LEVÉLTÁRTUDOMÁNY

Számítástechnikai adatok, adathordozók archiválása. Elemző tanulmány. Témafelelős Klein Róbert. • 1983. jún. [sz. n.]

Mégis, egyesek a feldolgozásra érkező anyagokat nem iratként, hanem egyéb szállítmányok módjára kezelik /VOLÁN/, nem iktatják.

A vizsgálat teljes körű felmérést természetesen nem végzett erről, igy csupán néhány jellemző, önmagában ugyan nagytömegű, de mégis csak példaként szolgáló irattipus sorsát említhetjük meg.

A mérlegbeszámolókat a vállalatok nyolc példányban kötelesek szétküldeni, egyebek közt a PM-nek és a PSZI-nek. A PM /Ellenőrzési Főigazgatósága/ a hozzá érkezett példányokról mikrofilmet vesz fel tartós tárolás végett. A PSZI, legalább két kópiában, mágnesszalagra rögziti a mérlegbeszámolók teljes adattartalmát/, megőrzi az egyedi, elemi információkat/; e szalagok közül egy példányt biztonsági okból a Pénzügyminisztérium épületében tároltatja, a többi példány a "szalagnyilvántartás" felügyelete alatt a számitóközpont szalagtárában van, amikor nem használják.

Ugyanez a mérlegbeszámoló beérkezik a felügyeleti szervhez, és a KSH-hoz is. A KSH főosztály továbbítja a KSH SZK-hoz, ott - ismét biztonsági kópiával - szalagra viszik, s a szalagtárban őrzik. /A többi eredeti másodlatot a mérlegbe-r számolóról nem követtük nyomon/. Úgy mondták, hogy a KSH SZK- hoz továbbított s a feldolgozás után az illetékes statisztikai főosztályhoz visszaküldött primer bizonylatot utóbbiak általában 2-3 éves tárolás után kiselejtezik.

Már az eddigiek is elégséges illusztrációt nyújtanak arról a többszöröződésről, amely már a bemeneti adatok fázisában bekövetkezik az egyébként esetleg nagy történeti értékű információkkal. Ha ez az ügyvitelben ésszerű is, archiválásban nem megengedhető.- 39 -