Szervjegyzék, szervnyilvántartás
Utasítástervezet a levéltárakon kívül lévő iratanyag nyilvántartására. • 1957.02.26 [86401-17-4/1957 LOK]
Utasitáa levéltárakba még be nem szállított levéltári értékű iratanyag nyilvántartására, I« a,/ 1954. január 1-vel minden állami levéltárban rendszeresen és egrséges szempontok szerint meg kellett inditani a még levéltárban nem lévő iratanyag nyilvántartásbavét élét, A LOK e célra minden levéltár részére előnyomatott kartonokat küldött szét* Az egyes állami levéltárak az elmúlt három esztendő folyamán kiépített nyilvántartási rendszere - részben a nyilvántartandó iratképző szervek nagy száma miatt nem minden levéltárban fejlődött megfelelőképen s igen sok helyen csupán cs&k az iratterraelő szervek többé-kevésbé tol„ jes nyilvántartására korlátozódott,, b e / A levéltári értékminimum alapelveinek kidolgozása lehetővé teszi, hogy a levéltárak a még be nem szállított, levéltári szempontból értékkel biró iratanyag sorsát az eddiginél fokozottabb mórt ékben figyelemmel kisérhessék. Az eddigi tapasztalatok felhasználásával, valamint az e célra kiküldött bizottság javaslatai alapján a még levéltárba nem szállított, de történeti szempontból megőrzésre érdemes iratanyag nyilvántartásáról az alábbiak szerint intézkedem: II. !»/ A nyilvántartás gerincét az egyes irattárak látogatása /ill. adatszolgáltatása/ folytán készült feljegyzések, jelentések, selejtezési jegyzőkönyvek stb, gyűjteményének kell alkotnia, E végből az egy-egy irattárra vonatkozó fentebbi feljegyzéseket és egyéb okmányokat az irattermelő szervenként fel fektetett külön palliumban /dossziéban/ kell őrizni. Természetesen - az u.n, fond dossziéhoz hasonlóan - palliumot egy-egy iratterme-lő szervről csak akkor kell felfektetni, amikor a szerv iratanyagára vonatkozóan már feljegyzés készült. 2 e / A fentebbi célból a kiszállási jelentések eddigi éltciános formája is módosul, A jelentés gerincét az egyes intézmények irattáráról készült feljegyzések alkotják. A feljegyzéseket a jövőben minden meglátogatott intézményről külön-külön kell elkészíteni, /Amennyiben érdemleges feljegyezni való van/. Szek a fel jegyzések nem kerülnek iktatásra, hanem a pallium erre alkalmas oldalán róluk jegyzéket kell vezetnir /Ld 0 a mellékletet/. A szoros értelemben vett - iktatásra kerülő <*» kiszállási jelentés viszont a jövőben általában csak a meglátogatott szerveket sorolja fel, részletesebb kifejtést csak akkor tartalmaz, ha a jelentéssel kapcsolatban érdemi intézkedésre van szükség. Ez utóbbi esetben a palliumban az iktatmány másolatát kell elhelyezni, illetve, ha hosszabb és bonyolultabb iktatmány keletkezik a tárgyban, a palliumban az iktatószámra utaló cédulát kell tenni c Az intézmény iratanyagával kapcsolatos érdemleges feljegyzéseket igy pl* a kiszállások alkalmával tett észrevételeket, különböző jegyzőkönyveket, az iratanyag mennyiségi felmérésével kapcsolatos
