Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. 5-19.
17 2019/2. ■ Amennyiben folytat magánirat-iratgyűjtési gyakorlatot az intézmény, milyen formában kerültek ilyen iratok a levéltárba az elmúlt öt évben? Ezekben az esetekben teljesültek-e a R. 15. §-ában szabályozott szerződéskötési követelmények? Mint azt az I. félévi vizsgálat kimutatta, a hazai közlevéltárak többsége vett át magániratot az elmúlt öt évben, az ezzel kapcsolatos adminisztráció vezetése azonban meglehetősen vegyes képet mutat. Leggyakoribb probléma (ez tizennégy közlevéltárban fordult elő), hogy a magániratok átvétele során a levéltár nem köt szerződést az átadóval, aminek következtében az iratok tulajdonjoga és későbbi használatának feltételei nem tisztázottak, így vitára adhatnak okot. A szerződés elmaradásának gyakori oka, hogy a levéltár nem is közvetlenül a tulajdonostól kapja meg az iratokat, hanem valamely közvetítő személyen vagy szervezeten keresztül; ezekben az esetekben a levéltárak nem mindig tudnak eljutni a vélhető tulajdonosig. Jelentős segítség a magániratok átvétele során, hogy az MNL 2013-ban kiadott Gyűjtőköri Szabályzata tartalmaz olyan szabályszerű szerződésmintát, amelyet minden hazai közlevéltár alkalmazni tudna saját gyakorlatában. ■ Amennyiben az elmúlt öt évben vett át letéti megőrzésre magániratot a levéltár, teljesültek-e a letéti szerződés tartalmi elemeire vonatkozó előírások a R. 16. § (3) bekezdése szerint? Mint azt az I. félévi jelentések összesítése mutatta, a közlevéltárak kétharmada egyáltalán nem vett át letéti iratot a vizsgált időszakban, a többi esetben azonban a szakfelügyelők a vonatkozó letéti szerződéseket a R. előírásai szerint megfelelőnek találták. A nyilvános magánlevéltárak ellenőrzése A nyilvános magánlevéltárak közül a fentebb említett 12 intézmény ellenőrzésére került sor 2018-ban. A szakfelügyelői jelentések alapján az ellenőrzött területeken az alábbiak állapíthatók meg. ■ Teljesülnek-e a levéltári anyag őrzésére, illetve a levéltári raktárakra vonatkozó, a R. 19. §-ában megfogalmazott követelmények, különös tekintettel a klimatikus viszonyok folyamatos ellenőrzésére, valamint az iratőrző helyiségek tűzvédelmi és biztonságtechnikai felszereltségére? Általánosságban megállapítható, hogy a vizsgált magánlevéltárakban változó színvonalon ugyan, de teljesülnek az iratanyag biztonságos őrzésére és szakszerű tárolására vonatkozó követelmények. Az ellenőrzött intézmények egyikében sincs ugyan klimatizált raktári helyiség, de a raktárak hőmérsékletét és páratartalmát egy levéltár Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról
