Iratértékelés, illetékesség

Balázs Gábor: Változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában. Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. 19-27.

Balázs Gábor 24 A mintavételezés mellett átvételre javasolt tanácsi irattári tételek közé kerültek végül a kisajátítások iratai. Ezeknek a dokumentumoknak a megítélése is jelentősen eltérő az 1973-as és az 1984-es MTTH-utasításban. Mindkét jogszabály alkotója, mint a belügyi igazgatáshoz tartozó feladatot értelmezte ezt a hatósági eljárást, de amíg a korábbi maradandó értékűnek ítélte, addig az 1983-as 15 év után selejtezendőnek rendelte. Az önkormányzati hivatalok és a megyei kormányhivatalok jelenleg hatályos iratkezelési szabályzataiban (U623 NS15 és B 031 HN) kiemelt fontosságú, maradandó értékű tételként szerepelnek. A megfogalmazott véleményeikben néhány levéltár támogatja az ehhez a tételhez tartozó iratok egységes átvételét, mivel ez az irattípus nem jelentős mennyiségű. Az ezeknél az intézményeknél dolgozó levéltárosok véleménye szerint ugyanakkor a differenciálás vagy az irattári terv módosításával, vagy az iratképzővel folytatott folyamatos szakmai konzultációval oldható meg. Az utóbbi megoldást, mivel a levéltárakkal kapcsolatba kerülő szervek irattárosai sok esetben nem képzett szakemberek, igen komoly fenntartásokkal kell kezelnünk. Más levéltárak álláspontja szerint egységesen maradandó értékűként kell kezelni az ide tartozó ügyiratokat. c) A műszaki iratokkal kapcsolatban elhangzott vélemények A műszaki iratok köre talán a legproblémásabb a vizsgálat alá vont irattári tételek között. A változó őrzési idejű iratokkal kapcsolatos koordináció indulását követően a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára sikeresen pályázott a Nemzeti Kulturális Alaphoz egy, a tanácsi korszakban keletkezett, műszaki iratok forrásértékének vizsgálatával foglalkozó projekt költségeinek támogatására. A belső koordinációs folyamat csak az NKA-pályázat befejezését követően, az ennek keretében szerzett tapasztalatok birtokában zárható le megnyugtatóan. Itt most csupán azokat a szempontokat, javaslatokat mutatjuk be, amelyek az MNL-en belüli belső koordináció keretében elhangzottak, és amelyek részben az NKA-pályázat benyújtásához is szakmai alapot, kiindulópontot jelentettek. Nézzük tehát az egyes tételekkel kapcsolatban a munkatársak által ismertetett tapasztalatokat! Az első irattári tétel, amellyel foglalkozott a koordinációs megbeszélés, az „Építési, bontási, felújítási, átalakítási, helyreállítási, fennmaradási engedélyek” címmel meghatározott iratok köre volt. A 8/1973 MTTH utasítás szerint ez a 25E0, a 2/1984 MTTH utasítás alapján a 25E2,4, a 78/2012. BM rendelet előírásai alapján pedig a E301 NS15 tételek. Megítélése tehát napjainkra visszatért az eredeti őrzési időhöz, tehát ma is nem selejtezhető tételként kell ezeket a dokumentumokat kezelni. Néhány levéltár jelezte, hogy ezek az iratok selejtezésének engedélyezése elhibázott volt. Többek között a banki hitelezés és az ingatlanforgalmazás miatt sok ügyfél kereste fel ilyen típusú ügyekben a levéltárakat. Emiatt az érintett levéltárak nem járultak hozzá selejtezésükhez, hanem a levéltári átvétel mellett döntöttek. A Pest Megyei Levéltár az iratok egységes, „0”-ás értékelése mellett foglalt állást. A tagintézmény tapasztalatai szerint ügyfélszolgálatukhoz ma is gyakran érkeznek telekrendezéssel, illetve építési engedélyekkel kapcsolatos megkeresések, így megőrzésük az állampolgári jogok érvényesítése szempontjából alapvető jelentőségű. A Hajdú-Bihar Megyei Levéltárba rendszeresen vesznek át ilyen típusú iratokat (a helyhiány miatt nem egyenletesen), de még nagy a kintlévőségük. A