Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

vtó vannak szoros összefüggésben. Nem volna értelmes egy ügyhöz tartozó Iratokat az egyes intézkedésekhez igazodva, hol egyik, hol másik csoportszám alatt iktatni. Altalános szabály, hogy egy ügyre vonatkozó iratokat mindig az ügy főtárgyának megfelelő csoportszám alait kell iktatni és kezelni. Pl. egy gyámoltnak különböző tárgyú iratai lehetnek, örökbefogadás, névváltoztatás, házeladás, útlevél stb., stb. Aligha lehet a jó ügyintézést elősegíteni, ha a gyámoltra vonatkozó iratokat hol az egyik, hol a másik csoportban iktatnánk. A gyámolt összes iratait — bármilyen tárgyra vonatkoznak is — mindig a gyámoltak ügyeit jelző 9551., vagy 955. csoportszám alatt egy sorszámon kell iktatni és kezelni. Természetesen nincsen akadálya annak, hogy a gyámolt iratait ez iratjegyzékben az egyes felmerült ügyek szerint csoportosítsuk. Téves bejegyzések helyesbítése. A téves bejegyzéseket a nyilvántartólapon úgy kell áthúzni, hegy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. Ha tévedésből más ügycsoport iratainak nyilvántartására szolgáló lapra iktattuk az ügyet, az eredeti bejegyzést áthúzva a megfelelő lapra kell azt átírni. Az ercdati bejegyzés rovatában fel kell tüntetni, hogy az ügyet melyik csoportszámú lapra és annak melyik sorszáma alá vezettük át. Gyüjlőívek használata. Körrendeletekre beérkező válaszokat, adatgyüjtésaket, időszaki és hasonló — akár egy esetben beérkező, akár időszakonként beküldött — jelentéseket nem szabad külön-külön iktatni. Ezeket a 3. számú mintájú gyüjtőíven kell gyűjteni és együttesen, egy alszám alait iktatni. A beérkezett jelentéseken a gyüjtőív sorszámát is fel kell tüntetni. A gyüjtőív második hasábjába előre be kell jegyezni azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől e jelentéseket várjuk. Ha állandóan, vagy gyakrabban ugyanazon szervek tesznek jelentést, célszerű olyan megfelelő űrlapot készíteni, amelyen már rajta van a bei küldésre kötelezett szervek neve is. Amennyiben a beérkező jelentéseket az előadó folyamatosan dolgozza fel, a jelentéseket a beérkezés adatainak gyüjtőívbe feljegyzése után folyamatosan kell az előadóhoz juttatni. A hivatalvezető úgyis intézkedhetik, hogy a jelentéseket közvetlenül a feldolgozással megbízott előadóhoz kell Juttatni. Ez esetben az előadó vezeti a gyüjtőívet. Egy intézkedéssel elintézhető tömeges kérések nyilvántartása. Egy intézkedéssel (véghatározattal) elintézhető tömeges kérések gyűjtésére és ilitatására is gyüjtőívet kell használni. A benyújtás határidejének lejárta után a gyüjtőívet kell iktatni. Az iktatás nem a nevek falsorolásával, hanem a tárgy megjelölésével történik. Pl. tejbeszolgáltatási kötelezettség alól felmentés. A gyüjtőív tartalmazza a kérelem rövid indokolását is A gyüjtőív alakjai és beosztását mindig a kérelmek tárgya szabja meg. V. Az ügy száma és az irat száma. Cscportezámos kezelésben az ügy száma a következő: B csoportszám és a sorszám. A csoportszám jelzi, az ügy tárgyát; a sorszám mutatja, hogy a csoportszámon beiül az év folyamán beérkezett hányadik ügyről van szó. Pl. 129—3. Ennél az ügyszámnál a 129. csoportszám mutatja, hogy községi bíráskodási ügyről van szó. A 3. sorszám jelzi, hogy a községi bíráskodási ügykörben a folyó évben harmadik az ügy. Ha a községi bíráskodási ügykörbea nagy az iratforgalom, aj csoportszámot betűjelzéssel is ki kell egészíteni. Az ügyszám így alakul: 129. K. 3. A csoportszám és sorszám közötti ,,K" betű jelzi, hogy az ügyben „K" betűvel kezdődő családnevű személy az érdekelt. Ha az ügyben több iratváitás történt, az ügy száma kiegészül az irat alszámával. Pl.. 129. K. 3/2. A sorszám törése 3/2 ezt is mulatja, hogy az ügyben beérkezett hányadik iratról van szó. Ha a szerv osztályokra tagozódik, az osztály jelzését mindig fel kell tüntetni. PL 129. K. 3/2—1952. I., vagy, I. 129—3/2. Minisztériumok, országos hivatalok és olyan szervek, melyek betűjelzésüket is feltüntetik, a kiadmányon a betűjelzést mindig az évszám után alkalmazzák Pl, 675—3/2—1952. KPM. VI. Az iratkezeléssel kapcsolatos teendők. Az iratok hollétének feljegyzése a nyilvántartólapon,. Az iratkezelés feladata, hogy a beérkezett hatokat szükség esetén rendelkezésre tudja bocsátani. Ezért az iratok hollétét — ha a továbbküldés az iroda (iratkezalő) útján történik — a nyilvántartólapon mindig fel kell jegyezni. E feljegyzések céljára a nyiivántartólap-. nak „az irat hol található", illetve az újabb nyomtatványokon „Kezelési feljegyzések" jelzésű rovata szolgál. A feljegyzés legyen mindig rövid és érthető. Pl. ha az iratokat április 2-án az V. osztályhoz küldöttük el, a feljegyzés a következő: „V. o. TV/2." A rövidítéseket az iratkezeléssel foglalkozók jól ismerik. Ezeket használták már a régebbi iratkezelési rendszerekben is. . Számos helyen feljegyzik az ügy elintézési módját, vagy azt, hogy hová küldtek az ügyben levelet. A feljegyzés annál a szervnél célszerű, amelynek nagy erz ügyfél forgalma. A gyors felvilágosítást segíti elő a nyilvántartóiapra írt rövid és világos feljegyzés. Ezek a feljegyzések legyenek mindig észszerűek, tegyék feleslegessé azt, hogy a felvilágosítás megadása céljából az ira* tokát EZ irattárból, vagy máshonnan kelljen előkeresni. Pl. az iratot döntés céljából az igazságügyminisztériumhoz terjesztettük fel. A feljegyzés a következő: I. M.

3 II. 27. A kérelem elutasítása esetén elégséges „Elut," feljegyzés. Az iratok hollétének feljegyzésére szolgáló rovat meglehetősen szűk. Ezért ha többfelé küldünk levelet, nem szükséges minden e<ryes elmet beírni. Elég a legfontosabb intézkedés, (levél) bejegyzése. Értelmes és közismert rövidítéseket használjunk. Ebbe a rovatba a feljegyzéseket grafit irónnal lehet végezni. Ha a rovat megtelik, a feljegyzéseket ki lehet gumizni, hogy újabb feljegyzésekre hely jusson. Persze az utolsó bejegyzést nem szabad kigumizni. Félreértések elkerülése céljából meg kell jegyezni, hogy a nyilvántartó'ap többi rovatait tintával, vagy gépírással kell kitölteni. Egyes helyeken sem ez elintézés módját, sem azt, hogy az ügyben hová küldtek levelet, eddig sem tüntették fel a kezelőkönyvekben. Ahol erre szükség nem volt, a jövőben sem kell előbb említett feljegyzéseket használni. De minden esetben fel kell jegyezni az irat eredetiben tovább küldését. Az eredetiben küldés annyit jelent, hogy az elintézést magára az iktatott iratra írják és az iratot tisztázat nélkül eredetiben küldik el ei címzett nek. Ilyen eredetiben kü'dés eset^-n a nyilvántartólap „Az irat hol található" rovatába a következő feljegyzést kell írni: „K III/2. P. M." (Eredetiben március 2-án a pénz ügyminisztériumhoz küldtük az iratot). Ezt a bejegyzést ott, ahol célszerű, ki lehet egészi'eni az irat elintézésére vonatkozó rövid jelzéssel. Pl. „Jav. — javasolva" Ilyen munkamódszerrel megtakaríthatjuk az Irattárt ,,Pótlapok" készítéséit. Irattárba helyezés, vagy határidő nyilvántartás feljegyzése a nyilvántartólapokon. Az la-atok irattárba helyezésének napját a nyllvántartólap „Irattári feljegyzések" hasábjába a hónap és nap beírásával kell feljegyezni. A hónapot római, a na pot arabs számmal kell jelölni. PL: II. 4. vagy TV 26. stb.