Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

I. RÉSZ. Ütmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. A felszabadulás előtti közigazgatás számos, különféle iratkezelési rendszerét a bonyolult, bürokratikus munkatzervezés, az anyag- és munkaidőpazarlás, az öncélúság Jellemezte. Felszabadulásunk után, de különösen a fordulat évétől áliamapparátusunk dolgozói Pártunk útmutatásai szerint, a Szakszervezet közvetlen irányításával erőteljes mozgalmat indítottak a hivatali munka megjavítására és ennek keretén belül a bonyolult, áttekinthetetlen iratkezelés alapjainak megváltoztatására. A kezdeményezések csökkentették az iratkezelés munkamozzanatait, megrövidítették az „akta" útját, sok felesleges nyilvántartás vezetését megszüntették, de nem eredményeztek áliamigazgatásunk igényeinek megfelelően lényeges változást. Nem oldotta meg az ügyvitel megjavításának problémáját a közigazgatási számrendszer bevezstése sem A Bzámrendszeres kezelési mód az iratoknak beérkezési időrendbeni iktatása helyett a tárgy szerinti nyilvántartást kívánta meghonosítani, ami elvileg helyes volt. Azonban a számrendszer túlnyomóan a polgári közigazgatás szervezeti beosztására épült s ezen túimenőleg gyakorlati használatát széttagoltsága és gyakran logikátlan csoportosítása is bonyolulttá tette. A közigazgatást számrendszert a szervek egy része nem is vezette be. Egyszerű és egységes iratkezelési módszer így nem alakult ki, s érmek hiánya hátráltatja az államigazgatás munkáját. , Ezeket a hibákat és nehézségeket kívánja kiküszöbölni a csoportszámos iratkezelésről szóló 178/1951. (IX. 30.) M. T. számú rendelet, amelynek célja az, hogy a csoportszámok alkalmazásával az államigazgatási szerveknél tervszerű, gazdaságos, egyszerű és egyöntetű tratnyilvántartási-iratkezelési rendszert vezessen be. Ennek a Ütmutstónak feladata a csopcrtszámos iratkezelés megismertetése. Tárgyalja az új munkamódszerrel kapcsolatos szervezési kérdéseket, a jelzőszámok alkalmazásával a népi demokráciákban és a kísérletek során saját államigazgatásunkban kialakult iratkezelési módszereket. A csoportszámok különböző alkalmazási lehetőségeinek megismertetéséivel az Ütmutató elő kívánja segíteni, hogy mindegyik szerv a maga sajátosságának, fontosságának és ügyforgalmának megfelelő legjobb iratkezelési módszert alakítsa ki. Sem a csoportszámok összeállítása, sem az azok alapján végzett iratkezelés nem szól ,,örök időkre". Fejlődésünkkel a csoportszámokat is tovább kell fejleszteni, az újonnan keletkezett ügyköröknek megfelelően ki kell egészíteni. Az Útmutatóban ismertetett munkamódszereket a dolgozók éscGzerűsítésével és tapasztalatcseréjével kell tökéletesebbé tenni. Az átmenettel kapcsolatban az új munkamódszert Illetően előreláthatólag kérdések fognak felmerülni. A 178/1951. (IX. 30.) M. T. számú rendelet 4. §-a a gyakorlati íiikaimazás folyamán felmerüiő kérdések ösz•zehangolásíit a belügyminisztérium faladatává tette. Kiírjuk a központi szervek hivatali dolgozóit, hogy a csoportszámok alkalmazásával kapcsolatos kérdéseikkel problémáikkal, javaslataikkal forduljanak a belügyminisztérium igazgatási főosztályához, a helyi szervek apparátusában doigozók közvetlen felettcr? hatóságukhoz, a helyi tanácsok dolgozói pedig a megyei tanácsok végrehajtóbizottságának igazgatási osztályához, I. A csoportszámok felépítése. A csoporlszámos. iratkezelés lényege. A csoportszámos iratkezelés lényege az ügyiratoknak tervszerűen, előre megállapított jelzőszámok sorrendjében csoportosított nyilvántartása, kezelése és irattári megőrzése. A nyilvántartás alapja a csoportszám. A csoportszámok jelépítése. A csoportszámok elvi alapjait a Népgazdasági Tanács 402/23/1950. számú határozatában megadott irányelvek alapján az Aliam- és Jogtudományi Intézet dolgozta ki. A II. részben közölt beosztás az államhatalmi és áil'.m'gíazgatási szerveknek szervező, tervező, el-i lenőrző és irányító munkájával kapcsolatos feladatait (funkcióit) összefüggésük szerint csoportosítja és az egyes csoportokat számmal jelöli. A csoportosítás az egyes funkciók szorosabb, vagy lazább összefüggése alapján történt, úgy, ahogyan a funkciók elvégzése közben az ügykörök kialakultak A jelzőszámok tizedes rendszer alapján 1-től 0-lg terjedő, vezetőszámmal ellátott tíz főcsoportra oszlanak. Ezek közül az 1., 2. és 3. számmal jelzett főcsoportok minden szervnél egyformán jeientkező, a szervezéssel, működéssel és pénzügyi kérdésekkel kapcsolatos ügyköröket fognak össze. A 4-től 0-ig terjedő főcsoportokban szereplő jelzőszámok (csoportszámok) szakigazgatási — különleges — feladatokat (ügyköröket) jelölnek. Ezek tehát nem minden szervnél jelentkeznek. Mindegyik főcsoport a tizedes rendszemek megfelelően 10—10 részre (csoportra) oszlik. Ezek a csoportok a főcsoporthoz tartozó feladatoknak, ügyköröknek egyegy nagyobb, egymással szorosabban összefüggő részét tartalmazzák. Pl. a 6. főcsoport a „Mezőgazdaság"-gaű kapcsolatos összes ügyköröket fogja össze. Ennek a főcsoportnak a csoportjai a következők; 6. Mezőgazdaság. Fenntartott számcsoport Birtokrendezés Állami gazdaságok, Tszcs-k, Gépállom sok Mezőgazdaság gépesítése Növénytermelés Állattenyésztés Erdőgazdálkodás— vadgazdálkodás, halászat Kert gazdálkodás Vízgazdálkodás— talajjavítás Fenntartott szám csoport Mindegyik csoport a mezőgazdasággal kapcsolatos feladatok egy-egy Jelentősebb részét öleli fel. így pl. a 64. csoport a növénytermeléssel kapcsolatos ügyköröket. Elvileg ugyanilyen a többi főcsoport beosztása is. Pl. a szervezés és ellenőrzés kérdéseit összefogó 1. számú főcsoportnak 14. számú csoportja az összes személyi ügykörökkel kapcsolatos funkciókat tartalmazza* Szerepel azonban a csoportok között — kevés számban — olyan is, amelyben a felsorolt ügykörök között kevís a tárgyi összefüggés. Pl 95. „Személyi állapot ügyei" és 96. „Személyi és dologi nyilvántartások, bizonyítványok." Ezek a csoportok értelemszerűen összefüggő és más csoportba logikusan be nem sorolható ügycsoportokat fognak össze. A tizes rendszernek megfelelően minden csoport további 10—10 élcsoportra oszlik. Az alcsoportok a csoportokon belül egy-egy ügykört (ügytípust), tehát nem egyes ügyei-, jelölnek. A fenti példában bemutatott mezőgazdasági főcsoport 65. számú csoportja tíz, szorosan az állattenyésztéssel kapcsolatos kisebb ügykört foglal össze.