Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

Egyeztetés 21. §. Ha a tisztázat nem együtt készül a tervezettel, a kettőt egyeztetni kell egymással. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az összeolvasok az előadói ív megfelelő rovatába feljegyzik és kézjegyükkel látják el (pl. „egyeztette: Ané, Tné, IV. 30."). A tisztázat aláírása, hitelesítése 22. §. (1) Az eredeti aláírásra kerülő> („Kh" jelzéssel kiadmányozott tervezetről készült) tisztázatokat egyeztetés után az ügyiratokkal együtt a kiadmányozóhoz kell küldeni. Az ügyiratot a kiadmányozónak visszatartani akkor sem szabad, ha a tisztázatot nem kívánja aláírni, és ezért érvényteleníti. (2) Minden kiadványt az aláírás mellett bal oldalt el kell látni a szakigazgatási szerv nevét feltüntető körbélyegző lenyomatával. Az „sk" jelzésű tisztázatokra ezen kívül a kezelő iroda vezetője vagy az ezzel megbízott dolgozó „a kiadmány hiteléül" záradékot is rávezeti (bélyegzőt rányomja), és azt sajátkezűleg aláírja. Az ügyiratok átadása továbbítás céljából 23. §. A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt a kezelőnek (kezelő irodának) kell átadni, az átvételt a munkanapló „visszaadás elismerése" rovatában kézjeggyel igazolni kell. Az ügyiratok továbbítása 24. §. (1) Az irat továbbítása (expediálása) előtt a kezelőnek ellenőriznie kell, hogy az iktatószám és a címzés a kiadmányozott tervezeten levővel, a keltezés a kiadmányozás keltével azonos-e. Az aláírt, illetőleg hitelesített és béyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kezelői utasításban előírt mellékleteket csatolni sell, továbbá végre, kell hajtani minden kiadói jtasítást (45. §). A felsőbb fokú, illetőleg a bíróiági vagy ügyészségi szervekhez az iratokat idő•endi sorrendben összerakva és azokról jegyzéket nellékelve kell megküldeni. (2) Az ügyfél által becsatolt eredeti okiratodat az eljárás befejezése után vissza kell külleni. Ha az ügyfél kéri, a hiteles másolatban 3ecsatolt okiratokat is vissza kell küldeni. Az »redeti okirat visszaküldését csak abban az eset>en lehet megtagadni, ha jogszabály a szakigazgatási szervet annak bevonására is felhatalmazta. (3) Az előző bekezdésekben felsorolt feladatok ilvégzése után az előadói íven „exp." jelzéssel el kell jegyezni a továbbítás keltét. (4) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő stb.). Postai továbbítás esetén közönséges, expressz, ajánlott, expressz-ajánlott, csomag és utalvány küldemények szerint is csoportosítani kell a küldeményeket. (5) Az ügyiratirányító, illetőleg a központi iktatóiroda a küldeményeket még az átvétel napján, de szükség esetén naponként többször is köteles továbbítani. (6) A szerven belül, valamint a szerv kézbesítője által továbbított küldeményeket kézbesítő könyvvel kell kézbesíteni. (7) Postai továbbítás esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. (8) A postai feladókönyvbe a közönséges küldeményeket csak a darabszám megjelölésével; a többi küldeményt pedig egyéniként kell bejegyezni. Visszaérkezett küldemények 25. §. (1) A visszaérkezett, egyenként bejegyzett küldemények folyószámát a feladókönyvben feltűnően be kell keretezni, és mellette fel kell tüntetni a visszaérkezés napját. (2) A kezelő köteles a visszaérkezett küldeményt és a kapcsolódó ügyiratot a munkanaplóba való bejegyzés után soron kívül bemutatni az ügyintézőnek. A küldemény ismételt kézbesítésének megkísérlését a 24. § (3) bekezdésében előírt módon a korábbi feljegyzést követően fel kell tüntetni. A cím felkutatását minden lehetséges módon meg kell kísérelni (pl. egyéb azonosító adatok esetén a Központi Lakcímhivatalnál: Budapest IX., Vaskapu u. 30^b). Ha a küldemény — az ügyintéző által megállapítottan — cím hiánya vagy egyéb ok (pl. az ügyfél halála) miatt nem kézbesíthető, a borítékra fel kell jegyezni a kézbesítés elmaradásának okát és a feljegyzés keltét, majd a kiadványt borítékával együtt, amennyiben egyéb intézkedés — pl. ügygondnok kijelölése — nem szükséges, irattárba kell tenni. Az ismételten megkísérelt kézbesítés során a kiadványon feltüntetett esetleges határidőt módosítani kell, majd a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az újabb postára adás keltét. V. FEJEZET EGYÉB BEJEGYZÉSEK AZ IKTATÓKÖNYVBE Kezelési feljegyzések 26. §. Az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatába csak a legszükségesebb feljegyzéseket szabad bejegyezni. Ilyenek pl. a csatolás jelzése és az ügyirat eredetben történő elküldését jelző utalás (Er. félnék, bíróságnak VIII. 18.).