Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Építésügy - Utasítás az iratok megőrzéséről és selejtezéséről. • 1959.04.18 [27/1959 ÉM sz. utasítás = Építésügyi Értesítő 1959/16.]

IV. „Szigorúan titkos" iratok selejtezése 1. A „Szigorúan titkos" iratok selejtezését a szerv vezetőjének vagy helyettesének ellenőrzése mellett kizárólag a titkos ügykezelő végezheti. 2. Jelen utasítás a „Szigorúan titkos" ügyiratok kezelésének más jogszabályokban meghatározott szabályait nem érinti. V. Selejtezési jegyzőkönyv 1. A selejtezésről 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá került iratok fajtáját (pl. pénztári bizonylatok, stb.) évszámát, a selejtezést végző dolgozók nevét és a munka időtartamát. 2. A selejtezési jegyzőkönyvet a szerv részéről a selejtezési felelős, az ellenőrzést végző illetékes állami levéltár részéről pedig a kiküldött szakértő írja alá. Az aláírt selejtezési jegyzőkönyvet jóváhagyás végett a szerv vezetőjének be kell mutatni. 3. A selejtezési jegyzőkönyv 1 példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, 1 példányát pedig a selejtező szerv irattárában kell elhelyezni. VI. A selejtezés lebonyolításának ellenőrzése 1. Az iratok megőrzését és selejtezését a szerv vezetője köteles ellenőrizni. A szerv vezetője az ellenőrzés során vegye igénybe az állami levéltár segítségét. Az állami levéltár a szerv megkeresése alapján az iratok megőrzésével és selejtezésével kapcsolatos megállapításait és javaslatait a szerv vezetőjével közli. 2. A szerv vezetője a selejtezéssel kapcsolatos ellenőrzés és egységes irányítás, valamint az ezzel kapcsolatos szervezési feladatok ellátására selejtezési felelőst köteles kijelölni. 3. Az iratselejtezés levéltári ellenőrzését az illetékes állami levéltár végzi, amelynek az iratselejlezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 60 nappal be kell jelenteni. 4. A „Szigorúan titkos" iratok selejtezésének ellenőrzése az illetékes állami levéltár kiküldöttje részéről csak a kiselejtezett ügyiratok átvizsgálására terjed ki. VII. A kiselejtezett iratok kezelése, átadcisa 1. A kiselejtezett iratokat az illetékes állami levéltár nyilatkozatáig — az eredeti irattári rendben — elkülönítve kell kezelni. A ki nem selejtezett iratokat az illetékes állami levéltáraknak kell átadni. Az átadás-átvétel időpontját a szerv vezetője és az illetékes állami levéltár vezelője határozza meg. 2. Az illetékes állami levéltárnak átadandó iratokat az átadás-átvétel lebonyolításáig a még nem selejtezett iratoktól elkülönítve kell — az eredeti irattári rendben — kezelni. 3, Az iratokat jegyzék kíséretében, meglevő tá- : roló eszközeikkel (téka, dosszié stb.) együtt kell a levéltárnak átadni. 4. A szervek zavartalan működéséhez rendsze- I résen és feltétlenül szükséges iratokat a levéltári átadásra kerülő iratanyagból a szerv vezetője visszatarthatja. A visszatartott iratokat az irattárban elkülönítve kell megőrizni és kezelni ő. Az illetékes állami levéltárnak az átadott ügyiratokkal együtt azok segédkönyveit, tárgymutatóit stb. is át kell adni. Ha a visszatartott ügyiratok száma az átadásra kerülő iratok számát meghaladja, a segédkönyvek megőrzésre a szerv irattárában maradhatnak. • 6. A területileg illetékes állami levéltár a szervtől átvett iratokból köteles a szerv működéséhez szükséges iratokat esetenként, meghatározott időre rendelkezésre bocsátani. 7. Az illetékes állami levéltárnak át nem adott iratokról két példányban jegyzéket kell készíteni. A jegyzék 1 példányát a szerv irattárában kell megőrizni, 1 példányát pedig az átadásra nem kerülő iratokhoz kell csatolni. VIII. A kiselejtezett anyagok felhasználása 1. A kiselejtezett iratanyagból az irattartókat, irátkötöző anyagot stb. fel kell használni. 2. A fel nem használható kiselejtezett iratanyagot a selejtezés ellenőrzése és jóváhagyása után a területileg illetékes papírhulladékgyüjtő szervnek kell hatóságilag megállapított áron átadni. Az értékesítésből befolyó összeg 40%-át a szerv vezetője az illetékes állami levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására fordíthatja. A jutalmazásra fordítható összeg feloszlásánál a végzett munka minősége az irányadó, tekintet nélkül arra, hogy milyen mennyiségű iratanyag került levéltári átadásra, illetve kiselejtezésre. 3. A selejtezés után a visszamaradt „Szigorúan titkos" iratokat újból felhasználni nem lehet. A „Szigorúan titkos" iratokat őrölt vagy zúzott állapotban kell a hulladékgyűjtő szervnek átadni. Ha erre nincs lehetőség, az iratokat a szerv selejtezési felelősének, valamint az iratok kezelőjének ellenőrzése mellett lezárt zsákokban kell a feldolgozó üzem telepére szállítani és ott jelenlétükben bezúzni. 4. A kiselejtezésre és megsemmisítésre kijelölt iratok mellett található könyveket, nyomdai termékeket, irodalmi és tudományos munkák kéziratait, valamint a muzeális értékű tárgyakat ki kell emelni. A könyveket és nyomtatványokat a I szerv könyvtárának, a kéziratokat az illetékes állami levéltárnak kell átadni. /.V. ,4r Építésügyi Minisztérium iratainak selejtezése Az Építésügyi Minisztérium működése során keletkezett iratok selejtezését az alábbiak szerint kell lebonyolítani.