Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

VIII. FEJEZET EGYÉB IRATKEZELÉSI FELADATOK Iratok kezelése a hivatali szerv megszűnése esetében 41. §. (1) Hivatali szerv megszűnése esetében az el nem intézett, illetőleg a folyamatban levő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutód szervnek. Az iratokkal együtt átvett iktatókönyvek megfelelő sorszámainak „kezelési feljegyzések" rovatában az átadás tényét fel kell tüntetni, az irattári rovatot pedig egy vonallal át kell húzni. (2) Az átadott iratokat a jogutód szerv iktatókönyvébe az átvételt követő öt napon belül, egymást megszakítatlan sorrendben követő iktatószámokra be kell iktatni. A „kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az átadó szerv nevét és az irat eredeti iktatószámát. (3) A megszűnt szerv irattárát is a jogutód szerv veszi át, és a saját irataival egy időben selejtezi. (4) A központi irattárban kell kezelni a megszűnt szakigazgatási szerv iratait a két év letelte előtt is, ha a szakigazgatási szervnek jogutódja nincs, és ezért az iratok további kezelésére nem adhat rendelkezést. A megszűnő szerv vezetője az íratok leadása előtt nyolc nappal köteles értesíteni az illetékes levéltárat az iratok további elhelyezéséről. Hivatal, munkakör átadás 42. §. (1) A szakigazgatási szerv vezető, központi iktató esetén a vb-titkár vagy az iktatóiroda felügyeletével megbízott vezető hivatalátadása esetén az arról felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatási számot (központi iktatóban: számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. (2) Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügyintéző az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintéző a szakigazgatási szervtől eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni. Az iktatókönyvek hitelesítése 43. §. Az iktatókönyveket hitelesítés céljából oldalszámozni kell. Ha bekötött iktatókönyv nem áll rendelkezésre, az egyes lapokat össze kell fűzni. A hitelesítést a következő szöveggel kell a fedőlapra rávezetni: ,,A osztály iktatókönyve számozott oldalt tartalmaz." A hitelesítést keltezéssel, a vezető aláírásával és hivatalos bélyegzővel kell ellátni. Az iktatókönyvek külső borítólapján, valamint az első számozott oldalának felső részén fel kell tüntetni a szakigazgatási szerv nevét, a kötet címét és évszámát. Bélyegzők nyilvántartása 44. §. (1) Azokról a bélyegzőkről, amelyeken a Magyar Népköztársaság címere van (hivatalos bélyegző), vagy amelyekre nézve azt elrendelték, nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást a szakigazgatási szerv kezelője, illetőleg a központi iktatóiroda vezetője vezeti. (2) A nyilvántartásnak a következőket kell tartalmaznia : — a sorszámot; — a bélyegző lenyomatát; — a bélyegző kiadásának napját; — a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét; — a bélyegzőt őrző, illetőleg a használatra jogosult dolgozó nevét és az átvételt igazoló aláírását. (3) Hivatalos bélyegzőt csak a legszükségesebb számban szabad forgalomban tartani. A megszűnt szerv bélyegzőit, illetőleg az avult bélyegzőket meg kell küldeni a fővárosi, megyei tanács vb-titkárnak megsemmisítés céljából. Megsemmisítés előtt a bélyegzőkről lenyomatot kell készíteni, és azt meg kell küldeni az illetékes állami levéltárnak. Kiadói (ügyintézői) utasítások 45. §. (1) Az ügyintéző az írásbeli intézkedés tervezetén (az előadói íven) a kezelő részére köteles kiadói utasítást adni. (2) Kiadói utasítást kell adni: a) a címzettekre, ha a kiadvány a címzettek nevét nem tartalmazza; b) az egyes kiadványokkal elküldeni szándékozott mellékletekre; c) a határidős nyilvántartásba helyezés és a határidő napjára; d) az ügyirat, illetőleg kiadvány elküldés előtti, vagy irattárba helyezés előtti láttamoztatására; ej a kiadvány postai továbbításának módjára (expressz, ajánlott stb.). (3) Ha azonos iktatószámon egyidejűleg különböző szövegű kiadványokat kell továbbítani, ezeket a tervezeten római számokkal el kell különíteni. Ennek megfelelően az egyes kiadványokhoz adott kiadói utasításokat, illetőleg az elküldeni szándékozott mellékleteket is meg kell jelölni a megfelelő római számmal. (4) A határidős nyilvántartást igénylő iratokhoz utasítást kell adni, hogy a határidő lejártáig be nem érkezett válasz, jelentés stb. megküldését a kezelő az arra rendszeresített nyomtatványon megsürgesse-e, vagy az iratokat sürgetés nélkül mutassa be az ügyintézőnek. (5) Az ügyintéző az iratok irattárba helyezésére csak abban az esetben adhat utasítást, ha az ügykörben kiadmányozási joga van. Hatálybalépés 46. §. Ez az utasítás 1974. január 1-én lép hatályba^ egyidejűleg a 30—4/1963. (TK 38.) TO számú és a 30—12/1971. (TK 60.) MT TH számú utasítás hatályát veszti. Dr. Papp Lajos- s. k., államtitkár, a Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnöke