Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról. Melléklet: Iratkezelési mintaszabályzat. Segédlet az irattári terv összeállításához. • 1998.09.04 [38/1998. (IX. 4.) BM sz. rendelet = Magyar Közlöny 1998/80.]

19.1.2. Az iratkezelési szabályzat és irattári terv módosítása előtt az illetékes közlevéltár egyetértését be kell szerezni. 19.1.3. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni. 19.1.4. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetök, és az Ltv. értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével kell meghatározni. 19.1.5. Az irattári terv mintát uz iratkezelési mintaszabályzat melléklete tartalmazza. 19.2. Elhelyezés az átmeneti irattárban 19.2.1. Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, dc az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven. illetve átadókönyvben adja át, illetve szükség cselén azonos módon kapja vissza. 19.2.2. A nem tarlós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni. 19.2.3. A helyi önkormányzat belső szervezeti egységénél lévő átmeneti irattár (kézi irattár) két évig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a helyi önkormányzat közponii irattárának. 19.3. Elhelyezés a központi irattárban 19.3.1. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e. teljes-e stb. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és cl kell helyezni az. irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le. átadási könyv kíséretében. 19.3.2. Számítástechnikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez. nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegveznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. 19.4. Iratok kiadása az irattárból 19.4.1. A helyi önkormányzat köztisztviselői az érvényes szervezeti és működési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Irattárból iratokat csak hivatalos használatra szabad kiadni. Az átvitelt igazoló iratkikcrőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni. 19.4.2. Az irattárból kiadott ügyiratról is ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárba az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhető irattárba. 20. Selejtezés 20.1. Selejtezés 20.1.1. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a jegyző állal megbízott selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyeket iktatás után a központi irattárnak kell megküldeni az illetékes közlevéltárhoz továbbításra, selejtezési engedélyeztetés végeit. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. 20.1.2. Az iratok selejtezési ideje Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak: Selejtezésijei Selejtezési idő 1 2 év 2 5 év 3 10 év 4 15 év 5 30 év (i 75 év 0 nem selejtezheti) 20.2. Megsemmisítés 20.2.1. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyző könyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. 20.2.2. A megsemmisítés szabályairól a jegyző az. adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik. 21. Levéhárba adás 21.1. A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az. irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban, kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. 21.2. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón