Iratértékelés, illetékesség

Schneider Miklós: Értékminimum - forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez. • 1974. [LK 1973-1974. 505-514. p.]

512 Schneider Miklós tári tervét, a szervek egész soránál típus irattári tervek készültek, melyekben sokszor a legapróbb mértékben sem vették figyelembe saját helyi adottságaikat, profiljukat, ügyforgalmukat stb. Ez a tendencia egyébként „felülről" kezdett érvényesülni, hiszen éppen az IM rendelkezés volt az első, amely az alája tartozó bírósági szervek részére, mindegyikre egyformán kötelező iratkezelési szabályzatot és irattári tervet készített. Vagy gondoljunk az iskolák esetére, ahol az 1973. évben kiadott új rendtartások ugyancsak ezt a módszert alkalmazzák, midőn egységes szabályozást tartalmaznak az iskolai ügykezelést illetően. De ezen kívül is számos esetben országos szervek (pl. MNB, OTP stb.) vagy egy-egy kisebb területen működő szervek (pl. áramszolgáltató vállalatok) a hálózatukba tartozó szervek részére egységes szabályozást vezettek be. Sőt megyéken belül még olyan jelenséggel is találkozunk, hogy szövetkezetek (Nógrád megye esetében pl. a kisipari szövetkezetek, mezőgazdasági termelőszövetkezetek, fogyasztási szövetkezetek) egységesen elkészített iratkezelési szabályzataikkal és irattári tervekkel jelentkeztek a levéltárakban. Ezt a tendenciát nem kell egyértelműen negatívan értékelnünk, hiszen az egyedi sajátosságok figyelembevételénél sokkal fontosabb az, hogy az irattári tervek végül mégis csak valamiféle egységes alapelv és gyakorlat szerint készültek és mennek majd át a gyakorlatba. Levéltáros szemszögből nézve a kérdésnek ez az oldala tehát különösebb gondot nem okoz: az irattári tervek — ha nem is egységes alapon, de végül az egységesség felé közelítve — elkészültek, megvalósításuk folyamatban van. Sokkal inkább égető gondunk lehet az, hogy az irattári tervekben található NS kategória revíziójára fordítsunk fokozott figyelmet. Szükséges ez elsősorban azért, mert az ott rögzített anyagnak a levéltárakba történő bezúdítása nemcsak a raktári kapacitással szűken álló levéltárakat fogja megoldhatatlan nehézségek elé állítani, hanem egyáltalán irreálissá teszi a levéltárak iratbegyűjtési feladatának az ellátását. Szükséges másrészt azért, hogy a levéltári anyagnak a bevezetőben említett minőségi színvonalát ne rontsuk az érdekek és értékek nem világos különválasztásából eredően véglegesen megőrzendőnek minősített, valójában azonban csekély forrásértékkel bíró iratanyag állandó átvételével. Miként az elmúlt évtizedekben a szervek értékminimumának a megállapításában ,láttuk az iratáradat megfékezésének egyik legjobb módszerét, úgy most ma már — midőn elvileg minden szerv rendelkezik irattári tervvel és minden irattári terv tartalmaz, nem is kevés, véglegesen megőrzendőnek minősített és levéltárba átadandó tételt — inkább arra kellene figyelmünk javát fordítanunk, hogy a rendkívül széles NS kategórián belül megtaláljuk azokat az ügyköröket, illetve iratféleségeket, melyek # megőrzése feltétlenül szükséges lesz. Ennek az iratokra kiterjedő értékminimumnak a megállapítása természetesen nem fog könnyen menni. Szükség van ehhez arra, hogy a közigazgatási szerveket érintő ágazati vizsgálat mielőbb befejeződjék és hasonló elemzésnek lehessen alávetni más szervtípusokat is. Ennek a vizsgálatnak az eredménye lesz annak tisztázása, hogy a szükséges adatok hány helyen, illetve szinten találhatók meg. Tisztázni és ha kell, módosítani szükséges az iratok történeti forrásértékének a fogalmát is. Korunkban is már mást keres a kutató az iratokban, mint az egy-kétháromszáz év előtti anyagban és az írásos forrásanyagnak a bevezetőben is említett differenciálódása következtében a jelenkor későbbi kutatója is nyilván más igényekkel fog fellépni a levéltári anyaggal szemben. A forrásérték fogalmát ez az igény fogja döntően meghatározni és ez az új tartalommal megtöltött forrásértékfogalom nyilván meg fogja könnyíteni azt, hogy a forrásértékminimum meghatározása a szerveknél keletkező iratoknál ne okozzon megoldhatatlan problémát. Szükségessé