Irányító és ellenőrző szervezetek
Katona Klára: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2013. évi működéséről és az ellenőrzések tapasztalatairól.
3 Az iratkezelési szabályzatok és a selejtezési jegyzőkönyvek, valamint az iratkezelés helyszíni ellenőrzésének módja általában megfelel az előírásoknak, a megfogalmazott hiányosságok nem tekinthetők súlyosnak. A szervdossziék szúrópróba-szerű ellenőrzése után leszűrhető tapasztalat, hogy nem utalnak minden esetben az iratok tételbe sorolásának ellenőrzésére, és az iratkezelő szoftverekkel kapcsolatos egyes kérdésekre a válaszadás olykor nem teljes körű. Több esetben hiányzott a szerv levéltári anyagára vonatkozó információ (bár ez az adat más forrásból könnyen kinyerhető), vagy a szervtörténettel kapcsolatos dokumentáció. A Csongrád Megyei Levéltár esetében kifogásként felmerült, hogy az iratkezelési szabályzatok véleményezésének folyamata – mivel e-mailen és telefonon történik – nem követhető. Ez más levéltárban is előfordult, azonban nem minden szakfelügyelő kezelte hiányosságként. Több levéltárban a tárgyévben érkezett iratkezelési szabályzatokat csak a hasonló típusú szervek szabályzatainak beérkezése után helyezik a szervdossziékba. A Baranya Megyei Levéltár viszont az iratkezelési szabályzatokból önálló nyilvántartással rendelkező sorozatot alakított ki, amely gyakorlat megszüntetését az illetékes szakfelügyelő kérte. Hasonlóan egységes kép alakult ki a minősített anyagok átvétele és a letétek kezelése ügyében. 2009 után minősített iratot csupán a Somogy Megyei Levéltár vett át, de az Intézmény munkatársai a szükséges iratjegyzéket határidőre elküldték a Nemzetbiztonsági Felügyeletnek. A letétek kezelésével kapcsolatban a Győr-Sopron Megye Soproni Levéltárában emelték ki a letéti szerződések hiányát, a magánszemélyektől átvett iratanyagot vizsgálva a Csongrád és Nógrád Megyei Levéltárban fedték fel az átadás megfelelő dokumentáltságának elmaradását. A szervnyilvántartás, a szervellenőrzés gyakorisága, az iratátvételek ütemezése és a gazdasági szervek iratkezelésében való közreműködés terén azonban jelentős eltérésekre, illetve súlyos problémákra világítanak a jelentések. A szervnyilvántartás revíziója, aktualizálása még nem történt meg a Baranya, Csongrád (különös tekintettel a Szentesi Fióklevéltárra) Megyei Levéltárakban, Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában, továbbá a Nógrád, Pest, Vas és Veszprém Megyei Levéltárban. A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltárban folytatott gyakorlat (szervdosszié nincs, egy-egy iratkezelési esemény kapcsán keletkeztetett iktatószámon tartják nyilván a szervvel kapcsolatos, összegyűlt iratanyagot) nagymértékben eltér az általánostól, megszüntetését az illetékes szakfelügyelő kérte. Az E-Archívum szervnyilvántartási modulját nem használják a Csongrád (a Makói Fióklevéltárat kivéve), Fejér, Heves, Somogy és Vas Megyei Levéltárban, továbbá Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában. Ez a gyakorlat nem jogszabályellenes, de a scopeArchiv nyilvántartó rendszernek a megyei tagintézményekre való kiterjesztése során a szervnyilvántartás egységes kezelése mindenképpen megvalósítandó feladat. Megfigyelhető, hogy a minimálisra csökkentett létszámmal működő tagintézményeknek nehezen kezelhető feladat az illetékességi- és gyűjtőkörükbe tartozó szervek alakulásának és megszűnésének figyelemmel kísérése. A szervellenőrzések gyakoriságát tekintve leszögezhető, hogy a levéltárak a „lehetőleg háromévenkénti” ellenőrzési gyakoriságot nem tudják betartani. Az intézmények szinte mindegyike szakemberhiánnyal küzd, emiatt az öt éves ciklus tartása is nehézséget okoz. Gyakran a levéltárak arra kényszerülnek, hogy az ellenőrzéseket az előírt gyakorisággal csak a jelentősebb, vagy jobban megközelíthető szerveknél hajtsák végre. Az ellenőrzésekhez szükséges gépkocsi hiánya erőteljesen hátráltatta a terepmunkát a Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban is, bár ez a probléma az utóbbi intézményben az év második
