Szervellenőrzés
Takács Edit: Az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/3. 29-51. p.]
biztosító központi szabályozásnak megfelelő módon dolgozhatja ki, hiszen összességében jelentős volumenű és a történeti értékű irategyüttesekre hosszú távra kiható döntéseket kellett, kell hoznia annak, aki egy-egy levéltár gyűjtőkörének meghatározására vállalkozik. Valamennyien tudjuk, hogy ilyen központi irányelvek kidolgozására ez ideig nem került sor. Az egyes levéltárakban - a rendszerváltó törvények végrehajtásából adódó leterheltségük függvényében igen eltérő mértékben, általában 1994-től - a gyűjtőterületen végbement változásokat a szervlátogatások, iratselejtezés-ellenőrzések során igyekeztek figyelemmel kísérni és a nyilvántartások szintjén átvezetni. Több helyen megkísérelték az országban végbemenő gazdasági, társadalmi átalakulás következtében jelentősnek látszó új szervezeteket is a levéltár gyűjtőkörébe vonni. Szabolcsban a cégbíróság segítségével pontos kimutatást készítettek a megyében található vállalatokról, vállalkozásokról, hogy a gazdasági életben működő cégekről elkészíthessék a levéltár gyűjtőterületi munkájához nélkülözhetetlen, ún. minimum feletti jegyzéket. A külső fonddossziék ellenőrzése, rendezése, kiegészítése, a gazdasági szféra iratképzőin kívül több helyen az önkormányzatoknak (tanácsoknak), az iskoláknak és az államigazgatás területi szakszerveinek felülvizsgálatára is kiterjedt. A szervkataszter felülvizsgálata során Budapest Főváros Levéltárában elkészült a gyűjtőterületi munka segédleteinek számítógépes programja, melyet 1997 őszén a megyei levéltárak is megkaptak. Több intézményben a tanácsi iratok begyűjtésének előkészítését összekötötték az iratképzők nyilvántartásának pontosításával és szükség szerinti javításával; elsősorban a kis községek polgármesteri hivatalaiban juthatnak használható információhoz a levéltárosok. Ajelentésekből is, de a megrendezett konferenciák előadásaiból, a kollégák hozzászólásaiból — a levéltári törvényben foglaltak eltérő értelmezése alapján - két, egymástól elég élesen megkülönböztethető vélemény, ha úgy tetszik, elvi állásfoglalás körvonalai rajzolódtak ki. A levéltárosok egy része a törvény alapján csak a közfeladatokat ellátó állami, területi szervezeteket, magukat az önkormányzatokat, azok egyedi, területi és hivatali szerveit, az önkormányzatok gazdasági egységeit, oktatási, kulturális, egészségügyi és szociális intézményeit, valamint az állami vagy többségi állami tulajdonú gazdálkodó egységeket sorolja az önkormányzati levéltárak illetékességi körébe. A másik táborhoz tartozók a levéltári törvényt tágabban értelmezik, szerintük a szervkataszterekbe fel kell venni a levéltári szemponból fontosnak látszó magáncégeket is (gyűjtőkör), ezek fejlődését, változásait s általában a cégmozgásokat a gyűjtőterületi munka során követni és rögzíteni kell, már csak az idővel esetleg esedékessé váló védetté nyilvánítások érdekében is. Ez utóbbi esetben a nyilvántartott szervezeteket megfelelő értékkategóriákba kell majd sorolni. Ezzel kapcsolatban a szakma képviselőinek sürgősen foglalkozniuk kellene a történeti értékhatár korszakunknak megfelelő szempontú definiálásával, mert e nélkül egyrészt országosan igen jelentős - bár lokálisan eltérő mértékű - irat pusztulás következhet be, másrészt előfordulhat, hogy ugyanazokat az iratokat több helyről is begyűjtik a levéltárak. Ez utóbbi elkerülése érdekében az értékhatár-vizsgálatokat szervtípusonként kellene elvégezni, egy-egy konkrét helyszínt is bevonva, hogy el lehessen dönteni honnan, mit lehet, ül. kell begyűjteni. Például volt állami nagyvállalatok privatizációs iratai elvileg a nagyvállalatok, a minisztérium és a privatizációs szervezet irattárában egyaránt megvannak, de meg nem erősített hírek szerint hiányosan. A gazdasági szervezetek iratainak értékhatár-vizsgálatához a magyar levéltárügy történetében páratlan lehetőségként kínálkozik a csődtörvény alapján megszűnt és levéltárba került több tucat és fajta gazdálkodó szervezet iratanyaga.17 33
