Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról. Melléklet: Iratkezelési mintaszabályzat. Segédlet az irattári terv összeállításához. • 1998.09.04 [38/1998. (IX. 4.) BM sz. rendelet = Magyar Közlöny 1998/80.]

IV. Fejezel Az iratok nyilvántartása 4. A küldemény [elbontása és érkeztetése 4.1. A helyi önkormányzathoz érkezett valamennyi kül- j deményt — kivéve azokat, amelyeket felbontás nélkül kell továbbítani (a névre szóló, magánjellegű, s. k. felbontásra szóló, valamint azon küldemények, amelyekre ezt elren- | dclték) — az. e feladattal megbízott személy bonthatja lel. j és látja el érkeztető bélyegzővel. 4.2. A küldemények szétosztása es érkeztető bélyegzővel való ellátása a postabontóban történik. A küldemények közül a postabonlóban csak azokat kell felbontani, amelyekről a címzett nem állapítható meg. A szervezeti egységek szerint csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményként hivatkozási szám. illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe. 4.3. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha I később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, i a borítékol újból lc kell ragasztani, ra kell vezetni a felbon- ! tó nevét, majd a küldeményt u felvett jegyzőkönyvvel sür- ! gősen eljuttatni a címzetthez, illetve a minősített inatokat ! az iratkezelőhöz. A felbontó a kézbesítőkönyvben az. átvétel és a felbontás ténvét köteles rögzíteni az. átvétel dátumának megjelölésével. 4.4. A felbontás nélkül átveti küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba vagy a j szervezeti egység iktatást végző iratkezelőjéhez. 4.5. A küldemény ellenőrzése bontáskor 4.5.1. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett mclléklct(ck) meglétét, valamint illetékköteles iratnál az. illeték lerovásának lé- j nyél. Az. esetlegesen felmerülő irathiány tényét jegyzőkönyvben vagy az iratok vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányúi a küldeményhez kell mellékelni. 4.5.2. A faxon érkezeit irat esetében, először gondos- I kodni kell az információkat tartósan őrző másolat kcszíicséről. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendel- I kezesek az irányadóak. 4.6. Pénz. illetékbélyeg és egyéb érték kezelése 4.6.1. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a külde- j mény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket — elismervény ellenében —a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kellcsatolni. 4.6.2. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget — ha a beadvány illetékköteles — a 4.6.3. i pontban foglaltak előzetes figyelembevételével az. ügyintéző a beadványra felragasztja és az. illetékjogszabálynak megfelelően értékteleníti. 4.6.3. Nem szabad a beadványra az. illetékbélyeget felragasztani, ha az. ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett szerv megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget — mellékletként feltüntetve — ajánlott küldeményként, vissza kell küldeni az. ügyfélnek. Vissza keli küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illeték- és postabélyeget is, ha a beadvány nem illetékköteles. 4.6.4. A beadványra ragasztott illetékbélyeget kcltezési bélyegzővel vagy a bélyegen a keltezés tintával történő ;ílírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az. illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták lc, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. Ez. az eljárás azonban — ha jogszabály másként nem rendelkezik — nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg ügyintézést. 4.7. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha — az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, — a beküldő nevet vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, — a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, — bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. 5. Iktatási rendszerek 5.1. Az iktatás történhet kézi módszerrel é.s elektronikus eljárással. 5.2. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó, illetve esetenként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben történik. 5.2.1. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat az illető sorszám alszámaira kerül. Ha a kijelölt alszámok beteltek, cz esetben a következő üres sorszámot kell felhasználni, megjelenve az elő- és utóiratok összetartozását. 5.2.2. Alszámos iktatásnál az. ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgv rovatba beírni, ha viszont az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni, megjelölve mindkét sorszámnál az iratok kapcsolódását (pl. kapcsolódó irat). 5.2.3. Az alszámok nélküli sorszámos iktatás azt jelenti, hogy minden iratváltas külön nyilvántartási számot kap. Ha az. ügyben új levélváltásra kerül sor. ennek nyilvántartására a következő üres számot kell felhasználni, azonban az. elő- és utóiratok sorszámát az. ügyiraton és nyilvántartásban egyaránt jelölni kell.