Iratértékelés, illetékesség

Balázs Gábor: Változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában. Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. 19-27.

A változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában 23 szakmailag indokolhatónak; a levéltári belső selejtezések folyamán az egyes irattári tételekből gondos mintavételezéssel határozzák meg azon ügyiratok körét, amelyeket tartós levéltári megőrzésre szánnak. A megyei levéltárak között az iparjogosítványok tekintetében egymástól teljesen eltérő megközelítésekkel is találkozhatunk. Erre talán a legszembetűnőbb példa, a Hajdú-Bihar Megyei és a Soproni Megyei Levéltár teljesen különböző szakmai álláspontja: míg előbbi egységesen kiselejtezi ezeket az irattári tételeket, addig utóbbi egységesen maradandó értékűként kezeli ezeket a dokumentumokat. A magánkereskedői igazolványok a következő, ebbe a kategóriába sorolt forrástípus. Ezen irattári tétel esetében az 8/1973 MTTH utasítás szerinti besorolás (22L0) és a 2/1984 MTTH utasítás szerinti értékelés 22L2 (öt év után selejtezhető) drasztikus mértékben eltérő szemléletet tükröz. Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervéről rendelkező 78/2012. BM rendelet az L113 tételben határozza meg ezeknek a dokumentumoknak az őrzési idejét: „Működési engedély köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, zenés, táncos rendezvények rendezvénytartási engedélyezése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei”. A jogszabályalkotó ehhez az irattári tételhez tíz év őrzési időt rendel. A kormányhivatalok irattári tervét szabályozó, 2015-ben megjelent MvM utasítás a „B 131 10” tételt nevesíti: „Üzletek működésével, belkereskedelmi és szolgáltató tevékenység folytatásával kapcsolatos ügyek (engedélyezés, nyilvántartás vezetése, bezárás, bejelentés, ellenőrzés)”. Az ide tatozó iratok tíz év után selejtezhetők. Az iparjogosítványokhoz hasonlóan egyes levéltárak korábbi gyakorlatának megfelelően, a tanácsi fondok lezárása érdekében ezek az iratok is levéltárba kerültek. Az elképzelés az volt, hogy majd a levéltárban selejtezik ezeket a tételeket, az iratok válogatás nélküli megőrzését ugyanis nem vélték szakmailag indokolhatónak. A levéltári selejtezések során e tételek esetében is mintavételezéssel emelnek ki maradandó értékűnek ítélt ügyiratokat. A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár egységesen selejtezendőnek ítéli ezeket az iratokat, a Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára pedig ‒ szintén egységesen ‒ maradandó értékűnek tartja ezeket a dokumentumokat. A működési engedélyek megítélése alapvetően különböző az 1973-as és az 1982-es jogszabályban. Előbb maradandó értékűnek, majd pedig öt év után selejtezhetőnek lettek nyilvánítva. A 78/2012. BM rendeletben nevesített L113-as jelű irattári tétel („Működési engedély köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, zenés, táncos rendezvények rendezvénytartási engedélyezése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei”) tíz év után selejtezhető. Egyes levéltárak korábbi gyakorlatának megfelelően a tanácsi fondok lezárása érdekében ezen iratok levéltárba kerültek azzal, hogy majd a levéltárban selejtezik azokat, mivel nem látják indokoltnak az iratok válogatás nélküli megőrzését. A levéltári selejtezések során mintairatokat emelnek ki az egyes irattári tételekből. A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár kiselejtezi ezeket az iratait, a soproni levéltár pedig egységesen „0”-ásként kezeli ezeket a dokumentumokat.