Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

Káli Csaba 10 Már a „társulás” szó is megtévesztő lehet, hiszen ez mögött többfajta tartalom is meghúzódhat, de ez alkalommal kifejezetten az állandó – és nem az egy konkrét feladatra ad hoc jelleggel – felállított társulásokra irányítanám a figyelmet. Már a szervnyilvántartásba felvett név megválasztásánál is gondok merülhetnek fel, de ahogyan az önkormányzatoknál sem alapvetően az önkormányzat, hanem annak hivatala, úgy itt sem a társulás, hanem annak munkaszervezete vagy irodája képezte a maradandó értékű iratokat. A múlt időjű fogalmazás nem véletlen, hiszen a járások megalakulásával ezek a szervezetek lényegében elvesztették szerepkörüket, de nem feltétlenül szűntek meg. A jogszabályok lehetővé teszik, hogy az önkormányzatok, bizonyos – a korábbiakhoz képest lényegesen redukáltabb – feladatkörben alulról jövő kezdeményezéssel fenntartsák ezeket a kistérségi szerveződéseket, viszont az esetleg változatlan név mellett már korántsem biztos, hogy ebben az új minőségében a kistérségi munkaszervezet értékhatár feletti iratokat fog a jövőben is produkálni. Ahol 2013. július 1. után is megmaradtak/megmaradnak ezek a munkaszervezetek, ott tételesen meg kell vizsgálni, hogy a megváltozott funkció indokolja-e továbbra is az értékhatár feletti szervként való nyilvántartást. A következő példa a tűzoltóságok és a katasztrófavédelem szervezeti kereteiben végbement változások értékhatár-vizsgálatot igénylő szervnyilvántartási kérdését veszi górcső alá. A tűzoltóságok és a polgári védelem „ernyőszervezeteként” 2000-től felálló katasztrófavédelmi igazgatóságok szervezeti rendjében a tűzoltóságok, mint de jure önkormányzati szervek jelentek meg. 2012. január 1-vel az új szaktörvény alapján a tűzoltóságokat államosították.9 Három hónappal később az államosított tűzoltóságok beolvadtak a megyei katasztrófavédelmi igazgatóságokba és az egykori tűzoltósági székhelyeken, rendszerint azok épületeiben létrejött katasztrófavédelmi kirendeltségek alárendeltjei lettek. Mindezek tükrében két kérdés adódik, ami már csak helyszíni vizsgálattal dönthető el. Az egyik, hogy technikai értelemben érdemes-e külön szervként nyilvántartani a tűzoltóságokat, illetve ha igen, akkor a katasztrófavédelmi kirendeltségek tükrében keletkeztetnek-e maradandó értékű iratokat vagy minden ilyen ügy a kirendeltségeken csapódik le? E kérdéskörnél maradva, de a szervezeti átalakulások okozta aktualitásoktól kissé távolodva, az értékhatár és szervnyilvántartás összefüggésében a félig-meddig már a civil szférába tartozó szervtípusokra térnék át, nevezetesen a kamarák, alapítványok, egyesületek problematikájára. E kérdés aktualitását az adhatja, hogy éppen időszerűvé válik az idetartozó, értékhatár felettinek titulált szervek iratainak átvétele. Az 1990 után újraalakult kamarák esetében nincs olyan éles választóvonal, ami mentén az értékhatárhoz való viszony egyértelműen definiálható lenne. Véleményem szerint az Ipari és Kereskedelmi Kamara, valamint az egykori Agrárkamara (újdonsült nevén: Nemzeti Agrárgazdasági Kamara) megyei szinten is egyértelműen vonal felett helyezkedik el. Az ügyvédi, mérnöki, építész és orvosi kamarák esetében már nem mernék ilyen egyértelműen fogalmazni, itt minden esetben tételes vizsgálat szükséges, a többi kamara – lépett új önkormányzati törvény (2012. évi CLXXXIX. tv.) újraszabályozta a helyi önkormányzatok társulási lehetőségeit, egyúttal hatályon kívül került az említett két korábbi törvény is. 9 2011. évi CXXVIII. tv. a katasztrófavédelemről és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról.