Irányító és ellenőrző szervezetek
Katona Klára: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2013. évi működéséről és az ellenőrzések tapasztalatairól.
4 felében megoldódni látszott. Több levéltárban (Bács-Kiskun, Borsod-Abaúj-Zemplén, Jász-Nagykun-Szolnok, Nógrád, Tolna Megyei Levéltár, Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltára) mindössze egy vagy két fő látja el az illetékességi- és gyűjtőterület felügyeletét, de ez a szervezési rend csak azon intézményekben működőképes, ahol ezt a munkafázist végzők egyéb feladatokat nem, vagy kevesebb számban látnak el. A személyi állomány közelmúltban történt csökkenése szintén hátráltatta a gyűjtőterületi munkát: pl. a Pest Megyei Levéltárban a tárgyévben bekövetkezett létszámcsökkenés miatt a „területi csoportok” felbomlottak, a terepmunka háttérbe szorult. A szervellenőrzéseket végző munkatársak besorolása általában megfelelő. Az ellenőrzésekhez is kapcsolható, de az iratátadások témaköréhez átvezető probléma a levéltárak – szintén általánosnak nevezhető – raktári férőhely hiánya. (Megfigyelhető, hogy a szervek sok esetben az ellenőrzést végző levéltárosnak fejezik ki iratátadási szándékukat, amit a kollégák gyakran helyhiányra való hivatkozással kénytelenek visszautasítani – ezáltal a terepmunkát hiábavalónak érzik.) A 15 évben meghatározott átadási határidőt jobbára csak az ügyészi és a rendőri szervek igyekeznek betartani. Az átadási hátralék nagyobbrészt a raktárkapacitás hiányából, kisebb részben a szervek előkészítő munkájának elmaradásából (a közigazgatásban dolgozó, iratkezeléssel foglalkozó, képzett szakemberek hiánya miatt) halmozódott fel (példa erre a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban dolgozó kollégák tapasztalata, akik 2009-től igyekeznek az önkormányzatoknál lévő tanácsi anyagot átvenni, azonban – aktív segítségnyújtásuk ellenére – a munka lassan halad). A 15 év helyett általános gyakorlat a 25 évnél régibb iratok átvétele, de nem egy esetben előfordul, hogy 50 évnél régebbi iratokat őriznek az iratképzők (Bács-Kiskun, Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára). 15 éven belüli iratok átvételére iratmentés keretében került sor. A tagintézmények kevesebb, mint felében (Békés, Borsod-Abaúj-Zemplén, Fejér, Jász-Nagykun-Szolnok, Tolna, Vas, Veszprém és Zala Megyei Levéltár) nem okoz nehezen kezelhető problémát a rendszeres iratátvétel – legalábbis egyelőre. Az átadási határidő miniszteri engedéllyel történő meghosszabbítására a Magyar Nemzeti Levéltár megyei tagintézményeiben mindössze egy levéltárban és egy alkalommal (Pest Megyei Levéltár, 2012.) került sor. Az átadás-átvételt általában iratmentés esetén nem tudják végrehajtani a jogszabályban meghatározott módon. Súlyos szabálytalanság e téren – a közfeladatot ellátó szervek iratainak átadását tekintve – egyedül a Baranya Megyei Levéltárban történt, ahol a Megyei Önkormányzat Hivatala 1991-1997. évi iratanyagát zsákokban, nem előírásszerű jegyzékkel vették át. Megfigyelhető, hogy a savmentes levéltári dobozok beszerzése olykor még a jelentősebb iratképzők esetében is nehézséget okoz. Kedvezőtlen jelenség továbbá, hogy az elektronikus iktatást végző szervek ily módon iktatott irataik átadásakor a kinyomtatott és hitelesített iktatókönyveiket nem adják át. A Cstv. alapján szervezett iratátvételre a Békés, Csongrád, Heves, Nógrád, Pest, Tolna és Zala Megyei Levéltárban, valamint Győr-Moson -Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában került sor. Kisebb szabálytalanság történt a Heves Megyei Levéltárban, mivel az átadó nem maradandó értékű iratokat is beszállított. A Nógrád Megyei Levéltár gyűjtőkörébe tartozó Salgótarjáni Öblösüveggyár felszámolása során – két felszámoló cég vitájából adódóan – ennél sokkal súlyosabb helyzet alakult ki. A cég iratanyaga jelenleg Kecskeméten van, az intézmény munkatársai az átadás előkészítésére nincsenek befolyással. A tartós állami tulajdoni társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok (adatbázisuk a
