Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Központi intézkedések - Utasítás az Állami Ellenőrző Központ iratainak megőrzése és selejtezése tárgyában. Melléklet: 1-2. • 1952.03.13 [5/1952]

"Ügykörjegyzék" öt évnél hosszabb vagy rövidebb őrzési időt állapított meg. Az őrzési határidőt az ügyben tett utolsó érdemi intézkedés keltétől kell számitani, 5,/ Az 1952. május hő 1. napjával kell elkezdeni az 1946. évben ós az azt megelőző években keletkezett, valamint a mellékelt "ügykörjegyzék"-ben öt évnél rövidebb ideig megőrzendőnek {Jelzett irattári anyag selejtezését, Ezt követően minden év november 1. napjával kezdődő és. a következő év márólus 1, napjával befejeződő időszakban kell elvégezni a selejtezést,, lkokat az évfolyama iratokat kell mindenkor selejtezési eljárás alá vonni, amelyek őrzési határideje az iraton e célból feltüntetett selejtezési évszám szerint a selejtezés végrehajtási évében lejárta A selejtezésnek ki kell terjednie az iktatott iraton kivül az irat összes mellékleteire is. 6»/ Azokat az iratokat, amelyeket öt évnél hosszabb vagy rövidebb ideig kell megőrizni, továbbá azokat, amelyek nem selejtezhetők ki, a mellékelt "Ügykörjegyzék" tartalmazza,. Az iratok mellett feltüntetett évszám azt az időtartamot jelzi, ameddig az iratokat meg kell őrizni. E jegyzéket a kiselejtezendő iratok körének és idejének esetleges ujabb megállapítása vagy kiegészítése végett az erre a oélra kijelölt selejtezési bizottság évenként november hó 1.-ig felülvizsgálni köteles. 7. / A selejtezési bizottság tagjai: az általam kijelölt négy dolgozó, továbbá a Magyar Munkásmozgalmi Intézet kiküldött tagja, valamint a Levéltárak Országos Központja által megbízott levéltári szakértő. 8. / A selejtezési művelet megkönnyítése és gondos végrehajtása céljából az iktatott iratoknak okmánytárban elhelyezésre kerülő példányára, már azok érdemi elintézése alkalmával az előadó köteles az ügykörjegyzékben előirt őrzési idő alapján a selejtezés évé.t feltüntetni és azt aláírásával igazolni. Az ügykörjegyzékben fel nem sorolt iratok őrzési idejét az osztályvezető a Szervezési és Instruktor! osztállyal egyetértőleg állapítja meg. Az iratra a selejtezés évenként az őrzési határidő lejártát követő naptári évet kell rávezetni. /sPl. ha az iratot érdemileg 1952. évben intézik el és 5 óv a megőrzési idő, akkor selejtezési évként 1958. évet kell feltüntetni.;/ Az olyan iratra, amelyben közbeeső intézkedés történt, a selejtezés évének megjelölését az ügy végleges és érdemi befejezéséig függőben lehet tartani. Az ügy érdemi elintézésekor azonban az előadó a selejtezés évét pótlólag az iraton feljegyezni köteles. A selejtezés évét az iktatókönyvbe, illetve nyilvántartó lapalapra az iratnak az okmánytárban való elhelyezése előtt fel kell jegyezni. 9. / A selejtezési munkálatok során az iratokat egyenként tartalmilag át kell vizsgálni, 10. / A selejtezési munkálat végrehajtását a selejtezési bizottság irányítása és ellenőrzése mellett az általam kijelölt selejtezési felelős végzi. A selejtezési felelős munkájának támogatására az Ügykezelési Csoport tagjaiból alakítandó munkacsoportot rendelem ki„ A munkacsoport a selejtezési évnek az iktatókönyvbe, illetve nyilvántartőlapra történt feljegyzése alapján kiválogatja az okmánytári anyagból az illető naptári évre kiselejtezhetőnek tekinthető iratanyagot.