Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2020. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 71. (2021) 2. 5-17.
12 Levéltári Szemle 71. évf . nem sikerült elérni. A levéltári anyag selejtezése leggyakrabban duplumpéldányok, formanyomtatványok eltávolítását, valamint az iratmentések során selejtezetlenül beszállított iratanyagok „ tisztítását” jelentette. ■ Vezetik-e a levéltárban a R. 30. § (2) bekezdésben foglalt nyilvántartásokat? A R. fenti paragrafusa határozza meg a kötelezően vezetendő levéltári nyilvántartásoknak a körét: törzskönyvi nyilvántartás, gyarapodási napló, fogyatéki napló, letéti napló, fonddosszié, raktári nyilvántartás, kölcsönzési napló, illetve átmeneti napló. A szakfelügyelők ezen a területen meglehetősen kedvező tapasztalatokra tettek szert: a hazai közlevéltárak túlnyomó többsége, több mint 92%-a vezeti a fenti nyilvántartásokat még akkor is, ha némelyikükben akár éveken keresztül sem történik bejegyzés. Összesen négy olyan közlevéltárról tudni, ahol ezen nyilvántartási eszközök nem találhatók meg. Tovább javítja az arányt, hogy a néhány kivétel egyike a MOKK Közjegyzői Levéltár, amely esetében hosszú évek óta vitatott a 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet érvényessége is. Fontos kiemelni, hogy ez a kedvező statisztika nem jelenti azt, hogy e nyilvántartások mindenütt naprakészek lennének és pl. a fonddossziék esetében lefednék a teljes iratanyagot. ■ Amennyiben a R. 31. §-a szerint elektronikusan vezetik a nyilvántartásokat, teljesülnek-e az itt megfogalmazott követelmények? Továbbra is érvényes a szakfelügyelet azon korábbi tapasztalata – amelyet a mostani vizsgálat is megerősített –, hogy a fenti nyilvántartások elektronikus vezetésével kapcsolatos követelményeket elsősorban a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára által használt ScopeArchiv rendszer tudja biztosítani. A többi közlevéltár ezért praktikus okból elektronikusan használja nyilvántartásait, de azokat kinyomtatva hitelesíti és archiválja. ■ Teljesülnek-e a R. 32. § (2) bekezdésében megfogalmazott követelmények, amely szerint a közlevéltár az elektronikusan vezetett törzskönyvi nyilvántartást az MNL részére minden év február 28-áig átadja? A közlevéltárak közül a Magyar Nemzeti Levéltár tagintézményeiben és Budapest Főváros Levéltárában a ScopeArchiv rendszer alkalmazása révén ez a feltétel automatikusan teljesül, a többi intézmény 69%-a teljesíti az átadás követelményét. Az egész közlevéltári szférára vonatkoztatva ez az arány több mint 87%-os. Cseh Gergő Bendegúz
