Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról. Melléklet: Iratkezelési mintaszabályzat. Segédlet az irattári terv összeállításához. • 1998.09.04 [38/1998. (IX. 4.) BM sz. rendelet = Magyar Közlöny 1998/80.]
5492 M A GYAR K Ö ZLÖNY 1998/80. szám 15.2. Elrendelhető a/ irat bemutalás (ügyintéző kijelölés) előtti iktatása is az iratkezelési szabályzatban meghatározott esetekben és módon. 15.3. Az irat szignálására jogosult: — kijelöli az. ügyintézőt (hivatali egységet vagy részleget, illetve személyt). — közli azelintézésscl kapcsolatos esetleges külön utasításait (az ügy tárgyának meghatározása, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre. és aláírja. 15.4. Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz.) érkezett, iktatásra az iktatásra illetékes iratkezelőhöz kell irányítani. .Az iratkezelő, ha az crkczcti irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni. 15.5. Azt az. iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy. ügycsoport feldolgozására illetékes szervezett egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez kell továbbítani. 15.6. Iktatás után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az. ügyiratok iktatószámát az átadókönyvbe be kell írni. A központi iktató az átadókönyvvcl továbbítja az iratokat az illetékes ügyintézőhöz. A jegyző elrendelheti, hogy az ügyintézők munkanaplóit ne a központi iktató, hanem az. érdekelt ügyintéző vezesse. 16. Kiadmányozás 16.1. Aláírás, hitelesítés 16.1.1. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. 16.1.2. A kiadmány akkor hiteles, ha — azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja. — a kiadmányozó neve mellett az ,.s. k." jelzés szerepel és — nem nyomdai sokszorosításé irat esetén — a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k." jelzés, illetve a kiadmányozó alakltú aláírásmintája és/vagya kiadmányozó szer.' bélyegzőlenyomata. — a kiadmányozó, illene a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. 16.1..3. A másolat vagy kiadmány hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője végzi záradékolással. 16.2. Digitális hitelesítés Azelektronikusan előállított a szervezetek között elektronikusan továbbított íratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános é.s titkos kulcsot kell alkalmazni. Az. elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat hitelességél biztosító eszközökkel kapcsolatos részletes jogi sza- ! c ] bálvozás folyamatban van. az orrol rendelkező törvény hatálybalépését követően a szabályzatnak o részét a törvény előírásainak megfelelően kell kialakítani. 16.3. Hitelesítési eszközök nyilvántartása Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátón bélyegzői kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 17. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) 17.1. A szervezeti egység iratkezelőjének ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátolt leveleken végrehajtottak-e minden j kiadéii utasítási. Ellenőrizni kell, htígy a mellékleteket ; csatolták-e. lí feladat elvégzése után a/, irat másolatán j fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a I hagyományos átadókönyvben is rögzíteni kell. 17.2. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell I csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat | stb.). 17.3. Az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell • helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek. 17.3.1. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban vagy határidős szekrényben, a számuk sorrendjében kell kezelni. 17.3.2. A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelvre válasz, nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói íven) j sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő az ügyiratot munkanapiéival az ügyintézőhöz továbbítja. 17.3.3. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő-bejegyzést törölni kell. IS. Az irattári tételszám meghatározása A helyi önkormányzatokra vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári télelszámot az. ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti az előadói ív megtelelő rovatában. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is. majd az iratot — az arra jogosult személy, rendelkezés alapján — elhelyezi az átmeneti operatív irattárba. VI. Fejezet Irattározás és levéltárba adás l ( >. Irattározás 19.1. Irattári terv 19. l.l. Aszerv az Ltv. szerint, az. illetékes közlevéltárral együttműködve irattári tervet készít.
