Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

| 8151. illetményeit, | 8162. fűtés-világítás, 8153. bútorok, 8154. irodaszerek, 8155. irodaszerek, nyomtatványok, 8156. könyvek, hírlapok és így továhh. A könnyűipari minisztérium pénzügyi osztálya a 315 csoportszámot (de a többi pénzügyi csoportszámokat is) összekapcsolja, a központi szervek 1952. évi költség nemrend jelzőszámaival. Pl. a költség nemrend 41 jelz'óezáma az „az ingatlankezeléssel", a 42 jelzőszáma „ingókarbantartássap', a 43 a „világítással" kapcsolatos költségekéi jelzi. Ezekkel a jelzőszámokkal egészítik ki a 815-ös csoportszámot. Az így keletkező 31542. szám szolgál a3 „ingcítarbanlartással", i 31543. szám a világítással, 31551. szám az irodaszer és nyomtatvány beszerzéssel kapcsolatos iratok nyilvántartására. Ez a munkamódszer csak minisztériumok iratkezelésében alkalmazható. IV. Iratjegyzék (dossié) és gyűjtő ív. Iratjegyzék használata. Amint a nyttvántartólap mintája is mutatja, egy sorszám alatt 4 beérkező irat nyilvántartására van hely. Egy sorszám alatt tehát csak a kezdő iratot és ugyanabban aa ügybon beérkező hárem utóiratot Jegyezhetünk íeL Az ügyben beérkező ötödik és további iratokat a 2. mintájú iratjegyzéken kell iktatni. Iratjegyzéket tehát csak aa ügyben beérkező 5. irat iktatása alkalmával kell használatba venni. Azonban ha az irattári rend megkívánja (könnyen ezéthulló mellékletek), már a második, vagy harmadik Irat beérkezése alkalmával is nyithatunk iratjegyzéket. Nincsen akadálya annak sem, hogv hosszú ideig folyamatban maradó ügyek, vagy előreláthatóan sok iratváltással járó ügy (pl. építkezés) részére már az első irat beérkezésekor iratjegyzéket nyissunk. Iratjegyzék használatbavétele alkalmával a nyilvántartó-lap utolsó hasábjába Ij (iratjegyzék) jelzést kell beírni. Ezzel felhívjuk a figyelmet arra, hogy a folytatólagosan beérkező iratok nyilvántartása iratjegyzéken történik. Az iratjegyzék negyedíves és egész ívea alakban készül. Ott, ahol az iratokat összehajtva (akta alak) irattározzák, az ívekben készült iratjegyzékeket kettévágva is lehet használni. Minden egyes ügynél mérlegelni kell, hogy további iratok nyilvántartására milyen méretű iratjegyzéket vegyünk használatba Az Iratjegyzéknek az ügyszám feltüntetésére szolgáló kockájába nem a csoportszámot, hanem az ügyszámot (tehát csoportszám és sorszám), a tárgyrovatba pedig nem a csoport tárgyát, hanem az ügy tárgyát kell bejegyezni. Pl. népszámlálás van. A népszámlálásra vonatkozó rendelkezéseket a 202-es csoportszámú nyilvántartóién 3-as sorszáma alatt iktatjuk. Négynél több utasítás érkezik, tehát iratjegyzéket kell ryltni. Az Iratjegyzék felső részén lévő kockába nem a 202-es csoportszámot, hanem B 202—3. ügyszámot kell írni. a tárgy feltüntetésére szolgáló részbe pedig nem a 202. csoportszám tárgyát, „statisztika", hanem a 202—3. sz. ügy tárgyát: „népszámlálást" kell beírni. Iratjegyzéknek nyilvántartás, „iktatás" céljára felhasználása. Tömeges ügyekben, amelyekben utóirat nem érkezik, szükségtelen minden egyes iratot külön-külön sorszám alatt nyilvántartásba venni. Ilyen ügyek nyilvántartására megfelel az iratjegyzékes kezelés. Ennek módja a következő: A megfelelő csoportszámot viselő nyilvántartólap soron következő Sorszáma alatt bejegyezzük a tömeges ügy tárgyát. A beérkező iratok nyilvántartására azonnal iratjegyzéket nyitunk és a beérkezett iratokat mind az lratborítékon iktatj'/k, PL nagyon sok együttélési bizonyítványt kell kiállítani. A hatósági bizonyítványok jelzésére szolgáló 869. csoport" számot viselő nyilvántartólap egyik (soron következő) sorszámának tárgyrovatába a következőket írjuki „Együttélési bizonyítványok." Rögtön bejegyezzük az „Ij" (iratjegyzék) jelzést is. Az együttélési bizonyítványok kiadására irányuló kéréseket az iratjegyzéken iktatjuk A hivatalnál visszamaradó fogalmazványokat (másodpéldányok) az iratjegyzékben ábc sorrendben őrizzük. így egyszerűbbé válik az iratnyilvántartás, de a visszakeresés is. Azonos módon lehet ezt a nyilvántartási módot a többi tömegesen érkező iratok nyilvántartására is alkalmazni. (Kereseti bizonyítványok, íahasziiálat, kihágási megkeresések, stb.) Több járási tanács végrehajtóbizottsága fent leírt módon kezeli a községi tanácsok végrehajtóbizottsági üléseiről készült jegyzőkönyveket- A területén működő minden községi tanács vb. ülései jegyrőköny. veinek nyilvántartása céljára külön-külön iratjegyzéket nyitott és az év folyamán beérkező jegyzőkönyveket időrendi sorrendben az iratjegyzéken iktatja. Az iratjegyzékes iktatás tervszerűen előkészíthető. Megállapíthatjuk, melyek azok az ügyek, amelyeknek nyilvántartása iratjegyzéken történhet. A megfelelő csoportszám jelzésű nyilvántartólap első sorszámait foglaljuk le az iratjegyzéken iktatható ügyek számára Pl. a járásnál a 115. csoportszámú nyilvántartólap első sorszámai alatt község nevek abc sorrendjében nyitunk a községi tanácsok vb. üléscinek jegyzőkönyvei számára külö.a-külön iratjegyzéket. Az iratjegyzéken iktatást az sem zavarja, ha valamely ügyben váratlanul utóirat érkezik. Ilyen esetben az újabban beérkezett iratot külön szám alatt iktatjuk és aa előbbi számnál — a már ismertetett módon — az , irattári feljegyzések" rovatban jelezzük az összefüggést. A közoktatásügyi minisztérium az iratjegyzékes kezelést összekapcsolja a levelező számokkal. A megfelelő csoportszámnál abc. rendben minden iskola számára iratjegyzéket nyit. Az iratjegyzékek számát levelezési számként használja. Minthogy a beérkezett iratokat nem nyilvántartólapon, hanem dossziészerűen az iratjegyzékeken iktatja, nyilvántartólap céljára iratjegyzéket használ. Az iratjegyzék vezérlapként szolgál, csak azt mutatja, hogy melyik iskolának ügyeit milyen számú iratjegyzéken iktatják. Könnyebb kezelés és áttekintés céljából az iratjegyzékeket abc sorrendben kezelik az irattárban. Hol kell az iratjegyzéket kezelni? Az iratjegyzékeket általában az irattárban, az irattári sorozat megfelelő helyén kell tartani. Nincs azonban akadálya annak sem, hogy mindaddig, amíg az ügy folyamatban van, az iratjegyzéket a folytatólagosan, beérkező iratok iktatására a megfelelő nyilvántartólap mellett kezeljük. Az ügy befejezésekor a hozzátartozó iratokicai együtt — az iratokat az iratjegyzékbe helyezve —- feltétlenül az irattárba kell helyezni. Az iratokban használt csoportszámok vizsgálása. A csoportszámok használatában különösen a kezdeti időben tévedések történhetnek Ezért az iratokban használt csoportszámokat iktatás előtt mindig meg kell vizsgálni abból a szempontból, beillenek-e a saját iratnyilvántartásunk keretébe. Ne vegyük át gépiesen a csoportszámokat. Ha felsőbb szerv három, vagy négy számjegyű számot is használ nyilvántartásra, kisebb forgalmú szerv használja a neki megfelelő kétszámjegyes nyilvántartást. (Pl. 812., vagy 8122. helyett a 81. csoportszámot.) Nagyobb szerv pedig az esetleges kétszámjegyű csoportszámot egészítse kL Egy ügyhöz tartozó különböző tárgyú iratok nyilvántartása. Egy ügyben különböző tárgyú intézkedések tö ténhetnek, ezek azonban mind az ügy alaptárgyával (főtárgya*