Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról. Melléklet: Iratkezelési mintaszabályzat. Segédlet az irattári terv összeállításához. • 1998.09.04 [38/1998. (IX. 4.) BM sz. rendelet = Magyar Közlöny 1998/80.]

Nyilván- Előadói tartás ív — az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait x x — az elintézés határidejét x x — az elintézés módját, idejét x x — az esetleges címzett(ek)et x — a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.) x x — az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét x x — az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre) x 11. Elektronikus iktatási sajátosságok A elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni mint a hagyományos iktatásnál. 11.1. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel lényét a saját kezű aláírás bizonyítja. 11.2. Elektronikus iktatásnál az iktatási nyilvántartás „iktatókönyv" és „előadói ív" azonos adattartamú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell hogy legyen. 11.3. A felvitt iktatási adatbázist — a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával — hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges. 11.4. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. 11.5. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell a elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. 11.6. A elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is. 11.7. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, az adathordozó keletkezésének időpontját, valamint a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani. 12. Az iratok szerelése és csatolása 12.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-c előirata. 12.2. Az előiratot a kezelőnek szerelni kell. 12.3. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is az iktatókönyvben jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával cs a „kezelési feljegyzések" rovatban az irat új helyének megjelölésével történik. 13. Mutatózás 13.1. Papír alapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervnél, szervezeti egységeknél az iktatott iratokról név, tárgy és szükség szerint idegen számmutatót kell vezetni. Mutatőzni az iktatás napján, de legkésőbb az azt ' követő munkanapon kell. 13.2. Számítástechnikai megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani lehet. 14. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata 14.1. Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván. 14.2. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. 14.3. A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell csatolni, és a gyűjtöíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönywcl együtt kell kezelni. V. Fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 15. Az ügyintéző kijelölése 15.1. Az iratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző kijelölése (szignálás) végett köteles az irat szignálására jogosult személynek — iratonként (ha szükséges) újonnan nyitott és kitöltött előadói ívbe helyezve — bemutatni.