Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2007. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2008. [LSZ 2008/1. 65-75. p.]

Meghatározott szakmai követelmények érvényesülése E téma keretében a következőket vizsgáltuk: • a szervdossziék megléte, kezelésük szabályossága, • az iratátvételek szabályossága, • a letéti megőrzésre vonatkozó előírások betartása, • érvényesül-e az a követelmény, hogy a levéltári anyag feldolgozása során el kell távolítani a károsító anyagokat? • a rendezési tervek készítésére vonatkozó előírások betartása, • a levéltári selejtezés szabályainak betartása, • a fonddossziék kialakítására és kezelésére vonatkozó előírások érvényesülése. A szakfelügyelők jelentéseiből megállapítható, hogy a közlevéltárak jórészt eleget tesznek az előírásoknak, és a fenti témákkal kapcsolatos feladataikat lényegében megfelelően ellátják. Egyes intézményeknél azonban feltártunk hiányosságokat és szabálytalanságokat. Ezek közül komoly hiányosság, hogy a levéltári anyagok rendezése előtt nem mindenhol készül el a kötelezően előírt rendezési terv, amelyet a szakmai vezetőnek kell jóváhagyni. Néhány kisebb, egyszemélyes levéltár eddig arra hivatkozva nem készített ilyen terveket, hogy nincs szakmai vezető, aki jóváhagyná ezeket. Helytelen álláspontról van szó, mert a tervek készítése kötelező, ha maga a levéltár vezetője a tervkészítő, más személy jóváhagyására nincs szükség. Ugyancsak előfordult néhány intézménynél a levéltári anyag szabálytalan selejtezése, noha a hivatkozott miniszteri rendelet egyértelműen előírja, hogy az állományba vett bármilyen levéltári iratanyagot csak a minisztérium (a szakfelügyelet véleménye alapján megadott) előzetes jóváhagyásával szabad kiselejtezni. Világos előírás van arra vonatkozóan is, hogy mikor kell külön selejtezési tervet készíteni, s mikor lehet enélkül felvett jegyzőkönyvvel intézni az ügyet. A személyi feltételek alakulása A szakfelügyelet legutóbb 2005-ben vizsgálta meg a levéltárak személyi feltételeinek alakulását abból a szempontból, hogy a levéltári törvényben és különösen a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben előírt feladatok (a korábbihoz képest nem kis mértékben a többletfeladatok) elvégzéséhez biztosított-e a megfelelő személyi feltétel-rendszer. Mostani vizsgálatunk során — a teljesség kedvéért — figyelembe vettük a 2007 végével megszűnt, éppen ezért egyébként nem vizsgált KSH Levéltára adatait is. A részletes adatokat az 1-3. sz. mellékletek tartalmazzák, ezek alapján a következő fő tapasztalatokról számolhatok be. A 44 közlevéltár közül kettő (Vác Város Levéltára és a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára) 2000-ben még nem létezett. Ha e két intézmény 2004. és 2007. évi adatait figyelmen kívül hagyjuk, akkor a 2000. XII. 31-i 801 főről 2004. XII. 31-ig 850,9 főre, majd 2007. III. 31-ig 853,95 főre növekedett a levéltárak összlétszáma, ami 2000 és 2004 között 6,2 %-os, 2000 és 2007 között 6,5 %-os növekedést jelent. Jól látszik már 70