Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

ügyet intéző osztályt is jelezzék. Pl. egyik szerv több osztálya a saját munkaterületén foglalkozik s-amélvi ügyekkel. Könnyebb postairányítás érdekében ebben az esetben a munkaviszonnyal kancsolatos ügy .eket jelző 141-es csoportszám a következőképpen bontha'ó: 1411 — jelenti az 1. osztály elintézési körébe tartozó — mondjuk központi — dolgozók munkaviszonyával kapeso'a'.os ü°ycket. 1412 = jelenti a 2. osztály elintézési köreibe tartozó — mondjuk intézeti — dolgozók személyi ügyeit 1413 — a 3. osztály elintézésébe tartozó személyi ügyeket stb. A 141-es csoportszám jelzi az üTy tárgyát, az utána írt szám padig az elintéző osztályt is. Fent ismertetett bontási módot bármelyik csonortszámnál lehet alkalmazni. A 3111 jelentheti az 1 osztály költségvetésének összeáll'táeát, a 3112 a 2. osztályé' é3 Így tovább. Pereze a bontás törté" hefk mős

14-! is. B-re a II. részben több alcscportrzámnil (pl. 932) közölt bon'ásj mód ad bősé"°s útmutatást. Meg kell említeni azt ;

s, hogy crak a három számjegyű alcsoportot szabad további részekre bontani, a két számjegyből álló számcsoportot rem. Ha minden szerv saját tetszése szerint bontaná tovább a kétszámjegyű csoportszámot, a csoportszámok logikus felépítése bomlanak fel. Alapjelzések — kiogészl'S je'zésék. A csoportszámok az íratok alap jelzéseit ál'apítják meg Ezeket az alaDjelzéseket a helyi szükség etnok meglelelően kiegészítő jelzésekkel össze lehet kapcsolni. A kiegészítő jelzéseket mindg az iratok jelege vagy e^vea ügycsoportok iratforgalma szabja meg. Ezért a külön jelzéseket a csoportszámokat használó szerv saját maga állapítja meg. Beíűjeííssek. Számos ügykörben nagy az iratforgalom. Ha a beérkező iraítömeget további tagolás nélkül egv cseports-ám alatt ikta nánk, nehéz volna a sok üzy között pz el'gazodás, egy' egy keresett ügy magtalálása. Egy nyilvántartó lapon 20 ügyet iktathatunk. Ha valamelyik ügykörben éventa — mondjuk — £00 ügy érkezik be, 40 azonos számú nyilvántartólap szükséges az ikta;áshoz. 800 ügy közű

1 b'zonyára nehéz lsaz egy-egy ü"v előkaresése. Pl. ha minden kihágási ügyet a 9431-es számú nyilvántartólapon iktatunk, tulajdonképpen mutatónálküli iktatókönyvet kapunk. A visszakeresésnél több száz nevet, vagy • vezérszót kell elolvasnunk, míg végre a keresett ügyet megtaláljuk. Ez rendkívül szemrontó munka és sok munkaidőt vesz igénybe. Az iratkezelőnek nemcsak az a feladata, hogy a beérkező iratokat gyorsan iktassa, hanem az is, hogy szükség cetén azokat gyors-n mag is tV-á'ja. A tömegesen beérkező iratokat betűk szerint széttagolva kell iktatni. A csoportszámot ki kell egls-í eni az á, b, c betűivé

1

. Nanyon nagy ügyforgalom esetén használhatjuk — a mutatósamnál már megbökött — ha be. bi, bo, bu stb. beosztást is. Minden betű részére különkülön nyilvántartólapot kell nyitni. A beérkező ügyakat arra a betűjelzéssel kiegészített nyilvántartólapra ke.'l feljegyezni (iktatni), amelyik betűvel a név, vagy vezérszó kezdőd'k. Pl. a hadigondozási ügyek csoportszáma: 802. Nagy az ügyforgalom, tehát az ügycsoportba é-kező ir?t~k nyl

1vántartáea céljára m'nden be'űnek kü'ön nyilvántartólanot nyitunk A r>v-s]vánt'"-tólapok jp'-ősy^ma' {

"y plakulsak: 802. B, 802. C. slb., vagy 802. Bá, 802. Be., 802. B'., stb. A beérkező hadigondozási ügyeket arra a lanri iktattuk, pmelv'knek b;'ű*e'ré-<» a ha^-nckm t családi nevének kezdőbetűjével, illetőleg a névben előforduló első magánhangzóval azonos. Balassa János hadigondozott ügyét a 802. B., 802. Bá., jelzésű laora. A betűjelzés nélküli 802-es csoportszámot viselő lapra kerülnek a hadigondozási általános vonatko-á«ú iratok. Ezeknek iktaté~zómánál semmiféle betűie'zést alkalmazni nem s-abad. A számrendszeres kezeié-ben használt ..ÁH" jolzésra serrm*'fóle szükség nincsen. A jelzésnélküli sz^m önmagában is mutatja, hegy á'talános jellegű ügyről van sző. Ha az Iratforgalom nem teszi szükségessé, hogy minden . betű részére külön lapot nyissunk, elégséges több betű részére közös lap nyitásai Az A betűvel je öl; lapra kera.nai: a; Á-'ól K-it* kezdődő, a .,K" betűs jelzésű lapra a K-tói Z-ig kezdődő nevű, vagy vezárszavas ira lek és így tovább. Leve'.ező számok. A csoportszámot használó szerv a vele állandóan ösz. szeköttetésben álló hivatalok, intézetek részére levelező számot vagy bslűt (be:űkat) állapíthat m°g. Leg'öbb szervnél ma is vannak ilyen jelző, illetőleg levelező számok, vagy betűk. Ezeknek a levelező számoknak vagy betűknek az a célja, hogy az állandó ösez köttetésbeQ lévCí vállalattal, hivatallal, intézettel, folytatott levelezés egy csomóba (clossléba) kerüljön. A levelező számot vagy betűt össze lehet kapcsolni a csoportszómmal. Az összekapcsolás célszerű, mert ilymódon az ál.andó öszszeköttetésben lévő vállalatok, szervek levelezésén belül még ügycsoportok (tárgy) szerint is külön gyüjthetjük az iratokat. Pl. az egészségügyi minisztérium állandó levelezésbea áll a kórházakkal. A korházakr.ak akár áoe sorrendben, akár területi fekvésük szerint állandó levelező számot (vagy betűt) áiliapííot.ak meg. Tegyük íel, hogy a bu-t daposli Kékgolyó utcai gyógyintézet a 4 es levelezési számot kapja. Ha ezt a számot összekapcsoljuk a csoportszámmá

1

, jól és egyszerűen rendezhetjük a Kékgolyó ut=f cai intézettel kapcsolatos levelezést. A 4—83 kapcsolás jelenti a Kékgolyó utcai gyógyintézet építésével kapcsolatos iratcsomót, a 4—31 jelenti nevezett gyógyintézetköltségvetési ügyeit. A levelező számmal összekapcsolt csoporszám részére külön nyilvántartólapot kell nyitni és a tárgykörben beérkező iratokat erre a lapra kell iktatni. Vállalatok részére kiegészítő jelzésül fel lehet haszw nálni a más munkaterületen használt és közismert jel* zéeeket. (Pl. X. D. X. 3. stb.) Ha mondjuk a kalocsai paprikamalom külön jelzése XD és ezt a jelet előbbi példaszerint összekötjük a csoportszámmal, külön választhatjuk a kalocsai paprikamalcm személyzeti, építési, adó stb. ügyeit. Kisebb lévé

1 forgalmú vállalat vagy intézet levelezése egv nyilvántartólapra és egy iratcsomóba kerülne. Ter° meszelésen az iratcsomón belül az iratokat a csoportszám mok rendjében kell lerakni. Rendkívül fonto-i a', ho*v cv szerven belül mindet! munkahelyen (osztályon, részlegnél stb.l azonos levelező számot használjanak. Ha minden munkahelyen különkülön állapítanak meg ugyanazon válüeCat, intézet, vagy intézmény számára levelező számot, vagy jelet, a levelező szám el vesz'i rende-ö szereoét. Használható áUandó levelező szám — többek között — megyék íi járások viszonvlatáben is. A ms"ye levelező számot (külön jelzést) állapít meg a területén lévő járások, városok részére. Pl. Zala megye által használt, jelzések lehetnek a következők is: 1. Lenti járás, 2. Letenyei járás, 3. Nsinykanizsai járás. 4. Zalaegerszegi járás. 5. Zala-zen*gróti járás, 6. Nagykanizsa város. 7. Zalaegerszeg város. A 2—31. sz. nyilvántartólapra kerülnek a letenyei Járás, a 7—31. sz. lapra Zala-r^ers-'eg város kö'tsógvetést ügvei. A postaelosztás természetesen rem e levelezési számok, hanem a csoportszámok alapján történik. Miként egészítik ki (bontják) a pénzügyi osztályok, gazdasági hivatalok a csoportszámokat. A költségvetési hitelek felhasználásával kapcsolatotügyek jelzőszáma 315. Ezt a csoportszámot nagyobb szer* vek iratforgalmuk nagyságához képest rendszerint tovább bontják. Legismertebb bontás a következő: 315 általános i(vegyes ügyek).