Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

vagy érdekelt nyilvántartólapra is fel kell jegyezni JZ ügyet és feljegyzésnél utalni kell arra a csoportszámra és sorszámra, amely alatt az ügyet részletesen feljegyez.ük (iktattuk). A további iratkezelési feljegyzéseket, valamint az ügyben beérkező utóiratokat csak azon a nyi'vántartólapon kell feljegyezni, amelyiken az ügyet részletesen iktattuk. Azs iratot természetesen csak egy Iktató számmal jelezzük. Ez az iktatószám a legfontosabb (leglényegesebb) tárgy csoportszáma és sorszáma. III. A csoportszámok célszerű alkalmazása (rövidítés, kibővítés). Szükséges-e mindegyik csoportszámnak nyilvániartőlapot nyílni? Csak annak az ügycsoportnak szabad nyilvántartólapot nyitni, amelyik ügykörben a szervnél nyilvántartást igénylő iratok keletkeznek. Teljesen fölösleges olyan csoportszámnak nyilvóntartólapot nyitni, amely ügykörben a szervnek előreláthatóan sammlíéle levelezése nem lesz. Ez az általános szabály egyben válasz arra a kérdésre is, nem teszi-e a sok csoportszám nehézkessé az iratkezelést. Az 1., 2., és 3. főcsoportok minden szervnél egyformán Jelentkező általános ügycsoportok jelzőszámait tartalmazzák. E főcsoportokba tartozó csoportszámok túlnyomó részét minden szerv használni fogja. Ellenben a 4-töl O-ig terjedő főcsoportok különleges feladatok ellátására kapcsolatos ügyköröket fognak össze. A 4-től O-ig terjedő főcsoportok csoportszámait általában csak az a szerv fosta használni,, amelyik szervnek ügykörébe a különleges szakfeladat ellátása tartozik. Például: a mezőgazd-sági termények begyűjtésének jelzőszámára (7fl) a begyüjté-i osztálynak van szüksége, de az oktatási osztálynak ninc3. A szakigazgatási feladatot ellátó szervhez érke-hétnek más szakigazgatási területre tartozó ügyek is. Eteknek az ügyeknek nyilvántartásáról gondoskodni kel). Nam észszerű és nem gazdaságos a legkisebb iratforgalma ügykör részire külön-külön nvilvántartólap nyi'ása. Ez felduzzasztása a nyilvántartóiapjaink számát. Sok olyan lapunk volna, amelyre egész éven át csak néhány ügy feljegyzése kerülne. Szükségtelen minden szervnél és m'nden ügykörben a bárom számjegyből álló csoportszám használata. Kisforgalmú ügykörben beérkező iratokat — elább ismertetendő módon — a kétszámjegyből álló csoportszámok alatt kell nyilvántartani. Az egyszámjegyű főcsoport számnak és két-számjeoyü csoportszámnak nyilvántartás céljára felhasználása. Amint már mondottuk, a főcsoportszám magában foglalja az összes alája sorolt csoportok, a csoportok pedig magukban foglalják az alájuk sorolt alcsoportok ügyköreit. A csoportszámok felépítése módot ad arra, hozy az iratok nyilvántartá-ára egyformán felhasználjuk a főcsoportszámot, a csoportszámot és alcsoportszámoí, anélkül, hogy ez iratkezelésünket vagy irattári rendünket megzavarná. Szemelőtt tartandó szabály: kisebb iratfergalmú szerv majdnem valamennyi ügykörében, nagyobb iratforgalmú szerv pedig kisebb forgalmú ügykörében akár a kétszámjegyű csoportszámot, akár az egyszámjegyű föcsoportszámot felhasználhat^ csoportos iktatá-ra. Az a szerv, amelynek nem tartozik felada körébe a mezőgazdasági kérdések (ügyek) intézése, a hozzá beérkező kevés mezőgazdasági vonatkozású ügyet mind a 6. — mezőgazdasági — főcsoport jelző szám alatt iktathatja A legtöbb szervnél kevés a külügyi igazgatás ügr/körét érintő irat. Ezeknek ugatására e'égséges a külügyi igazgatás számára megállapított 01. csoportszám. A ny'lvántartólaora feljegyzett és 10. 12. esetleg 30 ügyből köiynvü kikeresni a kívánt ügyet. A kétszámiegvü csoportszám alá összevont iratnyilvántartás — különösen kisebb szerveknél — széles körben alkalmazható. PL A személyi ügyeket a 14 csoportszám fogja össze. A csoportnak alcscpcrtjai különböző vonatkozásban, de mind személyzeti ügyeket jelö.nek- Ott, ahol kisebb az ügyforgalom a személyzeti ügykörben, valamennyi ilyen tárgyú iratot célszerű egy nyilvántarlóÍ3pon iktatni. Gyakran előfordul, hogy a 14-es csoporthoz tartozó egy.k, vagy másik alcsoportban nagy az iratforgalom. Tegyük fel, hogy a szakoktatás kivételével a 14-es csoportszám íilá tartozó ügykörökben nem nagy az ügyforgalom, ellenben nagy a szakoktatási körben. Ebben az esetben a szakoktatási ügyek iratait a 144. „továbbképzés szakoktatás" tárgy megjelölésű alcsoport számára nyitott nyilvántartóiapra iktatjuk, a többi összes személyzeti venatkozású ügyek iratait padig a 14 es csoportszám alatt nyitott lapon tartjuk nyilván. A csoportszámok további bontása. (Az ügykörök részletesebb tagolása.) Az előbb ismertetett munkamódszer azt kívánja elérni, ho^y a kisebb ügyforgalmú ügycsoportokban keletkező iratok iktatását észszerűen vonjuk ö.sze. Kev_sebb lsgy.n a nyiivánteríólapunk és ezzel áttekinthetőbbé vu.j^k a nyrlvántetrtácuk. Kevesebb nyilvántarióiappal gazdaságosabb és gyorsabb az iratkezelés. A nyilván.artás észszerű ös.zevonása mellett &ondoskcdni ke'l azonban arról is, hogy ctt, ahol az szükséges, a nyilvántartás bővíthető legyen. Ezt a célt szolgálja a csopar.számok további bontásának lehetősége. Nagyobb vagy különleges feladatét ellátó szervn 1 (minisztérium, országos hivatal, tudományos intézet stb.) az ügyforgalom nagysága vagy más szampont megkívánhatja, hogy egyes ügyeket az alcsoportnál is k'sabb részekre bontva külön kezeljük. Szükség ecetén az alcsoportokat továbbá részekre szabad bontanL A bontás a tizedes rendszernek megfelelően az alcsoport számoknak 1 vagy legfeljebb 2 számjegy kiegészítésével történik. Ilyen módon mindegyik alcsoportot további 99 kisebb csoportra lehat bontani. Az alcsoportoknak ennél további bontása tilos. Az alcsoportok bontása történhet így is: A hatósági bizonyítványokat a 869. számú csoport fogja össze. Ezt kisebb részekre bontva: 9691 = kereseti és vagyoni bizonyítványok, 9892 = együttélési bizonyítványok. 9693 szemilyazoncssági bizonyítványok stb. _ A 0 számjeggyel végződő csoportszámok általános ügyeket jelinek. 0 számra kiegészített alcsoportszámok fogják a jogszabályokat is jelezni. Ezért a csooor:szánok további bontására a 0-ás számot nem szabad felhasználni. Több alcsoportot a minisztériumok — sajá: bo'-ő kezelésük céljára — már a számcsoport összeállítása alkalmává' további részekre bon*ott-k. Ezeket a további tagolásokat a II. részben kö-öljük. A közlés távoról sem jelenti • azt, hogy ezeket a bcn'ásokat minden szervnek foltétlenül has-náln'a kell. Ismé'eliük. hogy a? alcsoportokat csak elkerülhetetlen szükség csatén szabad további részekre bontani, ha azonban va'amolyik szervnek ügyvitele a további bon'ást szükségessé teszi, a II. rsszben közölt bontást kell alkalmazni. Az eddig elmondottakból is kitűnik, hogy a csoportok további bontását mindegyik szerv a szükséghez káp~st saját maga végzi. Fel kell hívnunk azorba-i a f gye met as; ügycsoportok apró részletekre bontrsának veszélyére. A csopertrendszernek éppen az a célja, hogy azonos ügycsoportba tartozó ügyek iratait észszerű arányosításban együtt tartsuk. A túlságos bontás — esetleg a legkisebb ügykör részére is külön „iktatószám" biztosítása — túl méretezi és bonyolulttá teszi a jelzőszámok megállapítását és az egész iratkezelést. Indokolt azonban a csoportszámok további bon'ása kü'önösen abban az esőiben, ha a cs~?orts?ámot egy szervnek több osz'álya is használja Ilyen esetben a kiegészítő számokat lehetőleg úgy kell megállapí ani, hcy azok necsak az ügycsopottok kisebb részét, hanem egyszersmind az