Iratértékelés, illetékesség

A köziratok levéltári értékelésének kérdései. Szerk. Lakos János. • 2002. [MOL]

(földhivatalok), másrészt a szervezet felépítését követi, tehát az egyes osztályoknak állapít meg tételszámokat (Országos Mezőgazdasági Minősítő Intézet). Ha összehasonlítjuk a hét irattári tervben az egyes azonos tételek őrzési idejét, meglepő eredményekre jutunk, még az olyan alapvető doknmentumoknál is, amelyeknél már közmegegyezés született. Például a fegyelmi ügyekkel kapcsolatban a következő őrzési időt állapítják meg: földhivatalok 10 év, földművelésügyi hivatalok, növényegészségügyi állomások, állategészségügyi állomások 20 év, erdészeti szolgálat 50 év, Mezőgazdasági Minősítő Intézet, Országos Borminősítő Intézet "Nem selejtezhető" kategória. Hasonló eltérések találhatók a jutalmazási ügyeknél és a munkaviszony alapirataival kapcsolatban is. Ha végignézünk a nem selejtezhető tételeken, általában megállapítható, hogy mindegyik szervtípusnál törekednek a működésre vonatkozó alapvető dokumentumok megőrzésére. Azonban néha érdekes dolgok adódnak: a földhivataloknál a vezető dolgozók minősítését 75 évig őrzik, a munkaterveknek, előterjesztéseknek, beszámolóknak az őrzési ideje 10 év, és ezeket nem sorolják a levéltárba adandó iratok közé. Ezzel szemben az évközi statisztikai kimutatásokat a nem selejtezhető kategóriába sorolják, és 15 év után levéltári átadásra szánják. Az Állami Erdészeti Szolgálatnál a 47a tétel alatt a következő felsorolás található: baleseti jelentések és statisztika, munka- és védőruha ügyek iratai, munkavédelem. A selejtezési idő 10 év, mellette a levéltárba adás ideje 15 év. Érdekes lehet, amint a 10 év őrzési idő után kiselejtezett iratokat 15 év múlva átadják a levéltárnak. Egyébként, ha a baleseti jelentésekre és statisztikákra esetleg igényt is tart a levéltár, de a munka- és védőruha ügyek irataira semmiképp. Nem indokolt például, hogy a megyei földművelésügyi hivatalok a szakember támogatási ügyek iratait (21. tétel) levéltárba adandónak tartják. Az Országos Mezőgazdasági Minősítő Intézet irattári tervében a szakmai továbbképzés ügyei (ó.tétel) szintén levéltárba adandóak. Húsz év után levéltárnak szánják a következő iratokat: "Bemutató, bírálat, tanácskozás, kiadvány, fajtaismertető, szórólap" (95. tétel) A példákat tovább lehetne sorolni... Az állategészségügyi és élelmiszer-ellenőrző állomások irattári tervének 20. tétele a következő: "Az állomás megyei levéltárral és iratkezeléssel kapcsolatos ügyei". 15 év után ezeket az iratokat levéltárba kell adni, holott ez tipikusan tükröződő irat. Ez a