Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések
Kenyeres István: Budapest Főváros Levéltára stratégiai fejlesztési terve 2019–2023. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 5-34.
20 Levéltári Szemle 69. évf . 6.3. Adatbázis-építési stratégia Mivel a raktári nyilvántartások az őrzött anyag túlnyomó, kutatott része esetében rendelkezésre állnak, a levéltári feldolgozó munka az ennél mélyebb szintű feldolgozás irányába mozdult el. A BFL-ben a tömeges adatbázis-építés az 1990-es évek közepe-végének első adatbázisaival (pl. népbíróság) kezdődött, majd folytatódott jogszolgáltatási anyag MS Access-ben történő nagyarányú feldolgozásával. Ez utóbbiak esetében nem ügyiratközpontú, hanem az azokban szereplő személyekre koncentrálva kezdődött meg a nagyarányú adatfelvitel. 25 2015 óta a BFL-ben külön szabályzat alapján történik az adatbázisépítés, az abban foglaltaknak megfelelően minden adatbázist először meg kell tervezni, adatmodellt, kitöltési utasítást is kell készíteni, ki kell jelölni azt az eszközt, amiben az adatbázist készül. Ezt a dokumentumot az informatikai osztály is felülvizsgálja az adatok egységes bevitele, mentések és a későbbi migráció szempontjából, ezt követően minden adatbázisépítési utasítást a főigazgató hagy jóvá. Az iratszintű adatbázisok mellett a BFL-ben régóta épülnek névtér (authority record) típusú adatbázisok is, amelyekben a rekordok tárgya egy-egy természetes vagy jogi személy, illetve földrajzi objektum (telek). Az ezekben az adatbázisokban az egyes rekordokban elérhető információk, adatok több fondból, állagból és más külső hivatkozásokból (más levéltár, könyvtári és egyéb anyag) származnak. A 2000-es évek második felétől kezdtek elterjedni a gépelt szövegek feldolgozását már hatékonyan segítő optikai karakterfelismerési (OCR) megoldások. A BFL elsők között alkalmazta levéltári forrásokra az OCR megoldásokat és a kétrétegű PDF-ek előállítását. Ez utóbbi levéltári szempontból kiemelkedő nyeresége, hogy az eredeti dokumentum képét tesszük közzé az „alatta lévő rétegben” található felismertetett, kereshető szöveggel együtt. Jelenleg több mint fél millió oldalra tehető OCR állományunk döntő része elérhető az interneten. 2013 és 2018 között 210 ezer (ügy)iratot dolgoztunk fel évente, ami átlagosan 270 ifm-nyi iratanyag adatbázisba szervezését jelentette. Hozzá kell tennünk, hogy a rekordok kb. fele külső finanszírozásban, pályázati forrásokból készült el, e nélkül évi 70-80 ezer rekord készítése tervezhető csupán. Éppen ezért és az adatbázisok kiemelkedő szakmai haszna miatt is, nagyon fontos volna külső forrásokat is biztosítani erre a munkára. Mivel sajnos a Nemzeti Kulturális Alap (NKA) által biztosított források az elmúlt 2-3 évben jelentősen beszűkültek, így csupán egy-két célzott pályázat (I. világháború, holokauszt emlékév, 56-os évforduló), illetve a Magyar Országos Közjegyzői Kamara rendszeres és jelentős összegű támogatása tette lehetővé 25 Nagy Sándor: 19–20. századi társadalomtörténeti adatbázis építése Budapest Főváros Levéltárában. Korall, 2002. 10. sz. 217–222. Nagy Sándor – Nagy Ágnes: Társadalomtörténeti Adattár a neten. Elektronikus levéltári segédlet készítése Budapest Főváros Levéltárában. Korall, 2007. december. 204–217. Kenyeres István
