Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

heti, és az'engedély megadását az irattári példányra fel kell jegyezni. (2) A hiteles vagy hitelesítetlen másolat elkészítéséről, valamint a másolati illeték leróvatásáról az iktatóiroda, illetőleg az irattár vezetője gondoskodik. A hiteles másolatot „A másolat hiteles" szavakkal, keltezéssel és aláírással a kezelő, a központi iktatóiroda vagy az irattár vezetője hitelesíti, attól függően, hogy a másolatot a kézi vagy a központi irattárban őrzött iratról készítették. (3) Az ügyfél, illetőleg képviselője vagy az a személy (szerv képviselője), aki érdekeltségét hitelt érdemlően igazolja, ügyintéző jelenlétében az iratokba betekinthet, és a megtekintésre átadható bármely iratról másolatot, illetőleg jegyzetet készíthet (1957. évi IV. tv. 36. §). Amennyiben a másolat vagy jegyzet készítését jogszabály a szakigazgatási szerv előzetes engedélyéhez köti, az érdekeltnek az engedélyt meg kell szereznie. VII. FEJEZET AZ IRATOK SELEJTEZÉSE Selejtezésköteles iratfajták 35. §. A selejtezésnél iratnak kell tekinteni az irattári tervben (4. sz. melléklet) felsorolt valamennyi tárgykörben keletkezett, illetőleg kézírással, gépírással, vegyi vagy fototechnikai sokszorosítással készített írást, tervet, rajzot, térképet, nyilvántartási és intézkedési célokat szolgáló — használatba vett — nyomtatványt. Az iratok selejtezési ideje, levéltárnak átadása 36. §. (1) Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak: selejtezési jel selejtezési idő 1 2 év 2 5 év 3 10 év 4 15 év 5 30 év 6 75 év 0 nem selejtezhető (2) Az iratokat a megfelelő selejtezési idő lejártát követő évben selejtezni kell. (3) Az utasítás hatálybalépése után keletkezett olyan iratkötegeket, melyekben nem selejtezhető iratok vannak, első alkalommal a keletkezéstől számított 15 év múltán, majd azt követően 5 évenként kell — az irattári tervnek (4. sz. melléklet) megfelelően — a levéltárnak átadni. Az átadás idejét és módját — különösen az irattári tervben határidő nélkül (,,HN") jelzett iratfajtákra nézve — az átadó és az átvevő egymás közötti megállapodása határozza meg. Az iratok átadásának költségei az átadó szervet terhelik. (4) Az utasítás hatálybalépéséig keletkezett iratok selejtezési idejére, módjára és a levéltárnak történő átadására vonatkozóan az 1/1960. (TK 10.) KE számú utasítás rendelkezéseit és ügykörjegyzékeit kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy a 3 éves selejtezési időt 2 évesnek, a 4 évest 5 évesnek, a 20—25—32 évest 30 évesnek és az 50 évest 75 évesnek kell tekinteni. Tanácsi vállalatok és intézmények iratainak selejtezése 37. §. Tanácsi vállalatok és intézmények (szakigazgatási intézmények) az ágazat szerint illetékes miniszter, országos hatáskörű szerv vezetője által a felügyelete, irányítása alatt működő hasonló feladatkörű szervek részére kiadott selejtezési utasítás szerint, ennek hiányában pedig az 1/1960. (TK 10.) KE számú utasítás rendelkezései szerint selejtezik az irataikat. A selejtezés módja 38. §. (1) Az irat minősítése az irattári jellel (lásd: 29. §) való ellátásakor megtörténik, ezért a selejtezés során csak azt kell ellenőrizni, hogy a meghatározott jelű iratok közé idegen irattári jelű irat nem került-e. E szabály alól kivétel az irattári terv általános részének 20. számú ügykörcsoportja, amelyben különböző selejtezési jelű, vegyes iratok találhatók. Ezt a csoportot csak a 36. § (3) bekezdésében meghatározott idő után és ugyancsak ötévenként — a levéltári szakember jelenlétében — szabad selejtezni. (2) A selejtezésről, annak megkezdése előtt 60 nappal értesíteni kell az illetékes levéltárat. A levéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül akár egyes iratokat, akár iratcsomókat (kötegeket) kiemelhet abból a célból, hogy azt a levéltár őrizze. Az ily módon átvett iratokról nem kell átadás-átvételi jegyzőkönyvet készíteni. (3) A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben külön nem kell jelezni, csak a raktári jegyzékből kell a tételeket törölni. (4) Ha az iktatókönyvben nyilvántartott iratok többségét kiselejtezték, illetőleg átadták megőrzésre a levéltárnak, az iktatókönyvet is át lehet adni. Ez esetben a jegyzőkönyv, illetőleg a raktárjegyzék visszamaradó példánya szolgál nyilvántartásul. Az iktatókönyv átadása-átvétele kérdésében a levéltár álláspontja az irányadó. Kiselejtezett iratok 39. §. A kiselejtezett iratokat papírhulladékként értékesíteni lehet. Az értékesítésből befolyt összeg a mindenkor hatályos rendelkezés szerinti mértékben és módon jutalmazásra fordítható. Járási irattárak megszüntetése 40. §. A még működő járási irattárakat folyamatos selejtezéssel és az átadható iratoknak a levéltárak részére történő átadásával fokozatosan meg kell szüntetni.