Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2020. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 71. (2021) 2. 5-17.
14 Levéltári Szemle 71. évf . készülhettek el. A korábban készült segédletek (repertóriumok, áttekintő raktári jegyzékek, különböző adatbázisok stb.) töredékesen tartalmazzák ugyan a szakmai követelményrendeletben megfogalmazott leírások bizonyos elemeit, mégsem felelnek meg annak teljes mértékben. Egyfelől a régebbi segédletek nagyon sokszor szabad szöveges leírások formájában készültek, így az ISAD/G szabványnak nem felelnek meg, másfelől pedig a R. szerinti adattartalom bizonyos elemei különböző helyeken „ elszórva”, csak töredékesen publikálva lelhetők fel. További problémát jelent a levéltárak számára a személyi erőforrás hiánya, mivel a fenti tartalmú leírások elkészítésére vagy összeállítására a közlevéltárak nem rendelkeznek szabad munkaerő-kapacitással. Fontos kiemelni ugyanakkor, hogy például Budapest Főváros Levéltára évek óta készít az ISAD/G szabványnak megfelelő leírásokat, a vizsgált időszakban ösz szesen 172 fond- és állagismertetés készült el 1977,8 ifm terjedelmű iratanyaghoz. Az elkészült ismertetők hozzáférhetők az e-levéltár portálon (www.eleveltar.hu ) keresztül. Hasonló leírások készítésére egyébként a már idehaza egyre szélesebb körben alkalmazott AtoM-szoftver (Access to Memory) is alkalmas, hiszen az megfelel a fenti nemzetközi levéltári szabvány követelményeinek. Az elmúlt években a hazai felsőoktatási levéltárak UNIVA-projektje (http://univa.mflsz.hu ), az egyházi levéltárak ARCA-portálja (https://arca.melte.hu ), illetve a városi levéltárak URBSA-adatbázisa (https://urbsa.hu/ ) egyaránt az AtoM-szoftver használatára épült, így a szakmai kö vetelményrendelet fenti előírásainak teljesítése nem ütközne technikai akadályokba. ■ Milyen levéltári adatbázisok készültek a vizsgált időszakban és milyen mennyiségben? Ezen a téren számos okból nagyon egyedi válaszok születtek a közlevéltárak körében. Egyrészt a kisebb közlevéltárak esetében excel-táblákon túlmenő adatbázisépítés nem alapozható az intézményi infrastruktúrára, sem pedig a munkatársak létszámára vagy felkészültségére. Bizonyos esetekben egy jól strukturált táblázatos adatfelvitel is tekinthető adatbázis-építésnek, nagyon gyakran azonban ezek az excel-formátumú adategyüttesek pusztán a korábbi word-táblázatok új megjelenési formái. A különbségtétel korántsem egyszerű és egyértelmű. További problémát jelent, hogy a nagyobb levéltári adatbázisok adott esetben már régóta épülnek és folyamatosan változnak, így a vizsgált időszakban, 2015 és 2019 között csak kisebb-nagyobb adatbővülés vagy dizájnváltás történt esetükben. A beérkezett válaszok alapján a közlevéltári szférában legkevesebb 290 különböző adatbázison vagy adatbázis-jellegű táblázaton dolgoztak a munkatársak, a rekordszám pedig több milliósra tehető. Cseh Gergő Bendegúz
