Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

A közigazgatási és intézményi szerkezet átalakításából adódó feladatok... 9 összekötve ezt a permanensen jelentkező igényt egyes helybeli óvodák megszűnésével, élve az alkalommal pár év alatt átvettük egy normál városi, egy módszertani városi, egy normál községi és egy nemzetiségi községi óvoda iratállományát. Úgy gondoltuk ezzel megfeleltünk ennek a társadalmi oldalról jelentkező igénynek. A szervezeti átalakulásokkal összefüggő értékhatár-vizsgálat kapcsán az alábbiakban, példálózó jelleggel, olyan „szürke zónába” tartozó szervtípusokról, szervekről lesz szó, amelyek esetében nem lehet azonnal, az íróasztal mellől eldönteni az értékhatár szempontú hovatartozásukat, hanem típusonként, illetve tételesen vizsgálni kell őket. A Klebelsberg Intézményfenntartó Központ létrehozásával a közoktatás területén egy eleddig páratlan centralizációs folyamat ment végbe, melynek során a korábban önállóan működő intézmények, beolvadva a fenti mamut-intézménybe, jogilag ún. feladatellátó helyekké váltak. Itt jegyezném meg, hogy ez véleményem szerint – már csak nyilvántartás-technikai értelemben sem – nem ok arra, hogy az iskolákat töröljük a szervnyilvántartásból és pusztán a tankerületeken keresztül tartsuk őket nyilván az illetékességi körbe tartozó iratképző szerveink között. De visszatérve az iskolai centralizációra, volt ennek a folyamatnak egy lényegesen kisebb reflektorfényt kapott decentralizációs vetülete is, amely számunkra az értékhatár-elemzés szempontjából érdekes lehet. Tudvalevő, hogy az 1980-as évektől kezdődően, akkor is a korszerűsítés jegyében, sorra hozták létre az iskolák köré integrált általános művelődési központokat, melyben rendszerint egy könyvtár és művelődési ház, esetenként óvoda, illetve bölcsőde, valamint különböző gazdasági egységek (pl. konyha és hasonlók) kaptak helyet. Ezek a szerveződések ebben az új felállásban kényszerűen dezintegrálódtak, de egy másik rendezőelv mentén újraszerveződ(het)tek. Levéltári szempontból az egykori ámk-kba szerveződött nem iskolai egységek iratai így különkülön irrelevánsak voltak, de esetleges új szervezeti formájukban már nem biztos, hogy figyelmen kívül lehet hagyni őket. Zalaegerszegen például az elmúlt évtizedekben a városhoz csatolt környező falvak iskoláihoz egykoron odaszervezett művelődési házak és könyvtárak kötelező leválasztása révén, ezen egységekből létrehozták a Zalaegerszegi Városrészek Művelődési Központja nevű új intézményt 2013. augusztus 1-től. A korábbi részegységek ezen új minőségű formációja esetében már korántsem olyan egyértelmű, miszerint csakis értékhatár alattinak gondolt iratok keletkeznek itt, így azt mindenképpen vizsgálni kell. Egy iratképző életében nem egyszer előfordulhat, hogy azonos név mellett újabb feladatokat kap. Így „lopakodó módon” ez által válik értékhatár felettivé, de természetesen ennek az ellenkezője is megtörténhet, vagyis vonhatnak el tőle hatáskört, amit nem mindig tükröztetnek a nevében és más szervezeti változásban, minekutána észrevétlenül értékhatár alá csúszhat az iratképző szerv. Az ilyen jellegű változások nyomon követése a legnehezebb, ennek figyeléséhez és folyamatos (értékhatár alapú) elemzéséhez már igencsak komoly energiákat kellene mozgósítani. Tanpéldának az 1997-től fokozatosan kialakuló többcélú kistérségi társulások8 munkaszervezetét választottam. 8 1997. évi CXXXV. tv. a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről. 2004. évi CVII. tv. a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásairól. Utóbbi törvény konkrétabb keretekbe helyezte a többcélú kistérségi társulásokat, egyúttal kibővítve azok feladatkörét is. A 2013. január 1-jén hatályba