Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]

rendbon jegyzik fel. amelyben beérkeznek., Egész,en kis igazgatási szeevnél vagy üzemnél, ahol az ügyiratok mennyisége áttekinthető, adott körülmények között ez is kielégitő lehet. Az iratkezelési tervmegalkotása csak akkor válik problémává, ha az iratanyag tömeges, A lényeges az, hogy ki3' fáradtsággal, a lehető leggyorsabban és biztosan megtaláljanak egy határozottan megjelölt ügyiratot vagy az iratállománynak egy targyilag körülhatárolt csoportját - még ha az ügykör /ügyirat/ odotait nem is jolölik meg teljes szabatossággal. Olyankor, ha ilyon kérdés hirtelen fölvetődik, és orro sürgősen válaszolni kell, nem lehet oz iratok odotoinak százoit, sőt ezreit tor tólmozó sogédíotek hasábjait áttokintoni, V A

z iratkezelési terv forrnájo. Az iratkozolési terv formája hivatott megvolósitoni ozt a célt, hogy minél szükobb legyon oz o kör,, omolybon kerosni kell. Az iratkezelési tervet akként kell megalkotni, hagy egy bizonyos vonatkozású iratot csak egy iratcsoportbah kelljen keresni és igy a többi iratosoportot figyelmen kivül lehessen hagyni. Az iratanyagot ennélfogva meghatározott szempontok szerint kell oso port esi tani. Az iktatók régebben - sőt egyes iratkezelők még ma is - az iratokat meghatározott vezérszavak alatt foglalták csoportokba, rend szerint abc, sorrendben. Pl: építésügy iratkezelés " • § külföldi kapcsolatok ': munkaerő munkajog üzemek vámügyek Eleve meg kell állapítani, hogy ilyen iratkezelési terv csak központi iktatóEhan alkalmazható. Bár ez a rendszer 8 hozzá^nem értő számára.esetleg vongó lehet, nom_kétségos, hogy a tapasztalatok és a kérdés közelebbi megfon tolása sok hátrányáról tanúskodik, A rendezési elv oz abc,„önkényén nyugszik, A rokon szaktorületok irotoi egyáltalában nincsenek egymás mellett, honom az ugyanolyan természetű onyogot oz abc, gyakran olszokitja ogymástól, Az 8 körülmény, hogy "ópitésügy" és "iratkozó-' lés" egymásután következnek, egyedül arra vezethető vissza, hogy az iktató a vonatkozó iratcsoportokat önkényesen vezérszavakkal jelölte meg, amelyeknek ugyanaz a kezdőbetűjük van. Egyébként- egymáshoz semmi közük sincsen, Ezek a hátrányok különösen annak számára jelentenek nehézségeket,, aki az illető iktatóhivatal rendszerét nem ismeri, s olyan tárgykörök felől tudakozódik, melyek a választott vozér-