Iratértékelés, illetékesség

Utasítás a minimális levéltári értékhatár alá eső irattárak kérdéseinek szabályozásáról. Tervezet. • 1957.02.27 [86401-17-3/1957 LOK]

TEFVEZET Utasítás a minimális levéltári értékhatár alá es'o irattárak kérdéseinek szabályozásáról;, I. A minimális levéltári értékhatár alá eső irattárak fogalmába vonhatók azok az irattárak, amelyeknek egyetlen irata semuinősül levéltári értékűnek és irataiknak összessége - mint irattár - sem üti meg a levéltári megőrzésre igényt tartó irattárak mértékét, /A levéltári értékhatár minimuma alatt van,/ Egyes irattárak ilyen értelmű minősítése alapjában véve azon nyugszik, hogy az ^illető irattárat létrehozó szerv olyan alárendeltségi vifczj.ayban működik egy másik szervvel, illetőleg a felügyeletet és irányítást ellátó szerv ilyennemű működése olyan kiterjedt és gyökeres mér tékü, hogy ennek irattárában teljes terjedelmében és minőségében rendelkezésre áll a felügyelt és irányított szerv valamennyi iratának és ezek összességének, az irattárának minden egyes levéltárilag értékes adata, /Az alsóbb szerv irattárának értéke a felsőbb szerv irattárához képest a levéltári értékhatár minimuma alá esik/: A minősítéshez a szerv iratainak tüzetes és legkonkrétabb megvizsgálása szükséges. Elméleti megfontolások a minősítés alapjául önmagukban nem szolgálhatnak,, Egy-egy szerv iratainak értékeléséből analógiával más szerv irataira következtetni csupán a legszorosabb értelemben vett típusos és rendszerint ennek velejárójaként a visszonylag nagy szám ban működő szervek irattárai esetében lehetséges, /pl. mozik, italboltok ^ házkezelőségek, stb./ A dolog természetéből következik, hogy valamely szerv irattárának a minimális levéltári értékhatár alá sorolása nem lehet örökérvényű, egyszersmindenkorra szóló. Minthogy az alásorolás a szerveknek a tanulmányozás időpontjában fennálló viszonyán alapszik, e viszony bármiremü megváltoztával a minősítés feltétlen revízióra szorul. -Figyelemmel kell tehát kisérni az értékhatár alá sorolt szervek feladatában /funkciójában/ beálló minőségi és mennyiségi változásokat, amelyek a szervek egyuásh'-z való viszonyára is kihathatnak. Ebben a tekintetben az értékhatár alá sorolt szervek irattárai is a levéltári szemmeltartás körer belül maradnak. Egyébként a minimális levéltári értékhatár alá sorolt irattárak iratainak selejtezését ellenőrizni, iratait begyűjteni, az irattárat adatszerüségeiben nyilvántartani az alásoroltság időtartama alatt nem kell. Azoknak a szerveknek irattárai melyeknek egyetlen irata -sem minősül levéltári értékűnek, mintairattárul ki nem jelölhetők. A szervek, illetőleg ezek irattárai ilyen minősítésének j~ga, másrészt feladata a gyűjtőkörileg illetékes levéltárvezetőre tartozik. Amilyen mértékben kötelessége az illetékes levéltárvezetőnek, hogy a gyűjtőterületén minden levéltári értékű iratot és irattárat gondoskodása körébe vonjon, épp ugy joga és feladata, hogy a levéltári értéket nem képviselő iratokat és irattárakat a levéltárátrl távoltartsa és értékes férőhelyeit selejttel meg ne töltse.