Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések
Hermann István (szerk.): Magyarország levéltárai, 2014. MLE, Bp. 2015. - A Magyarországi Evangélikus Egyház levéltárai (Kovács Eleonóra)
Nyilvántartásuk A gyülekezeti anyagokról az utóbbi néhány év folyamán új országos nyilvántartás készült, ami nagyban segíti a kutatást. Az egyházban 1951—52-ben, majd erre alapozva 1970-ben történt részletes adatszolgáltatás a levéltári anyagra vonatkozóan, ezt alapul véve 2007—2008-ban a Gyűjteményi Tanács új felmérést kezdeményezett, amelynek alapján kiderült, hogy a gyülekezeteknél kint lévő történeti értékű iratanyag mennyisége nagyjából megegyezik a levéltárban őrzöttel, ezért nagy figyelmet érdemel. A levéltári anyagok esetében elhelyezésük, terjedelmük, fizikai állapotuk mellett típusaikat (jegyzőkönyv, iktatott irat, lelkészi hagyaték stb.) is fel kellett tüntetni a felmérésben, megadni az őrzött anyakönyvek típusát és évkörét, az iratok rendezett vagy rendezetlen voltát, a legrégibb irat keletkezésének évét, az anyag segédlettel való ellátottságát, s hogy őriz-e az egyházközség esperesi iratokat. Rákérdeztek az iratok veszélyeztetett, károsodott voltára, annak mértékére, jellegére, a tárolás módjára, s az őrzési körülmények biztonsági fokára is. Külön felmérték a társult egyházközségek társ egyházainak, s a leány- és fiókegyházaknak is az anyagát, amennyiben külön iratanyaggal rendelkeztek. Az adatszolgáltatás egy példánya — akárcsak a korábbi felmérések anyaga — az EOL-ba került, a másik az iratanyagot őrző helyszíneken maradt. Az adatokban bekövetkezett változásokról pedig nyilvántartást vezet a Gyűjteményi Tanács. Ez jelentősen megkönnyíti a tájékozódást az országban őrzött, sokszor kevéssé ismert helyen található evangélikus gyülekezeti anyagokat illetően, kutatásukat e nyilvántartás teszi gördülékenyebbé. Az új felmérés jelentősége nemcsak abban állt, hogy feltérképezte a gyülekezeti iratanyagokat, azok állapotát, az információkat összevetette a korábbi felmérés eredményeivel (ellenőrizve a már dokumentált anyagok meglétét), s az új adatokat egy helyen egyesítette, megkönnyítve ezzel a kutatást, de szerepe volt abban is, hogy az adatszolgáltatásokat követően — 2008 óta az egyház saját berkein belüli, évente lezajló gyűjteményi pályázatok segítségével — számos helyen rendezni kezdték az iratanyagot egy ajánlott szisztémához igazodva. Szerkezetük A levéltári anyagok rendezésének alapelve az evangélikus gyűjteményekben — így a gyülekezeteknél is — nagyrészt a proveniencia elve, amelynek alapján az iratokat a származásuk szerinti rendben őrzik, s ha e rend megbomlott, azt igyekeznek helyreállítani. A gyülekezetek őrizetében lévő iratanyagok emellett belső tagolódásukat tekintve vagy korábbi, például 18-19. századi rendezések nyomát viselik magukon, vagy ahhoz a rendszerhez igazodtak, amelyet Sólyom Jenő professzor dolgozott ki az 1970-es években az EOL iratanyagait rendezve, s a kialakított iratcsoportoknál az egyházközségi iratfajtákat vette alapul. Ezeket az iratfajtákat sorolja fel a Gyűjteményi Tanács által megfogalmazott szakmai ajánlás, amely a gyülekezeti iratanyagok rendezéséhez készült, s megjelent az Útmutató az egyházközségi gyűjtemények kezeléséhez című kiadványban 2009-ben. Alapvető gyülekezeti irattípusok Az egyház iratanyagának nem csupán számbelileg, de jelentőségét tekintve is lényeges részét adják a gyülekezeti anyagok, amelyeket a lelkészi hivatalok őriznek. Itt találhatók az anyakönyvek eredeti példányai is, amelyekben nem egy esetben egyéb névsorokat is fellelhetünk. Elnéptelenedő gyülekezetek esetében került csak be anyakönyv a hat gyülekezeti levéltár valamelyikébe. Az anyakönyvekhez erőteljesen kapcsolódik az úgynevezett anyakönyvi mellékletek iratcsoport. Ezek többnyire a keresztelési, esketési iratok, halotti értesítők, halottvizsgálati jegyzőkönyvek és bizonyítványok, a kitérők és betérők iratai, igazolásai, különböző, a lelkész által kiállított tanúsítványok (születésről, házasság megkötéséről), vegyes házasságokról szóló kimutatások, válást igazoló iratok, bizonyítványok esketéshez, elbocsátó levelek, diszpenzációs iratok, névváltoztatások dokumentumai. A jegyzőkönyvek között az egyházközség közgyűlési jegyzőkönyveit és a presbiteri ülések jegyzőkönyveit (esetleg különböző bizottságok ilyen jellegű dokumentumait) találjuk. A 18—19. században szokásban lévő úgynevezett protocollumok (rendeleti könyvek) a világi és egyházi hatóságok rendeletéit rögzítették. A lelkészi hivatal iktatott és iktatatlan iratai a gyülekezetnek mint közösségnek az ügyeiről tartalmaznak elsősorban adatokat. Több helyen szerencsére megmaradtak az iratok betűrendes mutatói is, így könnyebb lehet az információk feltárása és összegyűjtése. A szolgálati könyvek között a lelkészi naplókat, határidőnaplókat, hitoktatási naplókat, templomi hirdetőkönyveket (lapokat) találjuk. Az úgynevezett gazdasági/háztartási iratok közé a főkönyvek, pénztári naplók, kartotékok és mellékletek, adóbevallások, költségvetések és zárszámadások, leltárak, gondnoki nyilvántartások, adókönyvecskék, adóívek tartoznak. A nyilvántartások között szerepelnek az egyháztagok névsorai, amelyek helyenként évente készültek, de számos más névsort is említhetünk: Kovács Eleon 118 119
