Iratértékelés, illetékesség

Fehér Csaba - Nagy Sándor - Tasnádi Ákos - Sarusi Kiss Béla: Selejtezési mintajegyzék készítése a Pesti Központi Kerületi Bíróság irataihoz. Lehetőségek és korlátok, tapasztalatok és problémák. LSZ 61. (2011) 4.

Fehér Csaba — Nagy Sándor — Tasnádi Akos —-Sarusi Kiss Bé/a megmaradjanak, másrészt hogy ne a fentihez hasonló „tömegügyekkel" töltsük meg a levéltári raktári polcokat. A selejtezési mintajegyzék összeállítása A felmérés során szerzett tapasztalatok végül egy, a korábbihoz képest, „rugalmasabb" selejtezési mintajegyzék kidolgozására indítottak. A metódus alapvetően persze nem változott, amennyiben az ügycsoportok zöménél továbbra is a mechanikus mintavételt kombináltuk kiegészítő kiválasztási szempontok megadásával. Lényeges eltérés viszont, hogy, a korábban generálisan kért 10% mechanikus mintavétellel szemben, ezúttal ügycsoportonként mérlegeltük, s külön adtuk meg a mechanikus minta arányát. Az sem mellékes, hogy ha ez az arány változott, soha nem nőtt, hanem minden esetben mérséklődött. Ez a mozzanat elsősorban a büntető ügyeknél eredményezte a mechanikus minta terjedelmének csökkenését: a fiatalkorú és a magánvádas ügyek kivételével, a további büntető peres (közvádas) ügycsoportoknál csak 5%-os mintára tartottunk igényt. A büntető perek kapcsán kiegészítő szempontokat is nehezen tudtunk megadni: mindenesetre rendszeresen a politikai érintettséget, a sajtóvisszhangot, avagy az adott cselekmény körül burjánzó korabeli társadalmi diskurzust jelöltük meg ekként. A polgári perek esetében általában 10% a mechanikus mintavétel mértéke. Kivétel ez alól a házassági-családjogi perek ügycsoportja (5%), de itt fontolóra vettük, hogy a vonatkozó jogszabályt visszahatólag alkalmazva valamennyi jogerős válóperes (továbbá apasági és származásmegállapítási perben hozott) ítéletet átveszünk, illetve hogy a megadott kiegészítő szempontok (konfliktusos, vagy közszereplők részvételével folyt bontóperek) a mechanikus mintán felül várhatóan több száz további akta beszállítását fogják eredményezni. A gazdasági peres ügyek esetében viszont már tényleg el kívántuk kerülni, hogy nagy mennyiségű, érdektelen akta kerüljön a levéltárba. (Az évenkénti első száz ügy a gyakorlatban 2-3%-os mintának felel meg, az iratselejtezést végzők számára azonban jelentős könnyítés, hogy nem kell több ezer ügyet megmozgatni). A gyermektartással kapcsolatos ügyek csoportjánál alkalmazott metódus némileg megtévesztő, mert itt valójában nem keletkezett évi száz ügy sem (vagyis, a megadott kivételektől eltekintve, mindent kérünk). A nemperes ügyeket (akár polgári, akár büntető ügyszakban keletkeztek) már korábban értékhatár alattinak minősítettük, és jórészt — mintavétel nélkül - engedtük kiselejtezni. Hasonló álláspont alakult ki a még meglévő ügycsoportok (pl. hirdetmények, fizetési meghagyások, idegenrendészeti ügyek) tekintetében. Az egyik kivétel a holttá nyilvánításokhoz kapcsolódik: ezekből a kiemelkedő jogbiztosító értékű ügyekből nem csupán - az OIT 4/2002. által előírtakat a mintára alkalmazva — a határozatot, hanem a benyújtott kérelmet (és mellékleteit) is megőrzendőnek ítéltük. A másik a külföldi gyermektartással kapcsolatos, fajsúlyos (nemzetközi jogi vonatkozásokat felvető) ügyek csoportja. Az egy évtizeddel korábban született selejtezési mintajegyzékekhez képest első pillantásra talán nem éppen előremutató, viszont elkerülhetedennek tűnt az önmérséklet a kiegészítő kiválasztási szempontok megadásánál. Eleve kétséges, hogy a selejtezést végző bírósági dolgozó a levéltárosok által kiadott cizellált szempontrendszert érvényesíteni tudja vagy akarja akkor, amikor másodpercek alatt kell dönteni egy adott ügyirat sorsáról. De ha ehhez ráadásul egy olyan aktát kell(ene) átnéznie, amelynek majdnem minden egyes lapja egymáshoz van tűzve, valószínűleg nem fogja, vagy nem tudja jól megtenni. Ezért igyekeztünk csak olyan szempontokat megjelölni, amelyeknek már az iratborítón található információk, illetve az ügy fizikai jellemzői alapján eleget lehet tenni, és ezen túlmenően legfeljebb (pl. közszereplők felismerésénél) a selejtező intelligenciájára és tájékozottságára apelláltunk. A terjedelem leszorításának másik fontos eszközeként, a mechanikus mintavétel differenciált mértékű alkalmazása mellett, a levéltári átvételre szánt akták részselejtezését 22