Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról. Melléklet: Iratkezelési mintaszabályzat. Segédlet az irattári terv összeállításához. • 1998.09.04 [38/1998. (IX. 4.) BM sz. rendelet = Magyar Közlöny 1998/80.]

5.2.4. Elektronikus iktatásnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű használni. Egy sorszámhoz, ebben az esetben korlátlan számú alszám tartozhat. 6. Az iktatás 6.1. A helyi önkormányzathoz érkező, illetve ott keletkező iratokat — ha jogszabály másként nem rendelkezik — iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. 6.2. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilvántartani kell különösen: — tananyagokat, — tájékoztatókat, — meghívókat, továbbá — a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárőlag érkezett iratokat, — pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), — munkaügyi nyilvántartásokat, — anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, — közlönyöket, folyóiratokat, — visszaérkezett tértivevényeket. 6.3. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv „Irat jellege" rovatába be kell jegyezni, hogy pl. „magnetofonszalag", a „kezelési feljegyzések" rovatba pedig annak tárolási helyét. 6.4. Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képernyőrovatokat az iktatással megbízott iratkezelő tölti ki. 6.5. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős" jelzésű iratokat. 7. Iktatókönyv 7.1. Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. 7.2. Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat, kiegészítve a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságok letiltásával és szabályozásával. 7.3. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 7.4. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye — az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett — kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. 7.5. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni. S. Az iktatószám 8.1. Az iktatást minden évben 1-gyel — illetve, ha osztott iktatás esetén külön számkeretet jelölnek ki, ennek első számával — kell kezdeni. A különböző szervezeti egységek iktatószámait például római számok, illetőleg betűjelek különböztethetik meg egymástól. 8.2. A megkülönböztető jelek jegyzékét, illetve a számkeretet az iratkezelési szabályzat melléklete tartalmazza. 9. Az iktatóbélyegző 9.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. 9.2. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: — a szerv nevét, székhelyét, — az iktatás évének, hónapjának, napjának, — az iktatás sorszámának (alszámának), — az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatot, — mellékletek számát. 10. Iktatási adatok Az iktatás során az iktatókönyvben vagy a elektronikus iktatóprogramban (nyilvántartás), illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni: i 1 Nyilván- Előadói tartás ív — az iktatás sorszámát (iktatószám) x x — az iktatás időpontját x x — az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait x — a küldő iktatószámát (hivatkozási szám) x — az irat tárgyát x x — az elő- és utóirat korábbi azonosító (iktató-)számát x x