Irányító és ellenőrző szervezetek

Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. 5-19.

16

Levéltári Szemle 69. évf

.

az iratkezelés ellenőrzése egyébként is szünetelt a vizsgált időszakban, vagy pedig a levéltár működését egyéb jogszabály határozza meg (Közjegyzői Levéltár). A hiányosságok leginkább a szabályos levéltári záradékolás elmaradásában jelentkeznek, de több levéltárban azt is valószínűsítik, hogy bizonyos szervek a levéltár értesítése nélkül selejtezik az irataikat.

■ Az iratanyag levéltári átadása megfelel-e a R. 12. §-ában, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 65. §-ában meghatározott követelményeknek?

A maradandó értékű iratok szabályszerű levéltári átadása több okból is csorbát szenved a hazai közlevéltárakban. Leggyakoribb ok, hogy a levéltár helyhiány miatt nem képes rendszeresen átvenni a levéltárérett iratokat bizonyos szervektől, esetenként már egyetlen szervtől sem. Az MNL öt megyei tagintézményében is arról számoltak be az intézményvezetők, hogy raktári kapacitás híján az iratátvételeket korlátozni vagy leállítani voltak kénytelenek. A többi közlevéltárban a tapasztalatok szerint az iratképzők vagy saját erőből, vagy a levéltár segítségével eleget tesznek az átadásra vonatkozó feltételeknek. A levéltári segítség általában a savmentes doboz biztosítását, szükség esetén a dobozolásban, segédletkészítésben vagy a szállításban való levéltári közreműködést jelenti.

■ Amennyiben a levéltár rendelkezik az elektronikus iratok átvételének feltételeivel, akkor érvényesülnek-e az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI.30.) EMMI rendelet erre vonatkozó előírásai?

Erre a kérdésre lényegében egységes nemleges választ kaptak a szakfelügyelők. Ilyen feltételeket jelenleg Magyarországon a scopeArchiv és a vele összekapcsolt Preser

vica archiváló szoftver, illetve a mögöttük álló központi tárolóhely tud biztosítani, azonban az érintett levéltárak napi gyakorlatában ilyen típusú iratátvételek nem szerepelnek, ezzel kapcsolatos tapasztalatok nem állnak rendelkezésre. Előfordul olyan intézmény (Pécsi Tudományegyetem Levéltára), ahol az elvi lehetőség és a megfelelő technikai háttér megvan már az elektronikus iratok szabályszerű archiválására, de tényleges iratátvétel ebben a formában nem történt még.

Cseh Gergő Bendegúz