok kialak ítása ,, Az ügyiratok osztályozásén kívül meg Isii vizsgálni tíz iratcsoportok kialakítását, valamint az egyes iratok meg jelölését* Az ügyintézés során szerzetet tapasztalatok es meggondolások orrá köteleznek, hogy iratcsoport ofelt a azaz egy tárgykörbe- tartozó* de különböző eredetű Ir^TcXIgj'uO^menyüit alakítsunk.ki„ Ezt az alapelvet a legutóbbi időben az ügyintézés nagy hátrányára elhanyagolták,* Sorozátiratokat^ . alkottak, azaz ugyanattól a kiállítótól származó^ dokülönböző tár-^ gyu iratok gyűjteményeit p A irendgz'ési elv nem'az tárgy ? hanem egy külső szempont volt* i.gy történt-, hogy ilyen megjelölésű iratsorozatok keletkeztek? "Éeyalesés a tartományi kormánnyal"* amely'alá a legkülönbözőbb tárgya' iratck voltak sorolhatók* Az egyik kommunális üzemben az anyagellátással kapcsolatos iratokat egyrészt "Levelezés a kormánnyal", másrészt "Levelezés' az alárendelt államosított^üzemekkel" címszó .alatt gyűjtő l'ték c Az ilyen iratkezelés szükségképen az anyagellátásról szóló előzmények szét tagolását vonja maga után,. Iratsorozatokat képeztek. fc|r»ábbá pl 0 ilyen címmel: "Nagyobb jelentőségű ügyek", sőt ilyen cimmö*! is R Áz államtitkár elé terjesztett levelezl s" stb, Az -utóbbi években, az iratkezelési tapasztalatok hiánya miatt - merőben külső szempontok részesültek előnyben;, A "Tartományi kormány'' fejléccé./, ellátott íraiokat az Irectárba'helyezésnél a legfiatalabb gépírónő- is .be tudta osztani a sorozatba, - már'pedig legf
