Szervjegyzék, szervnyilvántartás
Utasítástervezet a levéltárakon kívül lévő iratanyag nyilvántartására. • 1957.02.26 [86401-17-4/1957 LOK]
jegyzékeket stb„ célszerű 2 pá] Lányban elkészíteni, az irattár /intézmény/ vezetőjének aláirás val is hitelesíteni. Az egyik példány az intézmény irattórában helyezendő el, a másik az illetékes levéltár nyilvántartási pallium oa kerülj 3o/ A feljegyzések elkészítés énéi tömörségre kell törekedni, s mindenképpen meg keli akadályozni, hegy egyes körülményesked'sre hajlamos dolgozók a nyilvántartást' elbürokratizál ják, A. feljegyzések levéltári példányát a levél tárvezetőnek láttamoznia kell, A feljegyzés jobb felső sarkába mindig fel kell irni az iratot létrehozó szerv nevét„ 4-o/ A palliumokat célszerű az alapleltári tételszámok sorrendjében őrizni. /Ha egyes intézményeknek még nincs alaplelt árazott iratanyaga a levéltárban, ezek palliumait célszerű járásonként! vagy más rendszer szerinti betűrendben elhelyezni,/ Az eddigi "A" Nyilvántartó Lapok továbbra is felhasználhatok,, Széknek első három pontja ugyanis azokat az adatokat tartalmazza, amelyeknek állandó közvetlen hozzáférhetősége kívánatos, /Az adatok kiegészitendők ez esetben az intézmény ill, iratterek telefonszámával,/ Ezeken az adatokon kivül a kartonon az iratanyag mennyiségi adatai is rögzíthetők, amennyiben a levél tárvezető igy látja jónak;, 60/ Az "A" Nyilvántartó Lopok a nyilvántartási .paliiumok dossziék/ mutatóiként is f elhasználhatok, különösen akkor, ha a fondképzőt átszervezték, összevonták:\ megszüntették stb* Például: ha két fondképzőt egyesitettek, a továbbiakban egy palliumot kell számára felfektetni, kartont viszont utalóként helyes mindkét régi és az uj név szerinti fondképzőről is felfektetni* A mutatócéduláko a szerv nevét és a palliumon található alapleltári tételszámot kell feltüntetnie Ha az "il" Nyilvántartó Lapokat a levéltár nem mutat ©cédulánként használja fel, legcélszerűbb a kartonokat a pallium első feljegyzéseként elhelyezni abból a célból, hogy az intézményre vonatkozó fontosabb adatok különlegesebb keresgélés nélkül hozzáférhetők legyenek 5 7«/ Azon forvtépzőkről, amelyeknek csak néhány iratfajtájár tartanak igényt a levéltárak, a nyilvántartást a legteljesebb mértékben le kell egyszerüsiteni. elégséges például az általános iskolákról ogy jegyzéket felfektetni, amelyen rizonyos időszakonként fel lehet tüntetni., hogy a levél taxi megőrzésre érdemes néhány irat féleség kellő időben beérkezett-e /hasonlóan az anyakönyvi másodpél dányok nyilvántartó kartonjain eszközölt bejegyzésekhez, de erre a célra nem szükségesek elonyomtatott kartonok, hanem megfelel a házilag készitett nyilvántartás is, /_fe esetben iratanyilvántartás helyett lényegében szervnyilvántartást kell vezetni, 8^/ & nyilvántartásnak a levéltári értékkel biró anyagot kell figyelemmel kisérnie. A. levéltári értékkel nem biró iratokat nem kell nyilvántartásba venni. Ez alól kivételt képe_z az az eset, ha az értéktelen iratokat csak selejtezés utján lehet"az értékes iratoktól különválasztani. Ez esetben az iratanyagot teljes terjedelmében kell nyilvántart \sba venni s legfeljebb utalni lehet rá,
