Szervellenőrzés

Takács Edit: Az alföldi levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/1. 22-31. p.]

A csökkenés, illetve a stagnálás oka elsősorban a csődbejutott és megszűnt gazdasági szervezetek nagy száma, az újak számbavételének elmaradása. Csongrád megyében az 1995. évi levéltári törvénnyel összhangban újra számba vették az iratképzőket, mely számbavétel, mint látjuk, erőteljes csökkenést eredményezett. A régió területén kintlévő 45%-nyi forrásanyag fennmaradásának biztosítása és a keletkező új értékek regisztrálása mint általánosan elfogadott levéltárosi igény olyan koncepciózus felügyeleti rendet feltételezne, mely a gyűjtőterület egészét érinti. Ezzel szemben, ha a levéltárak e területen végzett munkáját vizsgáljuk, azt látjuk, hogy az a napi gyakorlatban mindössze 4-5 kérdéskörre korlátozódik, a gyűjtőkörnek csak egy szeletét érinti, ti. a gazdasági szféra megszűnő cégeit és az önkormányzatok hivatalait, no meg azokat, akik saját maguk keresik fel a levéltárat egy-egy selejtezés bejelentése jóváhagyása, esetleg iratkezelési szabályzat elkészítése miatt. A külszolgálatot ellátó jelenlegi levéltárosok létszáma és túlterheltsége mellett ennél többet elvárni nem is nagyon lehet. A továbbiakban azokat a kérdéscsoportokat mutatom be részletesebben, melyeket a Gyulán előadásokat tartó kollegák a saját intézményük gyűjtőterületi tevékenységét értékelve kiemeltek. Mind az öt levéltárban hangsúlyozottan kezelték és kezelik a felszámolásokat, a csődeljárásokat. Mára kialakult a felszámolások intézésének metodikája, a legtöbb helyen a megszűnő szervezetekről külön nyilvántartást vezetnek, igyekeznek a folyamat legelején kapcsolatba kerülni az érintettekkel. A bejelentett csődök, fel- és végelszámolások 1994 1995 1996 összesen befejezett6 Bács-Kiskun m. 209 254 254 717 316 Békés m. 87 115 105 307 307 Csongrád m. 247 233 197 677 142 Hajdú-Bihar m. 140 189 255 584 190 Jász-Nagykun-Szolnok m. 70 186 172 428 428 A csődeljárások száma levéltáranként változó, Hajdú-Biharban egyelőre növekvő tendenciát mutat, a többi levéltárban 1996-ban mintha kissé csökkent volna, 1997-ben a kollégák tájékoztatása szerint várhatóan ismét újra növekszik, Bács-Kiskun megyében például 1997 november végéig 306 új bejelentés érkezett, az összes tehát 1066, és ebből befejezett 316! Csongrád megyében a cégbíróságiiag lezárt ügyek száma 336, levéltári szempontból is befejezettnek azonban csak 142 tekinthető, zömmel rövid ideig működött kft.-k. Nehezíti az eredményes intézkedéseket, hogy egy-egy felszámolás akár két évig is elhúzódhat. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a felszámoló az iratok rendezését is elhúzhatja, akár ugyanennyi ideig. Közben az irattári anyagot ismerő, annak rendezésére, selejtezésére alkalmas dolgozókat elbocsátják, a felszámolási eljárás során az irattárak kezelő nélkül maradnak, az épületek hasznosítása miatt az iratokat nem egyszer új helyre költöztetik, a szükséges kereséseket, selejtezéseket, rendezéseket kívülállókra bízzák. Mindez a levéltári gyakorlatban azt jelenti, hogy az ilyen ügyek kb. 70-75%-át két évig nem lehet lezárni - a felszámolókkal folyamatosan kapcsolatot kell tartani, levelezni kell velük, ellenőrizni kell őket, mert egyébként nem lehet biztosítani a megszűnő cégek irattári anyagának szabályos rendezését, selejtezését. 25