Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

IV. FEJEZET IRATKEZELÉS AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN Előadói ív 18. §. (1) Az írásbeli ügyintézéshez előadói ívet kell használni (3. sz. melléklet). (2) Az ügyiratok jellegétől függően egyes gyűjtőszámos iratok esetében (pl. bizonyítványok, igazolások kiadása) nem kötelező az előadói ív használata. (3) Az előadói ívet a) az irat borítójaként; b) előnyomott első oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasítások és egyéb iratkezelési mozzanatok feljegyzésére; c) belső oldalain a kiadmány-tervezet, valamint feljegyzések leírására kell használni. (4) Az előadói ívet általában az első intézkedést megszövegező ügyintéző, illetőleg a leíró nyitja meg. Az ügyintéző gondoskodik arról is, hogy az egyes iratok a mellékleteikkel együtt az ügyintézésnek megfelelően, lehetőleg a keletkezésük, illetőleg érkezésük sorrendjében kövessék egymást az előadói ívben. (5) Az előadói ív rovatai közül a) a leíró jegyzi fel: az irat számát, érkezése idejét, a tárgyát, az előadói munkanapló sorszámát és az ügyintéző nevét (külön utasításra a tisztázást és az egyeztetést is); b) az ügyintéző jegyzi fel (45. §): az összes ügyintézői utasítást (leíró:, kiadó:, lássa:), a határidőt, a sürgetést, az irattári jelet [a (6) bekezdés szerinti esetet kivéve] és az egyúttal elintézett ügyirat számát; cj a kiadmányozó (19. §) jegyzi fel vezetői utasításként ab) pontban felsoroltakat; d) a kezelő jegyzi fel: az előirat számát, valamint a továbbítás (expediálás) idejét; továbbá az irattári jelet (29. §), ha az előadói ívet a (6) bekezdés szerint köteles megnyitni. (6) A tudomásulvétel után (írásbeli intézkedés nélkül) irattározás céljából visszaküldött iratnak a kezelő köteles előadói ívet nyitni és arra a szükséges adatokat feljegyezni. (7) Az előadói ív „Lássa:" elnevezésű rovatában kell feljegyezni a más szakigazgatási szervtől az érdemi intézkedés kiadmányozása előtti szakvéleményadási, javaslattételi, az elküldés előtti észrevételezési, irattárba helyezés előtti tudomásulvételi kérést. (8) Az előadói ívhez — külön rendelkezésbe — hatósági adatszolgáltatás céljából statisztikai lapot kell csatolni. Kiadmányozás 19. §. (1) Az írásbeli intézkedés aláírására (kiadmányozására) jogosult személy az intézkedés tervezetét aláírja és keltezéssel látja el. (2) Az intézkedés tervezetét a kiadmányozásra jogosult személy sajátkezűleg írja alá, névbélyegző nem használható. (3) Azt a tervezetet, amelynek alapján készített kiadványt nem sajátkezű aláírással kell kiadni, a kiadmányozás során névaláírás előtt ,,K'(kiadtam) jelzéssel kell ellátói; a kiadványra pedig a név után „sk" jelet kell tenni. Ha a kiadmányozó a kiadványt sajátkezűleg kívánja aláírni (pl. külföldi továbbításra szánt kiadvány), ezt a tényt a tervezet aláírásakor „Kh" (kiadványt hozzám) betűkkel kell jelezni. A kiadvány tisztázása 20. §. (1) A tisztázatokat általában gépíró készíti el. Ha célszerű, a kiadvány tervezetét és tisztázatát egyszerre is el lehet készíteni. (2) A tisztázatot az anyag- és munkaidő-takarékosság szem előtt tartásával, a szükséges méretű papíron, írógéppel vagy sokszorosítással kell elkészíteni. Minden esetben jó minőségű papíron, eredeti példányként kell elkészíteni azt a kiadványt, amelyet külföldre küldenek. (3) A tisztázat bal felső részén az alábbi sorrendben kell feltüntetni: — a szakigazgatási szerv nevét; — címét, postai irányítószámát; — távbeszélő számát, postafiók számát; — az ügyirat iktatószámát; — az ügyintéző nevét (ha nem azonos a kiadmányozóval); végül — ha van, az ügyintéző távbeszélő (mellékállomás) számát. (4) A vezető egyes ügyek vagy ügycsoportok tekintetében — az 1957. évi IV. törvény hatálya alá tartozó eljárásban hozott határozatok kivételével — elrendelheti, hogy az ügyintéző nevét a tisztázatra ne vezessék rá. (5) A tisztázat jobb felső részén az alábbi sorrendben kell feltüntetni: — a tárgyat; — a mellékletek számát; — a hivatkozási számot vagy jelzést; — a határidőt. A magánszemélyekkel folytatott levelezés alkalmával a tárgyat nem kell külön feltüntetni; a címzést — a határozatok kivételével — a szöveg elé kell írni. (6) A tisztázaton a szöveg után — bal oldalon — a kiadmányozás keltét, jobb oldalon a kiadmányozó nevét és beosztását kell feltüntetni.