Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

A közigazgatási és intézményi szerkezet átalakításából adódó feladatok... 11 megyei vonatkozásba – pedig már szinte biztosan nem üti meg az értékhatár feletti szintet, ha egyáltalán beszélhetünk érdemi iratkezelésről az esetükben. Az alapítványok kapcsán is többszempontú vizsgálatot kell végeznünk az értékhatárral kapcsolatban. Elsősorban a közalapítványokat kell vizsgálnunk, amelyek nem egy esetben „kvázi-közigazgatási” feladatokat is ellátnak. Közvetlenül a rendszerváltás után, 1990–1991 tájékán hozták létre minden megyében a vállalkozásfejlesztési alapítványokat, melyek közel negyedszázados működésük során értékes forrásait rejtik egy térség mikro-, kis- és középvállalkozásainak. Több olyan oktatással kapcsolatos közalapítvány is működik, amelyet lényegében a közigazgatásból, azon belül is az önkormányzati igazgatásból „szerveztek ki”. A különböző megyei szintű gyermek és ifjúsági közalapítványok a közoktatás oldalvízén tevékenykedve keletkeztethettek értékes iratokat is, hasonlóan a városi és megyei felsőoktatási profilú közalapítványokhoz. Ez utóbbiak különösen olyan térségekben, településeken számíthatnak nagyobb (levéltári) érdeklődésre, ahol a felsőoktatásnak ritkábbak a hadállásai, minekutána az adott megye vagy (kis)város lényegesen nagyobb figyelmet szentel(t) a meglévő felsőoktatási egységeknek. Ez esetben már nem feltétlenül az iratok abszolút értékét, hanem a relatív, úgynevezett helyi értékét kell figyelembe venni az esetleges levéltári értékhatár megállapítása során. Külön kategóriát képeznek azok az (köz)alapítványok, amelyek (köz)intézményeket működtetnek. Ilyen esetekben előfordulhat, hogy nem is az intézmény, hanem az alapítvány iratai között találjuk meg az érdemi, releváns iratokat. Az egyesület látszólag, fogalmilag a civil szféra részét képezi, de itt is vannak átmeneti zónák a valódi civil élet és az intézményesített „hivatalosság” között. A Zalai Falvakért Egyesületet például 1990-ben hozták létre, székhelyét a megyeházára jegyezték be, ami már önmagában árulkodó jel. Szerteágazó és eredményes tevékenységének egyik szegmense a falugondnoki hálózat működtetése, amely már szinte közintézményi feladatokat takar. A helyi érték figyelembe vétele az ilyen szerveződéseknél különösen fontos, még ha csak mintavételezési céllal vizsgáljuk is őket. Utolsó gondolati körként, visszatérve egyúttal a közigazgatási és intézményi átalakulásokhoz, néhány személyes tapasztalatot szeretnék megosztani az új iratképző szerveknél 2013-ban végrehajtott ellenőrzésekkel kapcsolatban. Kifejezett szándékunk volt, hogy amennyire csak lehet, ismerjük meg az illetékességünkbe került új és főként új típusú iratképzőket. Úgy gondoltuk, nem haszontalan, ha „rápillantunk” a kezdő lépésekre, a saját tapasztalatszerzés mellett szaktanácsadással is segítve az iratkezelési munka beindulását. Az MNL Zala Megyei Levéltárának öt éves ellenőrzési tervében 2013-ban területileg a Nagykanizsai járást ütemeztük be, így ezen a terepen találkoztunk fizikailag is az újdonságokkal. Mielőtt bárki is előítéltektől terhelten azt gondolná, hogy ezek az új járási és egyéb hivatalok technikai ellátottságukat illetően nem hagynak maguk után kívánnivalót, és minden földi jóval el vannak látva, azokat ki kell ábrándítanom. Közepes, vagy annál gyengébb reprezentativitású épületeket, kifejezetten igénytelen, spártai elhelyezési körülményeket kell elképzelni. Többször még az átlagos levéltári viszonyokat is alulmúló fizikai állapotok jellemezték azokat az egységeket, amelyeket volt szerencsénk meglátogatni, ellenőrizni. Az első fő probléma is e méltatlan elhelyezési körülményekből adódott, nevezetesen az irattárul szolgáló helyiségek elégtelen, minimalista kialakítása miatt. A járási hivatal szakigazgatási szerveinek jó része – önmagában racionálisnak tekinthető módon –