Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]
Ha az Iratot közvetlenül az ügyben szereplő nyújtotta be, a rovatba „fél" szóeskát kell írni. A név mindig a tárgyrovatba kerül. A hivatalból kezdeményezett intézkedések iktatásánál a beküldő neve rovatban a „Hív" (hivatalból), vagy „Saját" szócskát kell írni. A3 ügy tárgyát csak egyszer, éspedig a kezdőirat iktatásakor kell a tárgyrovatba a legrövidebb (de érthető) szöveggel bejegyezni. A bejegyzés szövege csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakból (vezérszavak) álljon, illetőleg az ügyben szereplő nevén kívül csak a legszükségesebb azonosító adatokat tartalmazza Gyakori neveknél (Kiss, Nagy, Kovács s:b.) észszerű, ha a név után, az ügyben szereplő születési évét, anyja nevét, vagy más azonositó adatait is bejegyezzük. A tárgy beírására az ügy nyilvántartására szolgáló (sorszámozott) rovatnak mind a négy sorát fe; lehet használni. Helytelen és a múltból visszamaradt csökevény a következő tárgy szövegezés: „A Föidmíveiésügyi Minisztérium rendelete a kolerádé bogarak egész ors'ájf területén való irtása tárgyában." Elegendő „Ko'orádó bogarak irtása" szöveg- Sok felesleges szét használ a következő „iktatás" is: EJprváth Péter celldömölki járási tanácsi VB. főeladó szolgálati idő beszámításával kapcsolatos magasabb besorolás iránti kérelme." Az ügy tárgyát eléggé megjelöli a „Horváth Péter főelőadó besorolása" szöveg is. A nyilvántartólapek pótolják a mutatókönyvet is. Az ügyeket tehát nem muíatókönyvből, hanem a nyllvántartólapról kcresissük meg.. Könnyebb megtalálás érdekében célszerű a tárgyat a legjellegzetesebb szóval, vagy az ügyben szereplő nevének {nagyobb betűiekéi) beírásával kezdeni. Ha a tárgy szövege több sorra terjed, azt úgy kell beírni, hogy a tárgyat legjellemzőbben tükröző szó, vagy a név alá szöveg ne kerüljön. FI. Earbács József, (1893) rakamazi 1. gyógydíja. Barcai Péter kisteleki 1. kórházi beutalása. , A tárgy ilyen bejegyzése esetén elegendő lesz a rendelkezésre álló hely, jobb lesz az áttekintés és kevésbé szemrontó a visszakeresés Ulóiratok nyilvántartása. A esoportszámos iratkezelésben ügyeket tartunk nyü> ván. Ugyanabban az ügyben beérkező összes iratokat a kezdőirat' sorszámának alszámai a'att kell a nyilvántartólapra feljegyezni. Folyó évben már nyilvántartásba vett ügyben beérkező további irat iktatása (nyilvántartásbavétele) úgy történik, hogy a soron következő alszám rovatba bejegyezzük az utóirat érkezésének idejét és ben küldőjének nevét. Az utóirat beérkezésekor a tárgyrovatba újabb bejegyzést írni nem kell. Az ufóirat beérkezésével nem: változik meg az ügy tárgya. Nyilvántartás szempontjából elegendő tájékoztatást nyújt a beküldő neve. Abban a kivételes esetben, amikor az ügy tárgya az eljárás folyamán megváltozik, vagy kiegészül, a tárgyat ki kel. 1 , egészíteni. Az alszámok tehát ugyanazon ügyben beérkező halókat különböztetik meg egymástól. Félda: Halasi Péter kiskőrösi lakos építési engedélyt leér. Kérelmét az 5S3-as csoportszámú (építési engedélyek) nyálvániartólap — mondjuk — 4 sorszám: alatt iktatják. Az ügyszáma tehát 533—4 lesz. Az ügy az első beadvánnyal nem nyer befejezést. Halasi Péter újabb beadványt küld be. Ezt a beadványt a 533—4 ügyszám második alrova'ába jegyezn zük be. Ennek az iratnak nyilvántartó száma (iktatószáma) 533—4/2 lesz. Az 1 alszám fel'üntetése teljesen felesleges. Az ügyszám, amelynek nincs aiszáma, mindig az első (kezdő) iratot jelenti. Sok ügykörben az ügyek egy intézkedéssel befejeződnek. Iralváltás tehát nincs. Ilyen ügynek nyilvántartására nyilváníartólap helyett Iratjegyzék-nyilvántartót kell használni. A nyilvántartólao sorozatba & megfelelő csoportszámú Iratjegyzék-nyilvántartólap kerül. Ez a gazdaságosabb, mert az iratjegyzék-nyilvántartó minden sorában egy-egy ügyet lehet nyilvántartani. Ha valamelyik üeyben utóirat érkezik, az újabban beérkezett iratot külön alszám alatt keli az iratjegyzék-nyilvántartón iktatni és az előirat és utóirat összefüggését a nyilvántartó „irattári feljegyzések" rovatában jelöljük„2. sz. minta" „Iratjegyzék-nyilvántartó" Ügyszám Külön jelzés Az ügy tárgya Előadó Magyarázat: Az 1. sorszám ügyszáma: 9146—1/1952. Az 1. sorszám 5. rovatában írt „E" jelzés azt jelenti, hogy az iratot eredetiben küldöttük vissza. Fogailmozvány irattárunkban nem marad. Ezt a 6. rovatban vízszintes vonással is jelezzük. A 4. alszám alatt üktatott irat a 2. aiRzám alatt iktatott irat utóirata, az összefüggést (az előiratok csatolását) a 6. rovatban jelezzük. Több csoportszámot érintő iratok nyilvántartása. ' Egy irat több ügykört, tehát csoportszámot is érinthet. Ha az irat több ügykört érint, dönteni kell egyik, vagy másik csoportszám mellett. Az iratot az ügy legfontosabb (leglényegesebb) tárgyának megfelelő csoport nyilvántart tóiapjára kell részletesen feljegyezni. A többi érintett AJsz. Érkezeit Rövid tárgya Kezelési Irattári AJsz. mikor honnan Rövid tárgya feljegyzések 1. I. 2 Járási tanács Tata Simek László, Esztergom, E. II. 4. bsküldő 2. I. 6. R. Kap. Szeged Zima Péter I. 7. I. 7. L. 4.-nél 3. II. 3. Fél t Nagy Jártos, Dabas II. 4. fél 4. II. 4. R. Kap. Szeged Zima Péter 9146 Lakcím közlések Nagy I.
