LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Kocsis Piroska: Hatvanéves a csoportszámos iktatás. Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. 57-71.
Hatvanéves a csoports^ámo s ikt at at ás vezetésre 1949/50-ben”, ugyanakkor nem volt figyelemmel a kalendárium! évre, az időegység háttérbe szorult, s a tárgyi tagolás rendjének évtől független kiépítésére törekedett.19 19 Borsa, 1954. 49. 20 Házi Árpád (1908—1970), szabómunkás, politikus. 1951. április 20-tól 1952. november 14-éig belügyminiszter. 21 MNL OL XIX-A-83-a-398/8. 1951. augusztus 24. 22 Paul Marie Ghislain Otlet (1868 —1944) belga jogász és könyvtártudós, valamint Henry La Fontaine (1853—1943) jogász fejlesztette ki az amerikai Melvil Dewey tizedes osztályozásából azt a katalogizálási rendszert, amely az Egyetemes Tizedes Osztályozás (ETO) elnevezést kapta. A rendszer felsorolta az összes lehetséges témakört és annak al-témaköreit, és ezekhez kódszámokat rendelt. Mindketten egy világkönyvtár létrehozását támogatták, és ők voltak a Nemzetközi Bibliográfiai Intézet megalapítói. 23 VARGA, 1952. 10. 24 Gárdonyi, 1927. 257. 25 Az irattárak tudományos osztályozásának a gondolata a hollandoktól származik, akik irattáraikban ugyanazt a tizedes szakrendszert honosították meg, ami a könyvtárakban is használatos. 26 Gárdonyi Albert (1874—1946). Pályáját könyvtárosként kezdte az Országos Széchényi Könyvtárban, majd 1911-től a Fővárosi Levéltár munkatársa, 1914—1935 között vezetője. Kutatásai segítségével találták meg 1913-ban a magyar jakobinusok sírját. A közigazgatási számrendszeren alapuló iktatási és irattározási rendszer tehát nem érte el eredeti célját, mivel az iratok útjának egyszerűsítését és áttekinthetőségét nem tudta megvalósítani. Ugyanakkor az iktatásban elkövetett hibák és a merev strukturális elv is hozzájárult bukásához, ami szükségessé tette a rendszer átdolgozását, helyesbítését. Há^i A/páeP} belügyminiszter 1951. augusztus 21-én előterjesztést készített a Minisztertanácshoz, melyben a 402/23/1950. N. T. számú határozatával elrendelte a közigazgatási számrendszer átdolgozását „az érdekelt miniszterekkel, a Népgazdasági Tanács titkárságával és az Országos Tervhivatal bevonásával”. Ugyanakkor indítványozta, hogy a „sok félreértésre okot adó „»Közigazgatási számrendszer« elnevezés helyett az egyszerűbb és a célt jobban kifejező »Csoportszám» elnevezés” használatát.21 A Botár-féle rendszert tehát 1951-ben átdolgozták, és továbbfejlesztett változataként vezették be a csoportszámos iratkezelést 1952-ben már minden államhatalmi és államigazgatási szervnél, intézetnél és intézménynél, a bíróságok és ügyészségek kivételével. Csoport számos iktatás A csoportszámos iktatás tudományos rendszerezője Paul Otlet 22 belga jogász és könyvtártudós volt, aki kidolgozta a decimális rendszernek iratkezelésre való alkalmazását. Rendszerét a tőkés fejlődéssel párhuzamosan kialakult bonyolult ügyigazgatásból menekülő ésszerűsítési törekvések keltették életre, mivel a kapitalista országokban olyan új iktatási formák után kutattak, melyek nagyobb áttekintést biztosítanak az iratok fölött. A könyvtári rendszerhez hasonlóan az irattári tizedes rendszernek is az volt a lényege, hogy „az illető iratképző szerv tevékenységét számba véve tervet készítsenek, amely az ügyeket tiszta tárgyi alapon tíz kategóriára, ezeket ismét tíz—tíz kisebb kategóriára bontja.23 Paul Otlet „Manuel de la documentation administrative” című, 1923-ban megjelent munkájában kifejtette, hogy a tízes számrendszeren belül megállapított fix számok az iratok iktatásánál „a szükségletnek megfelelően kisajátított keret számára eszközt biztosítanak”. Elméletében abból indult ki, hogy „a könyv és iratanyag között csupán alárendelt jellegű formai különbség van, s ennek következtében a könyvtárak számára elfogadott tizedes szakrendszer az irattárak osztályozásánál is joggal alkalmazható”.24 Ezen elmélet okfejtései alapján a decimális rendszert először a „Holland városok Szövetsége”25 vezette be 1923 táján, s azzal egyidejűleg, bizonyos módosításokkal, a Szovjetunióban is alkalmazni kezdték, majd a két világháború között egyes kapitalista országok (Belgium, Hollandia, Franciaország, USA stb.) is ezt az iktatási formát részesítették előnyben. Magyarországon a polgári korszakban is foglalkoztak a tizedes szakrendszer alkalmazásának gondolatával. Gárdonyi Albert2^ a Levéltári Közlemények hasábjain, 1927-ben megjelent „Re61
