Iratértékelés, illetékesség
Balázs Gábor: Változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában. Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. 19-27.
A változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában 25 gyenge papírminőség miatt és a megsemmisülésnek az irattári körülményekből adódóan nemegyszer közvetlen veszélyére, mindenképpen javasolják az ilyen típusú „tanácsi” iratok átvételét. Az 1990 utáni időszak iratainál azonban, ha lehetőség van rá, a szerveknél történő megőrzést elfogadhatónak ítélik. A következő vizsgált irattári tétel a „Területfelhasználási engedélyek” volt. Jelentősen változott a megítélése a tanácskorszakban. A 8/1973 MTTH utasítás szerint a 25E0, a 2/1984 MTTH utasítás szerint pedig a 25E2,4 tételbe kellett besorolni az ebbe a körbe tartozó ügyiratokat. Az önkormányzati hivatalok egységes irattári terve nem selejtezhető, és 15 éves őrzési idő után levéltárba adandó minősítést rendel ezekhez a dokumentumokhoz (E301 NS15). A Somogy Megyei Levéltár állásfoglalásában arra hívta fel a figyelmet, hogy ezek az iratok 1973 óta folyamatosan levéltárköteles iratnak számítottak, és az 1984. évi, jelzett jogszabályi változás tarthatatlansága a levéltári szakemberek számára már 1996-ban is világossá vált. A kialakított álláspont alapján Somogy megyében már ekkortól átvették az 1984–1998 között keletkezett, ilyen jellegű iratokat. Ezt a gyakorlatot továbbra is helyesnek ítélik a munkatársak mindenekelőtt a jogbiztosító szerep, és csak másodsorban ezen ügyiratok történeti forrásértéke miatt. Más megyei levéltárak álláspontja szerint alapvető jelentősége van annak, hogy milyen célból adják ki az engedélyeket. Ennek alapján selejtezés ajánlható az építőanyagok közterületen történő ideiglenes elhelyezése, a közterületek magáncélú építkezésekhez történő felhasználása (tárolás), illetve az ott történő rendezvények megtartása esetén. Ezzel szemben ezek a levéltárak nem selejtezhetőnek javasolják az ide tartozó iratokat abban az esetben, ha térségi szintű területrendezési munkálatokkal összefüggésben adják ki az engedélyeket, továbbá egyes közterület -átrendezési, közcélú (általános) fejlesztési ügyek esetében (pl. az úthálózat-bővítésekhez kapcsolódó iratok). A „Telekmegosztási, telekrendezési (engedélyek, rajzok)” tételbe sorolt ügyiratok 1973 után maradandó értékűnek számítottak (26E0), majd pedig tíz év után selejtezhetővé váltak. Az önkormányzati hivatalok jelenleg hatályos egységes irattári terve nem selejtezhetőnek rendeli ezeket az ügyiratokat, amelyeket 15 év helyben történő őrzést követően levéltárba kell adni (E301 NS15). A Somogy Megyei Levéltár hozzászólásában arra hívta fel a figyelmet, hogy ezek az iratok tükröződnek a földhivatali anyagban. Levéltári szempontból sem jogbiztosító, sem történeti forrásértékük nincs. Azt javasolták, hogy ezeket „HN” jelzésűnek tekintsék a levéltárosok. Az elhangzott hozzászólások eredményeként megállapíthatjuk, hogy több megyében a telekmegosztási, telekrendezési iratok megőrzése 1985–2006 között elsősorban a levéltárosok belátásától függött. A visszatartott iratokat az újabban már levéltárba adásra kijelölt megfelelő tételekkel együtt javasolják átvenni. A „Területrendezési iratok” tételhez az 1973-as jogszabály általánosan „0”-s jelölést társít; a 2/1984 MTTH utasítás újítása elsősorban abban rejlik, hogy a különböző tanácsi szerveket differenciáltan kezeli. A községek esetében tíz éves őrzést írt elő, a városok és nagyközségek esetében azonban maradandó értékűnek nyilvánította. A 78/2012. BM rendelet 15 év után selejtezendővé nyilvánította (E213) az ügyiratokat.
