Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

65. Állattenyésztés. I I 650. 651. 652. 653. 654. 6o5. 6ÖG. 657. 658. 659 Amint látjuk az ügyköröknek tizes rendszer szerinti csoportosítása teljesen azonos a mindenki előtt ismeretes többi tizedes beosztással (pl. hcsszmértéknél: méter, deciméter, centiméter, milliméter). Minél hátrább van a számsorban a számjegy, annál kisebb egységet jelent. Viszont a kisebb egység mindi? benne foglaltatik a nagyobb egységben. A miliimiéier a centiméterben, a centiméter a decimé térben stb. Ugyanígy a ezarvasmarhatenyésztés benne foglaltatik az állattenyésztés fogalmában, viszont az állattenyésztés a meEőgazdaság egyik része. A csoportszámok számjegyei közül balról jobbra haladva az első számjegy mindig a főcsoportot, a második számjegy a csoportot, a harmadik az alcsoportot jelzi PL Főcsoport: „Pénzügy" S Csoport: „Költségvetés" 1 Alcsoport: „Számadások" 9 A csoportszám megállapítása. A csoportszámok nem jelölnek szerveket, nem igar Kodnak egyik szerv ügybeosztásához sem. Egyetlen szervnek sincsen önálló, kizárólag saját használatára szolgáló csoportszáma. Iratainak nyilvántartására nr'n"'egvik szerv, bármelyik főesoporíban szereplő, az ügy tárgyának jelzésére megállapított csoportszámot köteles használni. Az irat csooortszámát a II. részben köbölt részletes beosztásból állapíthatíuk meg Megkeress'ik az ügynek főcsoportját, azonbelül csoportját és alcsoportját. Segítséget nyújt a cscpcrtczám kikeresésében a III. részben közölt tárgymutató is. Egy-egy szerv ügykezelésén belül megkönnyíti és egyszerűvé teszi a csoportszámok pontos megállapítását az iratkezelési terv. A terv elkészítésére az „iratkezelési terv" bekezdésű részben adunk megfelelő útmutatást. II. Az irat nyilvántartása. Az iratnyilvántartás (iratkezelés) eszközei. A csoportszámos iratnyilvántartás és kezelés számc3 munkamozzanatot von össze, tehát kevesebbléle nyomtatványra leisz s>zükségünk. A leegyszerűsített iratkezelés céljára a következő nyomtatványokat kell használni: 1. Nyilvántartólap (l-es számú minta.) 2. Iratjegyzéknyilvántartó (2-es számú minta). 3. Gyüjtőív (3-as számú minta). Az iratok nyilvántartása (iktatása). Ai iratok nyilvántartá-ára az 1. számú mintájú nyilváníRrtólapot kell használni. Erre a lapra kell beérkezéstől-seiejtezásig az összes nyilvántartási adatokat feljegyezni. A lap felső részén (fejléc) négy kocka van. Az első kockába azt a csoportszámot kell beírni, amelyik csoportszám alá tartozó ügyek iratait a lapon iktatni fogjuk, a második kockába a külön jelzések (magyarázat később következik) kerülnek. A hsttmadik kocka a csoportszám tárgyának feljegyzésére szolgái. Ide mindig a II. részben felsorolt csoportszám mellett szereplő szöveget kell írni. Az utolsó kockába az előadó nevét (jelzését) kell bejegyezni. Azonos ügycsoportba érkező egyes ügyek iratait egy lapon külön-külön sorszám alatt kell iktatni. Ez a sorszám különbözteti meg (vá'asztja el) egymástól a csoporthoz tartozó egyes ügyek iratait. Példa: a vámügysk csoportszáma: 359. A hivatalhoz az évben elsőnek beérkező vámkedvezményre vonatkozó ügyet a nyilvántartóiap első sorszáma alatt i'ttatjuk. Ennek a — mondjuk Kovács János, alsódsbasi tejkos vámkedvezményére vonatkozó — ügynek iktatószáma S"9—1. lesz A második beérkező — mondjuk Nagy Pál vámkedvezmény — kérése a 2. sorszámot kapja. Ennek az ügynek száma 352—2. ksz. A harmadik beérkezett ügyet a nyilvántartó'ap soron'-övetkezj — tehát a 3. — serszáma alatt iktatjuk és így tovább. Ugyrnígy a 649. csoportszám alatt ik atett ..mezőgazdasági kampány-munkák" iratoknál: a 6'9—3. szám ala't eselleg a tarlóhántásra vonatkozó uta^í'ások, a 649—12. szám alatt pcd'g esetleg az őszi mélyszántásra vonatkozó iratok nyernek iktatást. A nyilvántartólap mindegyik oldalán 10—10. ügy iratainak nyilvántartására szolgáló rovat van. Ezeket a rovatokat minden évben 1 számmal kezdve megszakítatlan sorrendben kell folyamatosan megszámozni. Ha egy lap betelik, a sorszámozás az új lapon folyamatosan folytatódik. Mindegyik sorszám csak egy ügy iratainak nyilvántartására szolgák Azonos ügyre vonatkozó iratok:! mindig ugyanezen sorszám alatt kell nyilvántartani. Uj sorszámmal csak kezdő iratot szabad nyilvántartásba venni. Kezdő iratnak azt az Iratot kell tekinteni, amellyel az ügy megindul, illetve amely irat az ügyben a folyó évben elsőnek érkezik be. Ez lehet beadvány, átirat, felhívás, hivatalból készített intézkedés etb. Az irat nyilvántartásba vétele (iktatása) előtt me-* kell állapítana nem történt-e már az ügyben folyó évben iktatás, azaz nincs-e már az ügynek a folyó évbm elöirata. Olyan ügyet, amelyben a folyó évben már törtent ik'atá?, nem szabad új sorszám alatt bejegyezni. Ugyanabban az ügyben érkező iratokat (utóiratok) a'szám alatt kell nyilvántartásba venni (iktatni). Nyilvántartás előtt az irat csopcr'i-zámát és tárgyát a nyilvcntar'ólap felsőrészének kockáiba írt számmal és tárggyal muiíig ös<:ze kell hasonlítani, nehogy tévedésből mástár"vú Írató!: nyilvántartáséra szolgáló lapra kerüljön a felje-'yzás. An évszámot mindig a nyiiván.tartólan balfelső sarkában kell feltüntetni. Az évszámot a beérkezés idejének feljegyzésére szolgáló rovatba is beírni tehát felesleges. A nyilvántartólap felső jobb sarkán helv van arra is, hogy az azonos csoportszám alatt nyitott több laoot sorszámozzuk. Ez a számozás kizárólag a lapok re~d'o~ntartására szolgál. A lacszám nem rés^e az :

kt~t^—áim-'k (ügyszámnak), azt sem az iraton, sem a t'.szlázaton feltüntetni nem szabr.d. Kezdő-irat bejegyzése a nyüvántartőlapra (kezdő-irat iktatása). A nyilvántartólapon egy ügy ira+ainak nyilvántartására szolgáló rovat 4 alrovatra oszlik. A kezdőiratra vonatkozó ada'okat mindig az 1 alszám rovatába kell bejegyezni. A beérkezés ideiének c ak hónapját és napját kell beírni, ésoed'g a bóriaoot roma', a napot pedig arabsszámmal. A beérkezés évét a lap balfelsősarkába írt feljegyzés tünteti feL A beküldő nevének beírásánál az általánosan elfogadott (köztudatba ment) közérthető rövidítéseket lehet használni. (Népbolt, Közért, B. M.,' vb. stb.) Fenntartott szám Minőségi állattenyésztés Szarvasmar hatenyCsztés Lótenyésztés Sertés, juh, kecelte tényé.zt és Baromfi és egyéb klsá.litok tenyésztése Takarmány ellátás Állategészségügy, állalvédelem Fenntartott szám Fenntar'.ott szám