LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Kocsis Piroska: Hatvanéves a csoportszámos iktatás. Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. 57-71.
Kocsis Piroska Botár Olivér, a rendszer alapvetését taglaló kötetében nagy reményeket fűzött az általa kidolgozott iktatási rendszerhez, és bízott abban, hogy rendszere „remélhetőleg sokszázezer munkaóra megtakarítását fogja lehetővé tenni.” Könyvének előszavában büszkén hirdette, hogy „Nincs a magyar közigazgatásnak olyan ága, melyet e gyűjtemény fel ne tárna, melynek fontosabb alapvető ügyeit, ügyköreit, hivatalait, hatóságait és fontosabb ismétlődő rendszeres tevékenységeit szabatos logikai sorrendben ne ismertetné, meg ne világítaná és hozzáférhetővé ne tenné.”17 Ez a kijelentése azonban nem fedte a valóságot, mivel a rendszer nem tudta követni a közigazgatás változásait, különösen az államszervezet átalakulásának idején, mivel a számrendszer kidolgozása során nem tértek ki sok olyan ügyre, amely a „szocialista típusú” államigazgatásban előfordult. Időközben új minisztériumok jöttek létre, a közigazgatási számrendszer azonban a polgári közigazgatás szervezeti beosztására, a létrehozásakor működő 12 főhatóságra épített, s ezen túlmenően gyakorlati használatát széttagoltsága és gyakran logikátlan csoportosítása is bonyolulttá tette. Emellett gyakorlati tapasztalatszerzés sem előzte meg bevezetését, ami szintén sok zavart okozott. így már korán felmerült az igény a számrendszer átdolgozására, de menet közbeni sok módosítás is nagymértékben nehezítette az ügykezelést. rolásból is látható, a közigazgatási számrendszer a decimális rendszert nem következetesen alkalmazta, az osztályokat az első számjegy jelöli, de három esetben a második számjegyet is felhasználták. Az utolsó osztályban a többivel ellentétben öt számjegyet használtak. A rendszerben a második (az említett három esetben a harmadik) számjegy az alosztályt, az utolsó két számjegy az ügycsoportot jelölte. A közigazgatási osztályok további tagolását is előre kidolgozták, ettől eltérni nem lehetett. Egy példa a további tagolásra: 3.000 Szociális gondoskodás, egészségügy. A Betegellátási főosztály az alábbi rendszámokat használta a kórházakra vonatkozóan. 3410 Betegellátás, kórházak (általános és elvi ügyek); 3411 Kórházai alkalmazottak személyzeti ügyei; 3412 Állami kórházak; 3413 Közületi kórházak; 3414 Magánkórházak; 3423 Kórházi ápolási díj ügyek; 3425 Kórházi adatgyűjtés. A 3412-es rendszámot pl. a kórház nevének rövidítéséből képzett betűjelzéssel tagolták tovább: 3412-BRre - Budapesti Reuma Kórház; 3412-Bre-1-1949 Budapesti Reuma Kórház szervezése; 3412-Bre-7-1949 Központi fűtés helyreállítása. (BOTÁR, 1949.) 17 Uo. 5. 18 Ez azt jelentette, hogy minden, az adott szervnél előforduló ügycsoport számára külön, a megfelelő rendszámmal ellátott ügynyilvántartó lapot nyitottak. Az ügynyilvántartó lapokra iktatták az egyes ügyek iratait, azok beérkezési sorrendjében. Ugyanakkor egy sorszám alatt csak négy iratváltás nyilvántartására volt mód, ha az adott ügyben ennél több iratváltás történt, akkor iratjegyzéken folytatták az ügy iratainak iktatását, alszámos rendszerben. Az iratjegyzékek a kartonok mellett nem fértek el, így azokat az iratok mellett tárolták, egyidejűleg a kartonokra „lásd iratjegyzék” utalást vezettek. Az új rendszerben a legnagyobb változást az jelentette, hogy a napló szerű, iktatókönyvbe történő iktatás megszűnt, helyette a tárgyak szerinti, illetve jelzőszámok („rendszámok”) szerinti iktatást vezették be.18 Az ügynyilvántartó lapokon történő iktatás lapjait a rendszámok növekvő rendjében, dobozokban helyezték el, és az egyes osztályok nyilvántartó lapjai közé elválasztó lapokat tettek az osztály, valamint az alosztályok rendszámának és címének feltüntetésével. A nyilvántartás rendszere és az irattári rendszer tehát azonos volt. E nyilvántartás feleslegessé tette mutatók készítését, mivel a nyilvántartásban és magában az irattárban elvileg bárki eligazodhatott. A rendszer hiányosságai közé tartozott, hogy csak a minisztériumokban és a nagyobb ügyforgalmú hivatalokban vezették be, így az alapja nem volt tiszta tizedes rendszerű, mert tulajdonképpen 14 főcsoporttal kezdődött és nem alkalmazta következetesen a decimális rendszert (az osztályokat hol az első, hol az első és a második számjegy együtt jelölte). A tárgy szerinti alapügy kiválasztása nehézkessé, országos szinten - a sokféle egyéni értelmezés miatt - megbízhatatlanná vált. Az iratok besorolásának pontossága nagyban függött az egyes ügyintézők felkészültségétől, szakmai hozzáértésétől. Bonyolultsága miatt az ügyviteli alkalmazottak nem ismerték kellőképpen sem a nyilvántartás, sem az irattározás folyamatát, ezt bizonyítják a tévesen besorolt iratok sokasága, melyek a későbbiekben lehetetlenné tették azok megtalálását, s nem hagytak elég időt arra sem, hogy az új igazgatási rendszer ügykezelését a munkatársak elsajátítsák. A levéltárosok is bírálták a rendszert, hiszen „levéltári közreműködés nélkül került be60
