Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

vagy a határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található, és mióta van a jelzett helyen (pl. 6802—2/1973. bent IV. 11., vagy 619/1973. eü. o. VII. 18.). (3) Alszámra iktatott iratot csak abban az esetben lehet más sorszámra iktatott irathoz csatolni, ha a bejegyzés tévesen történt. Ez esetben a téves iktatás megsemmisítésének szabályai szerint az egész alszám-bejegyzést egy vonallal át kell húzni, és a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni, hogy az iratot mely számra iktatták át. Az újraiktatás keltének azt a napot kell megjelölni, amelyen az történt. Mutatózás 16. §. (1) Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) név- és tárgymutatókönyvbe (a továbbiakban: tárgymutatókönyv) kell mutatózni. Minden iktatókönyvhöz külön tárgymutatókönyvet kell nyitni. Ha célszerű, bekötött könyv helyett különálló lapokat is szabad használni, ezeket azonban utólag — legkésőbb a következő naptári év első negyedének végéig — be kell köttetni. Nagyobb iratforgalom esetén a tárgymutatókönyvben az abc egyes betűit az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával is tagolni lehet (pl. ba, bá, bi, bo, bu). Gyakorlati szempontból más részletezéssel is meg lehet a tárgymutatókönyvet osztani (pl. gyakori tulajdonnév, felettes szerv, tárgykör). (2) A tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely. vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatóknnyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben több olyan szó (vezérszó) van, amely az ügy lényegét meghatározza (pl. ERDŐ- és LEGELÖgazdáikodás). (3) Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. Ha az iktatatókönyv tárgyrovatában a több ügyfelet ,, . . . és társai" bejegyzéssel jelölik, akkor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. (4) Az iktatással kapcsolatban — elsősorban a nagyobb ügyiratforgalmú szerveknél — idegenszámmutatót is lehet használni. Az idegen-számmutató a tárgymutatókönyv kiegészítője, azonban azt nem helyettesíti. Az idegen-számmutatóban 1, 2, 3, 4. 5, 6, 7, 8, 9, 0 számokkal végződő külön-külön hasábot (lapot) kell nyitni, és az ügyiratot küldő szerv iktatószámát a sorszám utolsó számjegyének megfelelő hasábba kell bejegyezni, mellette pedig fel kell tüntetni a saját iktatószámot. Minden évben új idegen^számmutatót kell nyitni, amelyet — szükség szerint — bontani lehet az olyan szervek szerint, melyekkel a kapcsolat a leggyakoribb. Az ügyintéző kijelölése, munkanapló 17. §. (1) A központi iktatóból a soron kívül iktatott ügyiratokat azonnal, a többit pedig lehetőleg aznap, de legkésőbb a következő munkanap hivatalos óráinak kezdetén, kell továbbítani az ügyintézők kijelölése céljából a vezetőhöz vagy az ügyintézők kijelölésével megbízott személyhez. Ha a küldemények felbontásának jogát a vezető magának fenntartotta, a bontással egyidejűleg — még az iktatás előtt — ki kell jelölnie az ügyintézőt. (2) Nem kell továbbítani az ügyiratokat a vezetőhöz, ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént. Ezekben az esetekben a kezelő tünteti fel az ügyiraton az ügyintéző jelzését. A vezető elrendelheti, hogy az ügyintézőt újólag maga vagy megbízottja jelölje ki akkor is, ha az az előiratok esetében már megtörtént. (3) Szakigazgatási szervnél történő iktatás esetén a vezető, illetőleg megbízottja a küldemények felbontásával egyidejűleg köteles kijelölni az ügyintézőt, és a küldemény iktatására ezek után. kerülhet sor. (4) Ha az ügyiratra más — a szervezeten belül működő — szakigazgatási szerv hatáskörét jegyezték fel, akkor — a központi iktatás esetét kivéve — a téves bejegyzés megsemmisítésének szabályai szerint át kell iktatni az iratot az illetékes szakigazgatási szerv iktatókönyvébe. Ilyen esetben a beérkezés kelteként az átiktatás napját kell bejegyezni. Szakigazgatási szerveknél végzett iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzés megsemmisítése helyett a „kezelési feljegyzések" rovatba kell bejegyezni az illetékes szakigazgatási szerv nevét és az átadás napját, majd az iratot kézbesítő könyvvel kell továbbítani. (5) Az ügyintéző bejegyzése után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az ügyintézők munkanaplójába be kell írni. A soron kívüli intézkedést, igénylő ügyiratot azonnal, a többit pedig az iktatás napján, de legkésőbb a következő munkanapon, a munkaidő kezdetén kell munkanaplóval a kijelölt ügyintézőhöz továbbítani. Az ügyirat további adatait szükség szerint az ügyintéző jegyzi be a munkanaplóba. (6) A vb titkár elrendelheti, hogy az ügyintézők munkanaplóit ne a központi iktatóiroda kezelője, hanem az érdekelt szakigazgatási szerv vezetője által megbízott személy vezesse. Ez esetben a központi iktatóiroda az iratok iktatása után kézbesítő könyvvel továbbítja azokat az illetékes szakigazgatási szervhez. Ilyen esetben a munkanaplók vezetésével megbízott személy naponta közli a központi iktatóirodával az átvett ügyiratok intézőinek nevét.