Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések
Hermann István (szerk.): Magyarország levéltárai, 2014. MLE, Bp. 2015. - A Magyar Nemztei Levéltár (Hermann István)
Az MNL létrejötte hangsúlyossá tette, hogy a jövőben meg kell teremteni az egyensúlyt a hagyományos levéltári alapfeladatok ellátása és a modernizáció által megkövetelt kulturális alapellátás biztosítása között. Az MNL közművelődési stratégiájának középpontjában a levéltári anyag megismerésére irányuló kulturális igények kielégítése áll. A Magyar Nemzeti Levéltár elmúlt két évének eredményei, amelyek szervesen támaszkodnak a tagintézmények évtizedes munkájára, szakmai tapasztalataira, reményeink szerint elősegíti, hogy Magyarország legnagyobb közgyűjteménye elfoglalhassa méltó helyét az ország kulturális életében. Elektronikus Levéltár Külön kell szólnunk az Európai Unió társfinanszírozásával megvalósult Elektronikus Levéltárról, amely — talán nem túlzás ezt kijelenteni — az elmúlt száz év egyik legjelentősebb levéltári beruházása volt Magyarországon. A 20. század utolsó évtizedeitől kezdődően egyre jelentősebb szerepet játszanak az iratképzés során az elektronikus iratok, illetve különféle digitális állományok. Ezzel a magyar levéltárak számukra eddig ismeretlen kihívásokkal kerültek szembe. Módszertani szempontból az irat fogalmának újragondolása, kiterjesztése a különböző formátumú elektronikus irattípusok — mint például az adatbázisok — irányába vált szükségessé. Technikai jellegű problémaként merül fel, hogy a kizárólag elektronikus formában létező iratok átvétele milyen feltételekkel, körülmények között menjen végbe, valamint mely technológia kiválasztásával valósítható meg optimálisan az elektronikus dokumentumok hosszú távú archiválása és megőrzése. A válaszokat a magyar levéltárügy az Elektronikus levéltár projekt keretei között igyekszik megtalálni. A projekt, amelyben konzorciumi partnerként a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt., Budapest Főváros Levéltára és az MNL vett részt, célja a köziratképző szervek működése során keletkezett maradandó értékű elektronikus iratok hosszú távú megőrzésének biztosítása, illetve az ehhez szükséges feltételrendszer kialakítása volt. A létrejött e-levéltári rendszer egyrészt alkalmas a hagyományos, papír alapú és az elektronikus iratok nyilvántartási adatainak egységes rendszerben történő együttes kezelésére, másrészt az elektronikus — beleértve ebbe a kizárólag elektronikusan keletkezett, valamint a digitalizált — iratok integrált tárolására és kezelésére is. A Levéltári Nyilvántartó Rendszer (LNyR) névre keresztelt alkalmazás — amely a svájci scopeArchivTM program adaptációja — tartja nyilván a levéltárak által őrzött iratállományt fennmaradási formájuktól (hagyományos vagy elektronikus dokumentum) függetlenül. Az iratok leírása és nyilvántartása a nemzetközi szabványok — EAD, ISAD(G) — figyelembe vételével történik. Az LNyR publikus adattartalma interneten keresztül érhető el az érdeklődők számára az Elektronikus Levéltári Portálon (ELP) keresztül ( www.eleveltar.hu ). A portál egységes felületén van lehetőség az MNL és Budapest Főváros Levéltára által őrzött levéltári egységek adataihoz való hozzáférésre, a bennük való keresésre. Ennek köszönhetően az ország általános levéltáraiban őrzött felbecsülhetetlen értékű iratkincs könnyen áttekinthetővé vált. Az elektronikus iratok átvételét és hosszú távú megőrzését az elektronikus levéltár egy másik eleme, az úgynevezett Safety Deposit Box (SDB) biztosítja. Az SDB lehetőséget nyújt az iratképző szervek számára még nem levéltárérett elektronikus irataik biztonságos irattárazására, valamint a szabványos iratátadásra, majd az átadott iratok központi archívumban való elhelyezésére. A levéltári megőrzésre átvett elektronikus iratok metaadatai szinkronizálásra kerülnek az LNyR adatbázisaival, így a felhasználók mindig a naprakész állapotot tekinthetik meg az ELP felületén. A projekt megvalósítására 2009 és 2013 között került sor. Mára megtörtént a legfontosabb nyilvántartások (a törzskönyvi nyilvántartás és a naplók) adatainak migrálása a korábbi rendszerekből, s folyamatban van az egyes irategyüttesekre vonatkozó levéltári leírások elmélyítése. Az MNL létrejöttének köszönhetően lehetőség nyílt arra is, hogy a Magyar Országos Levéltár és Budapest Főváros Levéltára mellett a megyei levéltárakra is kiterjeszthessük az Elektronikus Levéltár keretében létrejött fejlesztéseket. Az elektronikus levéltári rendszer részeként bevezetett scopeArchivTM levéltári nyilvántartó rendszer használatának megyei levéltárak részére történő kiterjesztése révén az MNL összes tagintézménye számára lehetővé vált a levéltári nyilvántartás nemzetközi szabványok szerinti vezetése és az Európai Levéltári Portállal történő adatcsere, másrészt az Elektronikus Levéltári projektben létrehozott informatikai infrastruktúra alapot biztosít a széleskörű és üzembiztos működéshez. A rendszer használatával mind a levéltáros szakma, mind az őrzött iratokat böngésző, azokból információkat gyűjtő kutatók és ügyfelek gazdagodnak. Az egyre jobban terjedő digitális környezetben az elkövetkező években szükségszerűen átalakul a levéltárhasználat módja, a kutató termekből, ügyfélszolgálati terekből egyre több fázis kerülhet át a virtuális térbe, megkönnyítve ezzel a felhasználók életét. Hermann I stván ■ Magyar Nemzeti L 12 13
